檔案管理信息化視角下的檔案管理

（江蘇省連云港市海州區(qū)人民檢察院，江蘇 連云港 222000）

檔案管理一直都企事業(yè)單位管理體系重要組成部分，很多企業(yè)及事業(yè)單位都非常重視檔案管理，因?yàn)楦哔|(zhì)量的檔案管理不僅能夠完善企業(yè)及事業(yè)單位管理體系，還能夠促進(jìn)企業(yè)及事業(yè)單位健康發(fā)展，所以不斷提高檔案管理水平是非常重要和必要的，理應(yīng)得到重視和關(guān)注。盡管信息時(shí)代背景下檔案管理體系得到了完善，相應(yīng)的管理方法也得到了創(chuàng)新，但實(shí)際的檔案管理中還存在監(jiān)督體系不完善、信息化發(fā)展存在局限性等問題，如果不及時(shí)解決則會(huì)阻礙檔案管理發(fā)展。所以下文基于對(duì)檔案管理信息化重要性及意義的了解，探討了信息化視覺下檔案管理存在的問題，并在該基礎(chǔ)上分析了具體的檔案管理措施，希望對(duì)檔案管理工作質(zhì)量提升起到積極作用。

一、檔案管理信息化視覺下的檔案管理問題

（一）監(jiān)督體系不完善

首先，信息化管理不同于傳統(tǒng)人工管理，只需要對(duì)人進(jìn)行監(jiān)督就能夠保證工作質(zhì)量，但信息化管理因?yàn)樾枰獞?yīng)用到網(wǎng)絡(luò)，所以很難控制信息傳遞的安全性，相應(yīng)的監(jiān)督體系因?yàn)槠鸩酵淼仍驔]有得到完善；其次，關(guān)于信息化管理，很多企業(yè)及事業(yè)單位并沒有完全將信息技術(shù)融入檔案管理中，很多技術(shù)應(yīng)用、管理方法及監(jiān)督機(jī)制都留取形式，非常不利于檔案管理信息化發(fā)展[1]。

（二）檔案管理信息化發(fā)展存在局限性

首先，很多檔案管理人員還沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，還受到傳統(tǒng)思想的束縛，導(dǎo)致信息化管理意識(shí)難以提升，阻礙檔案管理信息化發(fā)展；其次，部分管理人員已經(jīng)提高對(duì)信息化檔案管理的重視度，但自身的信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，諸如很多數(shù)字化技術(shù)及信息化技術(shù)掌握不熟練，導(dǎo)致信息化管理水平難以提升，影響整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量及效率。此外，很多管理人員的信息化管理意識(shí)薄弱，所以在信息化管理方面非常不積極。

二、檔案管理信息化視覺下的檔案管理措施

（一）更新升級(jí)信息化軟硬件

首先，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并配套相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用制度及操作標(biāo)準(zhǔn)，以保證技術(shù)應(yīng)用的有效性；其次，要結(jié)合檔案管理需要，定期更新和升級(jí)檔案信息化軟件及硬件，以保證檔案信息化管理工作效率及質(zhì)量；最后，要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)需求及發(fā)展目標(biāo)，配套完善的信息化軟件及硬件設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并完善檔案管理體系，例如可將5G 商用軟件應(yīng)用到檔案信息管理中，以提高信息化管理水平[2]。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理

1.加強(qiáng)檔案管理人員信息化管理意識(shí)培養(yǎng)，并完善監(jiān)督機(jī)制。首先，對(duì)于檔案管理人員要定期對(duì)他們進(jìn)行信息化管理意識(shí)培養(yǎng)，使他們積極主動(dòng)地開展信息化檔案管理工作，并努力提升自己的信息化管理水平；其次，要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，不斷完善檔案管理相關(guān)設(shè)備尤其是數(shù)字化、信息化技術(shù)設(shè)備，以提高檔案管理信息化、數(shù)字化水平，提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，例如可利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)錄入人事檔案信息，也可以利用數(shù)字化技術(shù)分析檔案信息的真實(shí)性及可靠性，以保證檔案信息能夠被有效應(yīng)用于實(shí)際管理工作及決策制定中；最后，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、電子信息技術(shù)等構(gòu)建監(jiān)督系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的實(shí)時(shí)監(jiān)督及控制，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決各種檔案管理工作問題，提高檔案管理工作質(zhì)量[3]。

2.借助信息化技術(shù)加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理。首先，企業(yè)或者事業(yè)單位了領(lǐng)導(dǎo)者及管理者要提高對(duì)信息化檔案管理的重視度，并積極參與到檔案信息化管理工作中，必要時(shí)要加大對(duì)信息化管理宣傳力度，使相關(guān)工作人員認(rèn)真對(duì)待檔案信息化管理；其次，要根據(jù)檔案信息化管理實(shí)際需求，結(jié)合人事檔案信息，不斷完善檔案管理細(xì)節(jié)規(guī)范及制度，以實(shí)現(xiàn)檔案細(xì)節(jié)管理，保證信息化背景下檔案信息的安全及全面；最后，加強(qiáng)電子信息化管理，檔案管理部門要結(jié)合人事檔案信息完善并落實(shí)精細(xì)化管理措施，然后在該基礎(chǔ)上利用電子信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子信息化檔案管理，以提高檔案信息準(zhǔn)確性，使得檔案管理工作質(zhì)量及效率得到提升[3-4]。此外，還需要完善監(jiān)督機(jī)制、信息錄入機(jī)制和信息存儲(chǔ)機(jī)制等，以保證檔案信息的安全。

3.建設(shè)轉(zhuǎn)化及信息化管理隊(duì)伍。首先，加大對(duì)檔案管理的資金投入及技術(shù)支持，使得各種先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)被引進(jìn)到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；其次，根據(jù)信息化管理需求組建信息化建設(shè)隊(duì)伍，該隊(duì)伍主要由信息技術(shù)專業(yè)及工作人員組成，然后由該隊(duì)伍對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培養(yǎng)，以提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；最后，要不斷引進(jìn)信息技術(shù)人才，并加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護(hù)，以完善檔案管理體系及安全系統(tǒng)，提高檔案管理安全性及有效性[4]。此外，還需要定期更新管理軟件，并完善信息技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，以保證檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性及規(guī)范性，從而提高檔案管理工作質(zhì)量及效率。

結(jié)語

總之，高質(zhì)量的檔案管理勢(shì)必會(huì)提高企業(yè)及事業(yè)單位的整體管理水平，更能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種資源的優(yōu)化配置，從而促進(jìn)企業(yè)及事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)一步證實(shí)為促進(jìn)企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展必須提高檔案管理工作質(zhì)量。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理信息化完善，并完善檔案管理體系，使得檔案管理在企業(yè)及事業(yè)單位中的重要性及地位越來越高。監(jiān)督體系不完善、信息化發(fā)展受限制等是信息化背景下檔案管理存在的問題，所以上文基于這些問題，從加強(qiáng)檔案管理人員信息化管理意識(shí)培養(yǎng)、加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理、建設(shè)信息化管理隊(duì)伍等方面分析了強(qiáng)化信息化時(shí)代下檔案管理的有效措施，以促進(jìn)檔案管理水平提升。