沈?qū)W東 康昊 吳茂永 張墨涵

摘要：隨著當(dāng)今社會不斷變革，新興技術(shù)應(yīng)用的不斷深入和普及，越來越多的企業(yè)使用協(xié)同辦公系統(tǒng)替代傳統(tǒng)辦公形式，提升企業(yè)的工作效率和過程把控。航天企業(yè)作為系統(tǒng)工程方法的典型應(yīng)用代表，日常工作中涉及大量的文檔協(xié)同工作，傳統(tǒng)的辦公模式無法滿足科研設(shè)計人員的需求。本文通過對航天企業(yè)現(xiàn)狀進行分析和研究，提出靈活、機動的文檔協(xié)同應(yīng)用模式并進行實踐，提升企業(yè)辦公效率。

關(guān)鍵詞：文檔協(xié)同;系統(tǒng)工程;科研協(xié)作;協(xié)同編輯

中圖分類號：TP311.52? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2020）10-0000-00

0 引言

航天企業(yè)作為系統(tǒng)工程方法的典型應(yīng)用代表，日常工作中涉及大量的文檔協(xié)同工作，在傳統(tǒng)的辦公模式下，多人共同完成一篇文檔，需要將文檔內(nèi)容分工編輯，并傳來傳去，最終還需要人為進行合稿，文檔中間版本控制混亂，大量類似需求帶來重復(fù)性工作，辦公效率低下，無法滿足科研設(shè)計人員靈活、機動的研發(fā)需求。

通過建立面向航天企業(yè)的文檔協(xié)同工作方式，部分取代線下協(xié)調(diào)、頻繁互傳文檔的傳統(tǒng)方式，實現(xiàn)了科研設(shè)計人員文檔知識交流共享、文檔協(xié)同編輯、文檔版本控制和批注等功能，解決了地理位置隔離等協(xié)作問題，為大型技術(shù)方案共同線上編程合作提供了解決途徑，加強了跨學(xué)科跨領(lǐng)域研究組織的溝通和合作，推動科研生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)型，極大提高了科研效率[1]。

1 文檔協(xié)同技術(shù)

1.1 協(xié)同辦公

協(xié)同辦公指利用信息化技術(shù)和手段使企業(yè)工作人員便捷高效地共享信息、協(xié)同工作，提升企業(yè)的科研生產(chǎn)效率和管理水平[2]。

1.2協(xié)同文檔

協(xié)同文檔指多人協(xié)作完成一篇文檔，支持多人在線同時寫作編輯文檔，即寫即存，實時協(xié)作，全過程留痕可追溯[3，4]。

2 文檔協(xié)同現(xiàn)狀

航天企業(yè)電子文檔資料眾多，包括產(chǎn)品設(shè)計方案、模型圖紙、技術(shù)參數(shù)等，絕大部分設(shè)計文件和文檔資料分散存儲在企業(yè)員工的個人的工作電腦中。隨著跨專業(yè)跨部門文檔協(xié)同編輯需求的不斷增加，科研人員疲于應(yīng)付，在文檔協(xié)同編寫過程中，多方人員未能充分溝通，協(xié)同編輯存在流于形式的現(xiàn)象，溝通成本和人力成本不斷增加，企業(yè)效率低下。現(xiàn)階段，在文檔協(xié)同管理方面，企業(yè)面臨的主要問題如下：

2.1 固定位置，協(xié)同效率低

傳統(tǒng)PC辦公模式下，員工固定辦公位置，文檔資料分散存儲在個人電腦中。當(dāng)需要跨專業(yè)跨部門人員共同完成一篇文檔時，需要員工進行文檔內(nèi)容分工，并互傳內(nèi)容，中間編輯過程需要采用郵件、電話、會議等溝通方式進行多次溝通，當(dāng)文檔內(nèi)容完成后，需要人員能進行合稿，整個過程協(xié)同效率低，版本控制難，容易產(chǎn)生文件版本傳輸錯誤的情況。

2.2版本混亂，不易管理

設(shè)計方案、模型圖紙等文檔資料，需要進過多次修改與更新。除了最終確定的版本外，中間的很多修訂版本同樣具有重要的意義，在類似的項目中也許就可以直接用來提交任務(wù)。如果需要保存中間版本，在員工個人的電腦中，同一個文件就會出現(xiàn)多個版本，顯得很混亂，提交時還有可能提交錯版本，并且無法快速清晰的查詢每個版本的修改原因以及修改記錄。

2.3數(shù)據(jù)存儲分散，存在安全風(fēng)險

傳統(tǒng)辦公模式下，員工將個人數(shù)據(jù)存儲在個人PC機上，PC機容易拆卸和發(fā)生故障，盡管安裝了防護軟件和設(shè)置了安全策略，依然存在丟失和失竊的風(fēng)險。同時，因員工工作調(diào)動或離職，企業(yè)文檔知識容易流失。

3 文檔協(xié)同模式的研究與實踐

基于文檔協(xié)同現(xiàn)狀管理存在的問題，通過搭建文檔協(xié)同平臺，推動科研生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)型，建立文檔協(xié)同模式，滿足科研設(shè)計人員日常辦公中的文檔協(xié)同需求，減少溝通管理成本，提升辦公協(xié)作效率。

3.1 文檔協(xié)同平臺

文檔協(xié)同平臺實現(xiàn)文本文檔、電子表格和演示文稿等資料的多人實時協(xié)作編輯，實現(xiàn)毫秒級保存和歷史版本控制，平臺架構(gòu)圖如圖1。整個系統(tǒng)平臺分為物理層、服務(wù)層、應(yīng)用層、安全保障體系和監(jiān)控運維體系。物理層為文檔協(xié)同平臺提供計算資源、存儲資源和網(wǎng)絡(luò)資源。服務(wù)層為平臺的功能層，包括內(nèi)容管理、協(xié)作管理、版本控制和穩(wěn)定存儲等功能模塊，實現(xiàn)了Web端和客戶端的文檔上傳、修訂、發(fā)布、下載、分享、版本回溯、多人實時協(xié)作、自動保存等，同時還提供開放對外接口，為對接其它應(yīng)用系統(tǒng)提供可能。應(yīng)用層為用戶提供平臺應(yīng)用接口。安全保障體系和監(jiān)控運維體系為系統(tǒng)保駕護航，確保系統(tǒng)安全可靠運行。

3.2 文檔協(xié)同模式研究與實踐

基于文檔協(xié)同平臺，將傳統(tǒng)線下文檔編輯轉(zhuǎn)移到線上協(xié)同編輯，實現(xiàn)了跨地域跨領(lǐng)域的科研設(shè)計人員實時協(xié)作編輯，推動科研生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)型。同時，集成企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)企業(yè)文檔的統(tǒng)一集中管理。文檔系統(tǒng)模式示意圖如圖2。

3.3 文檔協(xié)同模式的優(yōu)勢

3.3.1 提高辦公協(xié)作效率

文檔協(xié)同模式下，打破了地域和領(lǐng)域的隔斷限制，實現(xiàn)了跨地域跨領(lǐng)域的科研人員對同一文檔的實時在線編輯，支持網(wǎng)頁端和客戶端兩種編輯模式，團隊成員可以實時看到其他成員的編輯內(nèi)容，還可以隨時編輯隨時發(fā)表評論，有效減少編輯過程中的電話、郵件、會議等溝通成本，提高了辦公協(xié)作效率。

3.3.2 提升精細化管理

文檔協(xié)同模式下，可以實時記錄團隊每名成員的編輯記錄，自動保存文檔的各個歷史版本，實現(xiàn)文檔的版本控制和歷史版本回溯。解決了人為管理帶來的版本混亂和易出錯的問題，提升了文檔的精細化管理。同時，對于文檔編輯過程和文檔的貢獻度一目了然，可以有效提升計劃的精細化管理。

3.3.3 提升安全可靠性

文檔協(xié)同模式下，文檔存儲在數(shù)據(jù)中心，文檔數(shù)據(jù)進行了集中統(tǒng)一存儲管控，能夠直接滿足類似項目的類似需求，減少了重復(fù)性工作，解放人力資源，提質(zhì)增效。同時，集中管控有效避免了科研設(shè)計人員硬盤故障、損壞、丟失帶來的數(shù)據(jù)丟失的問題，解決了企業(yè)人員工作變動帶來的知識流失，提升了文檔知識的安全可靠性。

3.3.4 推動科研生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)型

文檔協(xié)同模式下，推動了科研協(xié)作由線下獨立到線上團隊的模式轉(zhuǎn)型，帶來了計劃管理、人力管理的提升，有效促進了企業(yè)的高效發(fā)展。

4結(jié)語

通過文檔協(xié)同模式的研究與實踐，能夠有效解決航天企業(yè)面臨的協(xié)作效率低、版本控制難、文檔存儲分散的問題，實現(xiàn)了科研設(shè)計人員的實時協(xié)作編輯、歷史版本管理、文檔集中統(tǒng)一管控，推動了科研生生產(chǎn)模式的轉(zhuǎn)型，提升了文檔信息的安全可靠性，提升了企業(yè)辦公協(xié)作效率。

參考文獻

[1]孫瑞瑞.面向科研協(xié)作的文檔協(xié)同編輯平臺設(shè)計與實現(xiàn)[D].太原：山西大學(xué)，2016.

[2]王楷，魏樂，孟凡堂，等.協(xié)同辦公系統(tǒng)文檔安全分析及對策[J].山東工業(yè)技術(shù)，2017.

[3]姚順健.企業(yè)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設(shè)[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2016（33）：147-148.

[4]楊久清.面向科研協(xié)作的協(xié)同編輯環(huán)境的研究[D].蘭州大學(xué)，2011.

收稿日期：2020-08-03

作者簡介：沈?qū)W東（1991—），男，河北衡水人，碩士研究生，工程師，研究方向：企業(yè)信息化規(guī)劃與建設(shè)。

Research and Practice of Document Collaboration Model for Aerospace Enterprises

SHEN Xue-dong， KANG Hao， WU Mao-yong， ZHANG Mo-han

（Beijing Institute of Nearspace Vehicles Systems Engineering，Beijing? 100076）

Abstract： With the continuous change of todays society and the deepening and popularization of emerging technology application， more and more enterprises use collaborative office system to replace the traditional office form to improve the work efficiency and process control. As a typical application representative of system engineering method， aerospace enterprise involves a lot of document collaborative work in daily work， and the traditional office mode can not meet the needs of scientific research and design personnel. In this paper， through the analysis and Research on the status quo of aerospace enterprises， a flexible and flexible document collaborative application mode is proposed and practiced to improve the office efficiency of enterprises.

Key words： document collaboration; systems engineering; scientific research collaboration; collaborative editing