新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法探究

楊明輝

（嫩江市委組織部干部檔案室，黑龍江 嫩江 161499）

檔案管理是事業(yè)單位管理體系當(dāng)中的重要內(nèi)容。社會發(fā)展的新時期，事業(yè)單位的檔案管理工作存在的問題逐步顯現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，是社會發(fā)展新時期事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位應(yīng)立足于自身發(fā)展的實(shí)際，對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，創(chuàng)新管理思路及管理方法，提升檔案管理人員的能力，進(jìn)而為事業(yè)單位的高效化發(fā)展提供有力驅(qū)動。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理制度完善度不高

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位由于缺乏對檔案管理工作的重視，因而未能建立起相對完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的開展缺乏規(guī)范性。檔案管理人員未實(shí)現(xiàn)對檔案管理資源的合理存儲，在安全意識不足的情況下，會導(dǎo)致有價值檔案文件丟失或損毀，會對事業(yè)單位的檔案管理成效產(chǎn)生影響?？墒聵I(yè)單位在檔案外借管理方面的控制也不夠嚴(yán)格，存在檔案歸還不及時、歸還時資料難以保持完整性的問題，這些問題也會對檔案管理工作的開展帶來不利影響。

（二）檔案管理方式創(chuàng)新不足

近年來，科技不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展而進(jìn)行檔案管理工作方式的創(chuàng)新。然而，部分事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新意識，未對現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，部分單位甚至沿用傳統(tǒng)的人工模式進(jìn)行檔案管理，不僅會影響檔案管理工作的開展效率，還會限制檔案管理水平的提升。新時期背景下，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)量激增，采用人工模式難以完成大規(guī)模信息的有效收集，且收集中存在失誤與錯漏問題，收集效率低下。因此，事業(yè)單位應(yīng)合理進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，優(yōu)化管理工具，創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建更加科學(xué)與高效的檔案管理模式。

（三）檔案信息利用率低下

對社會發(fā)展來說，檔案管理工作具有一定價值，事業(yè)單位的檔案信息可為社會的發(fā)展與穩(wěn)定提供可靠的信息依據(jù)。然而，部分事業(yè)單位對檔案信息的開發(fā)與利用認(rèn)識不夠充分，過于重視檔案的收集與存儲，未對有價值檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計與利用，未能發(fā)揮出檔案資料的信息利用價值，致使事業(yè)單位出現(xiàn)了檔案信息利用率低下的問題。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法分析

（一）實(shí)現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新，培養(yǎng)檔案管理意識

新時期背景下，為提升事業(yè)單位的檔案管理成效，首先要培養(yǎng)創(chuàng)新發(fā)展的管理理念，使檔案管理人員建立檔案管理意識，進(jìn)而才可確保檔案管理工作的高效開展。事業(yè)單位應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，使檔案管理人員意識到本職工作的重要性，使之更加自主的投入檔案資料的收集與管理工作。同時，還應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理工作重要性的宣傳，提高所有員工對檔案資料價值的了解。通過這種樹立明確職責(zé)不斷創(chuàng)新的發(fā)展過程，在事業(yè)單位檔案管理體系的優(yōu)良建設(shè)中會形成良好的發(fā)展形態(tài)。在一定程度上加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的制度建設(shè)能夠促進(jìn)其優(yōu)良的發(fā)展，使得每位員工都能在科學(xué)的制度下完善自身的管理工作。

（二）更新管理模式、加強(qiáng)檔案管理制度的建立與完善

事業(yè)單位應(yīng)對目前的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)檔案管理制度的建立與完善。一方面要建立現(xiàn)代化管理制度，為管理工作的規(guī)范化與高效化開展奠定基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理責(zé)任制度的建立與實(shí)施，并加強(qiáng)制度落實(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范性。此外，事業(yè)單位還應(yīng)建立科學(xué)完善的績效考核機(jī)制，通過合理的獎懲調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供助力。

（三）科學(xué)制定培訓(xùn)規(guī)劃、建立專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)開展要求檔案管理人員具備專業(yè)管理能力，具備優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。因此，事業(yè)單位應(yīng)制定科學(xué)的培訓(xùn)規(guī)劃，注重于檔案管理人員的能力培養(yǎng)及素質(zhì)提升，建立一支專業(yè)性強(qiáng)且綜合素質(zhì)高的檔案管理團(tuán)隊(duì)，推動事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。除了加強(qiáng)內(nèi)部培養(yǎng)以外，事業(yè)單位也要積極開展社會中高素質(zhì)人才的招聘，通過引入具備高新技術(shù)應(yīng)用能力的員工來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理的重要發(fā)展，并要進(jìn)行一定的崗前培訓(xùn)來提高新員工對于崗位的適應(yīng)能力，促使管理人員能夠在積極培訓(xùn)的過程當(dāng)中，充分了解和分析檔案管理工作，可在日后的工作中形成積極優(yōu)良的工作作風(fēng)。

（四）提高信息資源開發(fā)與利用力度

在新時期事業(yè)單位檔案管理的具體工作當(dāng)中，不僅需要管理工作人員不斷加強(qiáng)和完善自身的管理理念，還需具備一定的工作態(tài)度，并要加大力度的對信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)使得信息資源能夠發(fā)揮其最大的利用價值，這就需要事業(yè)單位做到以下幾點(diǎn)：要綜合提高管理人員的工作積極性，使其能夠發(fā)揮自主能動性來分析事業(yè)單位檔案管理工作中的具體情況來實(shí)現(xiàn)工作的有效開展。在事業(yè)單位檔案管理工作中，要積極掌握工作的核心促使管理人員能夠依據(jù)信息資源的有效開發(fā)，在具體工作中不斷總結(jié)、不斷分析實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展，綜合提升檔案管理的水平。

（五）加強(qiáng)檔案資料的安全管理

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理的文件具有一定的私密性，因此做好具體的保密工作是管理人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)。這就要求我國事業(yè)單位要做到有效地加強(qiáng)和改善與檔案管理的保密性，建立檔案庫房且需將庫房和辦公室進(jìn)行分離，并利用防盜門等提升檔案的保密性。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展的檔案管理中，也要注重對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，以此來提升事業(yè)單位檔案管理的安全性發(fā)展。

結(jié)語：在事業(yè)單位的發(fā)展趨勢來看，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展是一項(xiàng)極為重要的環(huán)節(jié)。因此，在建設(shè)和完善檔案管理體系的過程之中，需要事業(yè)單位不斷的加深重視力度，通過管理措施的有效實(shí)行和改革，進(jìn)一步完善檔案管理工作的高效展開，促使其使用價值的有效提升，為事業(yè)單位的發(fā)展做出有效的基礎(chǔ)保障。