提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平策略

郝東巖

摘 要：檔案管理屬于行政事業(yè)單位發(fā)展基礎(chǔ)，在各項事務(wù)中發(fā)揮著關(guān)鍵的支撐作用。隨著其管理模式及要求的變革，如何提升檔案管理工作水平成為現(xiàn)實問題。因此，行政事業(yè)單位在檔案管理中，必須遵循時代發(fā)展特點(diǎn)，重視對管理方式及水平的調(diào)整優(yōu)化，努力實現(xiàn)現(xiàn)階段的管理目標(biāo)。鑒于此，本文對行政事業(yè)單位檔案管理工作展開探討，提出相應(yīng)的優(yōu)化管理策略。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;提升策略

伴隨行政事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，檔案管理工作面臨著新的變革，并且其重要性不言而喻。在內(nèi)部檔案的采集、綜合整理及分類存檔中，如何提升精準(zhǔn)管理效率，發(fā)揮出檔案管理工作的真正價值，逐步成為當(dāng)前亟待解決的問題。由此，在行政事業(yè)單位檔案管理中，管理者必須致力于拓展思路，創(chuàng)新方法，切實保證行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

一、提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平的意義

一是有利于行政事業(yè)單位貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀。檔案管理涉及范圍較廣，是行政事業(yè)單位精神文明重要組成元素之一。做好檔案管理可以對過去進(jìn)行總結(jié)借鑒，對未來進(jìn)行規(guī)劃，使檔案變得更具價值，從而有利于行政事業(yè)單位切實落實科學(xué)發(fā)展觀，提升自身運(yùn)營效率，從而為和諧社會的建構(gòu)作出貢獻(xiàn)。

二是有利于行政事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。檔案管理在行政事業(yè)單位各項工作中占據(jù)著重要地位，檔案的收集、歸檔和數(shù)字化管理，能夠為行政事業(yè)單位提供各種真實、可靠的信息與資料，便于領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策，從而保證自身發(fā)展，發(fā)揮出應(yīng)有的社會功能[1]。此外，提高行政事業(yè)單位檔案管理水平還能夠使得資料查詢變得更加方便與快捷，為單位可持續(xù)發(fā)展的實現(xiàn)打下良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱

現(xiàn)階段，我國行政事業(yè)單位在檔案管理方面的基礎(chǔ)還較為薄弱，表面上來看，雖然已經(jīng)有很多行政事業(yè)單位建立起了較為規(guī)范的檔案管理制度，但是在具體的操作過程中并沒有嚴(yán)格的執(zhí)行這些制度，如沒能嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理要求來實施歸檔，容易出現(xiàn)不同檔案的組卷出現(xiàn)混亂的情況。與此同時，行政事業(yè)單位中的檔案鑒定和監(jiān)督工作也沒能有效地做到位，使得檔案管理工作沒能嚴(yán)格地按照相關(guān)程序來實施，這樣就引發(fā)了行政事業(yè)單位在檔案管理中的各類問題。

（二）對檔案資源的開發(fā)和利用程度不高

行政事業(yè)單位的檔案資源對自身來說是十分寶貴的文化財富，但是當(dāng)前行政事業(yè)單位在實施檔案管理工作的時候，對檔案資料的管理只是停留在簡單的收集、整理和保管工作上，對檔案資源的開發(fā)和利用程度不高，處于一個簡單的模式中，所以對檔案資料的開發(fā)程度不高也是造成行政事業(yè)單位檔案管理工作低下。

三、提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平的具體方法

（一）夯實基礎(chǔ)，加快完善檔案管理制度

俗話說：“不以規(guī)矩，不成方圓?！睓n案管理制度的建立是基礎(chǔ)和前提，行政事業(yè)單位屬于國家治理支柱，其檔案管理工作的有效性，將涉及到國計民生和人民福祉，因此必須強(qiáng)化檔案管理制度的完善，全面實現(xiàn)各項事務(wù)開展的有效銜接[1]。行政事業(yè)單位在檔案管理工作中，必須強(qiáng)調(diào)制度化、科學(xué)化和規(guī)范化，依據(jù)檔案管理工作的實際，制定與之相匹配的管理策略，同時加強(qiáng)對細(xì)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)的管理，使之形成一定的系統(tǒng)性，發(fā)揮檔案管理工作制度的效能，在提升效率的同時更能夠體現(xiàn)出其操作簡便的特征。另外，檔案管理制度的確立，還能夠強(qiáng)化檔案管理責(zé)任，切實做到定人、定物、定位和定責(zé)，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理中的弊病和矛盾。建立切實可行的獎懲制度，通過內(nèi)部制度的健全和優(yōu)化，產(chǎn)生對檔案管理工作的認(rèn)同，從根本上強(qiáng)化管理積極性，完成對管理工作的促進(jìn)和監(jiān)督。

（二）積極求變，持續(xù)優(yōu)化檔案管理模式

行政事業(yè)單位檔案管理點(diǎn)多面廣，內(nèi)容繁雜，需要借助更為科學(xué)的方式，以實現(xiàn)對管理工作的梳理與統(tǒng)籌。面對不斷變化的管理特點(diǎn)和要求，在檔案管理工作落實上同樣應(yīng)尋求創(chuàng)新[2]。一方面，檔案管理應(yīng)重視宣傳，在引入創(chuàng)新檔案管理模式的同時，要注重帶動內(nèi)部的消化和認(rèn)同，組織管理人員參與系統(tǒng)化的策劃和培訓(xùn)，以深入掌握行政事業(yè)單位的內(nèi)部需求，并契合實際加以改良和完善，集思廣益，真正做到管理模式的創(chuàng)新與滲透。另一方面，檔案管理要創(chuàng)新模式，根據(jù)以往檔案管理工作中的理念不新、重視不夠、短板突出的問題，在檔案管理創(chuàng)新模式中要予以一一對應(yīng)，從根源處進(jìn)行問題梳理，建立一支經(jīng)驗豐富、專業(yè)成熟、責(zé)任心強(qiáng)的管理隊伍，定期對檔案管理工作實施檢查與指導(dǎo)，并依據(jù)管理制度優(yōu)勢，形成實時動態(tài)管理的模式，帶動全員能夠認(rèn)真對待檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效提升，實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的有效性、科學(xué)性。

（三）推陳出新，全面推動信息技術(shù)應(yīng)用

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，行政事業(yè)單位檔案管理工作面臨深刻變革，為提升檔案管理工作的效率和水平，信息化技術(shù)應(yīng)用成為必然選擇。在信息化技術(shù)背景下，行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)逐步向數(shù)字化、信息化邁進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維觀念和管理技術(shù)，構(gòu)建與之適應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，將各類檔案信息進(jìn)行電子化上傳和歸檔。通過信息化建設(shè)，可以大幅提升檔案管理的效率，在逐層的電子化審核環(huán)境下，避免了傳統(tǒng)單一管理模式中的遺漏、錯誤，推動了檔案管理工作質(zhì)量發(fā)展。另外，在深入探索信息技術(shù)應(yīng)用的同時，還要不斷加強(qiáng)專業(yè)化信息人才的培養(yǎng)和引入，形成以人才建設(shè)為核心的管理模式，通過人與技術(shù)的完美融合，改變行政事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)，真正打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限，既滿足了檔案管理便利化的需求，也能夠提升檔案利用的價值[3]。

（四）努力與單位文化建設(shè)相結(jié)合

檔案是單位展示自身建設(shè)成果和形象的重要載體，因此，新形勢下的行政事業(yè)單位檔案管理工作要結(jié)合當(dāng)前廣闊的社會文化背景，最大程度的體現(xiàn)其獨(dú)具個性且充滿魅力的文化氛圍，最大范圍的反映單位文化風(fēng)貌，才能為單位的文化建設(shè)提供更好的服務(wù)，并在此過程中通過更多的渠道和方式把檔案信息資源進(jìn)一步開發(fā)和傳遞給使用者，以實現(xiàn)檔案資料的靈活共享。除此以外，檔案工作者還應(yīng)積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，逐步完善檔案管理部門功能建設(shè)，努力將檔案管理部門和單位各類活動結(jié)合到一起，把檔案管理部門建設(shè)成單位文化建設(shè)的一個重要基地。

結(jié)語：

綜上所述，隨著時代的發(fā)展與變革，行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新勢在必行，尤其是要檔案管理的根源問題出發(fā)，利用對制度、模式及技術(shù)的創(chuàng)新，全面推動檔案管理工作發(fā)展質(zhì)量，保障和實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理利用價值，為其檔案管理的真實性、完整性及便利性提供支撐。

[參考文獻(xiàn)]

[1]曹燕.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中外企業(yè)家，2019（11）：116-117.

[2]張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學(xué)刊，2019（02）：175-176.

[3]王鋒.淺析事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：112.

（作者單位：黑河市愛國衛(wèi)生運(yùn)動委員會辦公室，黑龍江 黑河 164300）