人力資源管理中檔案管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化

李文峰

【摘 要】市場日益激烈的競爭，歸根結(jié)底是人才的競爭，一個企事業(yè)的發(fā)展，也取決于人力資源的儲備及合理利用。如何能更好的發(fā)揮人才的作用，做到人盡其才、物盡其用，本文結(jié)合人力資源管理與檔案管理之間的關(guān)系，分析了檔案管理的重要性，探討了檔案管理在人力資源管理中的重要應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】人力資源;檔案管理;現(xiàn)狀;分析;優(yōu)化

一、當(dāng)前人力資源管理中檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）人力資源管理中對檔案管理工作認(rèn)識不足

企事業(yè)單位管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)用的重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，從而導(dǎo)致相關(guān)管理制度、規(guī)范欠缺，實(shí)施力度不夠，從而檔案管理沒有有效應(yīng)用。

（二）人力資源管理中檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)

隨著科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國大部分企事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導(dǎo)致企事業(yè)單位發(fā)展速度與企業(yè)管理方式難以同步，不能有效的信用信息化技術(shù)將檔案管理中要持續(xù)利用的價值不能體現(xiàn)，造成了檔案管理的重復(fù)工作及更高成本作代價現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（三）人力資源管理人員專業(yè)水平相對較低

傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致人力資源檔案管理人員還停留在簡單的收集、存儲備階段，對檔案管理檢員文化水平要求不高，管理經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，管理人員水平參差不齊。在面對數(shù)字化、信息化的今天，不能應(yīng)對高新技術(shù)的發(fā)展，提升企事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)水平迫在眉睫。

二、人力資源管理中檔案管理優(yōu)化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

由于企事業(yè)單位檔案管理工作工作量較大，企事業(yè)為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進(jìn)行編制歸檔。按照相關(guān)檔案管理規(guī)范、本企事業(yè)單位檔案管理制度等文件要求執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理最大作用，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（二）實(shí)施檔案管理一體化，加強(qiáng)檔案管理

由于企事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點(diǎn)，不過電子檔案涉及到企事業(yè)內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)檔案的安全管理。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的力度

企事業(yè)單位要用低成本、高效率的方式來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作運(yùn)行，就要必須加大對檔案信息化建設(shè)的力度，利用高新網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合到企事業(yè)單位檔案管理工作中，使檔案管理工作更高效、更便捷從而為企事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)。

（四）加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

目前檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理人員必須具備相關(guān)專業(yè)文化知識、科技化管理手段。同時還必須加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環(huán)節(jié)，隨時根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作流程。

（五）提升人力資源管理中檔案的利用價值。企事業(yè)單位不僅要重視人力資源檔案管理，更要重視對這些人力資源檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人力資源檔案管理的意義和價值。使本部門的檔案成為本單位人事管理、資源合理調(diào)配的儲備庫、資源庫，為企事業(yè)單位不同階段的發(fā)展提供相關(guān)的人力、物力的資源保障。

結(jié)束語

檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說至關(guān)重要，做好人力資源檔案管理，建立完善的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理的安全性、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，全面建立檔案管理信息化建設(shè)，從而達(dá)到提高