國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的問題及解決措施

孟婷

（哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080）

一、國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)所出現(xiàn)的問題

對檔案數(shù)字化建設(shè)的開發(fā)中，出現(xiàn)了一些實(shí)質(zhì)性需要解決的問題，相關(guān)問題列舉如下：

（一）對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠

在查閱檔案這一方面，實(shí)行檔案數(shù)字化后查閱時(shí)間上明顯縮短，在提高工作效率的有限時(shí)間里就可以查找到檔案的信息。換一種角度分析，企業(yè)文件可以密封保存，更好的使原件本身得到保護(hù)。但在一些國有企業(yè)中，檔案數(shù)字化并沒有得到很大的重視，依然比較落后，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理不健全，管理人員不充足，使檔案堆集如山，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，導(dǎo)致找一些相關(guān)資料很困難，對開展檔案數(shù)字化建設(shè)有很大影響。由此可見，檔案數(shù)字化建設(shè)方面的質(zhì)量和發(fā)展進(jìn)度與國有企業(yè)對數(shù)字化建設(shè)的重視程度有直接關(guān)系。

（二）軟硬件配備的不足影響國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展

信息時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)的檔案管理部門會(huì)根據(jù)需要來購置和檔案管理相匹配的設(shè)備（電腦、掃描儀等），每樣設(shè)備都是有使用年限的，由于企業(yè)的各方面原因不能及時(shí)的更換設(shè)備，現(xiàn)有設(shè)備與管理軟件需要的標(biāo)準(zhǔn)不匹配，使電腦軟件更新緩慢，會(huì)降低企業(yè)檔案管理部門的工作效率。掃描儀不及時(shí)更換會(huì)使掃描的圖像不清晰。沒有好的軟硬件設(shè)備的支持，就會(huì)影響對國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的進(jìn)一步開展。

（三）檔案管理系統(tǒng)與 OA 辦公軟件不可兼容

市面上，OA 辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)的種類越來越多，國有企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)和OA 辦公軟化上根據(jù)需求自行選擇與購買，導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)與OA 辦公軟件不能同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)的問題，使OA 辦公系統(tǒng)在錄入與查詢方面不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。例如；企業(yè)用的檔案管理系統(tǒng)和OA 辦公系統(tǒng)是兩個(gè)不同公司開發(fā)的系統(tǒng)，通過OA 辦公系統(tǒng)下載的文件，要一項(xiàng)項(xiàng)的輸入到檔案管理系統(tǒng)中，大幅度的降低了工作效率，耗時(shí)耗力，所以兩者之間是不可兼容的。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不同，經(jīng)驗(yàn)不夠

檔案管理人員的素質(zhì)各不相同，專業(yè)的管理人員可以給企業(yè)在檔案管理方面帶來好的工作效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，很多企業(yè)都實(shí)行了辦公自動(dòng)化模式，這就需要對管理人員的素質(zhì)和專業(yè)性有所要求，對電子產(chǎn)品運(yùn)用熟練度也有要求，大部分企業(yè)為了節(jié)約成本，不會(huì)單獨(dú)去設(shè)立一個(gè)檔案管理的職位，通常是一人兼兩職的情況，使管理檔案的專業(yè)人員逐漸減少，工作經(jīng)驗(yàn)也不足，大大降低了對檔案管理數(shù)字化的開展。

（五）缺乏專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)

檔案部門的管理工作是對操作規(guī)范性和專業(yè)知識(shí)要求很高的一項(xiàng)工作，隨著科技的發(fā)展，對檔案信息化管理的工作也正處在探索和創(chuàng)新的階段。檔案管理人員對檔案掃描方面的問題掌握不全面，也是缺乏技術(shù)指導(dǎo)的一種表現(xiàn)。

（六）檔案數(shù)字化工作重復(fù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子政務(wù)逐漸被國有企業(yè)所認(rèn)同及使用，可以使信息的準(zhǔn)確率和速度大大提升，通過在網(wǎng)上的收文發(fā)文，從而推進(jìn)了無紙化辦公模式，提高文件的收發(fā)速度也降低了社會(huì)成本。但有一部分國有企業(yè)，還是通過文件下載后打印的方式來進(jìn)行批閱以及存檔，會(huì)很大程度上出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)或者錯(cuò)誤的現(xiàn)象，造成浪費(fèi)。

二、國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的解決措施

（一）增加資金的支持，保證軟硬件設(shè)施的配備充足

國有企業(yè)在制定各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)計(jì)劃時(shí)需要將檔案數(shù)字化建設(shè)升級(jí)轉(zhuǎn)型的費(fèi)用預(yù)留，從而保證在后續(xù)實(shí)際操作過程中保證各項(xiàng)費(fèi)用及時(shí)到位。根據(jù)不同設(shè)備使用的年限及所需的維護(hù)時(shí)限做好記錄，以便在更換及升級(jí)設(shè)備時(shí)有遵循的依據(jù)。在與上級(jí)溝通硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)管理時(shí)，將可能出現(xiàn)的問題及已經(jīng)出現(xiàn)的問題都整理出來，以便提前準(zhǔn)備經(jīng)費(fèi)，保證檔案數(shù)字化建設(shè)順利完成。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與 OA 辦公系統(tǒng)的無縫對接

隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，實(shí)行辦公自動(dòng)化是一種新的模式，辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的得到認(rèn)可，電子檔案的數(shù)量逐漸增加，就需要建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使檔案管理系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)完美結(jié)合，提高管理人員對檔案管理的工作效率，讓國有企業(yè)真正做到文檔一體化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這就需要檔案管理部門與軟件開發(fā)部門做好協(xié)助工作，另 OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)達(dá)到管理部門的要求，使檔案管理系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)起到相輔相成的作用。

（三）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理的工作性質(zhì)比較復(fù)雜，隨之而來的工作量也會(huì)很大，就需要有一定的人員支持，專業(yè)的管理人員可以順利的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，使管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)得以提高。企業(yè)可以不定期的組織人員培訓(xùn)，了解檔案管理的相關(guān)制度和管理技巧，管理團(tuán)隊(duì)人員應(yīng)不斷去學(xué)習(xí)新的知識(shí)從而豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)，利用所學(xué)到的專業(yè)技能對檔案信息進(jìn)行整理和保存，加強(qiáng)了管理人員對檔案管理的工作效率，也對檔案數(shù)字化工作的開展發(fā)揮了應(yīng)有的作用。

（四）完善檔案數(shù)字化工作制度

在企業(yè)檔案管理人員對檔案進(jìn)行管理工作之前，要制定出一套完善的檔案數(shù)字化工作制度，明確工作流程并保證質(zhì)量，規(guī)范使用檔案數(shù)字化設(shè)備，使檔案管理人員的工作性質(zhì)向更好的方向發(fā)展?？梢詫n案部門實(shí)行賞罰分明的制度，一定程度的物質(zhì)或者精神上的支持可以激發(fā)管理部門人員的積極性和主動(dòng)性，從而提高檔案管理人員的工作效率。