大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理模式探討

（肇東市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)中心，黑龍江 肇東 151100）

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)多種信息進(jìn)行分析，如對(duì)市場(chǎng)中各種商品的銷售行情、企業(yè)的在市場(chǎng)中的受歡迎程度等進(jìn)行分析，企業(yè)在得到相關(guān)信息分析結(jié)果后，便可以制定一些科學(xué)合理的發(fā)展策略，以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。但企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，則需要預(yù)先建立數(shù)據(jù)檔案，再使用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析。這表明企業(yè)的發(fā)展過程中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到建立數(shù)據(jù)檔案管理模式的重要作用，以使企業(yè)的發(fā)展能夠與時(shí)俱進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理面對(duì)的巨大挑戰(zhàn)

現(xiàn)代的社會(huì)是一個(gè)飛速發(fā)展的社會(huì)，科學(xué)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，信息交流更加廣泛，大數(shù)據(jù)作為高科技時(shí)代的產(chǎn)物，其應(yīng)用范圍十分廣泛，一般的軟件是無法容納全部的數(shù)據(jù)的，且由于大數(shù)據(jù)的類型眾多，需要用高科技新型軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的獲得、存儲(chǔ)、管理等。大數(shù)據(jù)一般存在以下幾種特點(diǎn)：數(shù)據(jù)運(yùn)算效率高、數(shù)據(jù)形式多樣化、數(shù)據(jù)價(jià)值高等。針對(duì)以上大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，我們可以看出大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作主要面對(duì)眾多的挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理的方式及觀念面對(duì)巨大挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得原有的檔案規(guī)劃管理理念及流程逐步被推翻。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是由檔案管理的工作人員進(jìn)行檔案資料的分類并做好相應(yīng)的標(biāo)記進(jìn)行分類工作，以便于日后檔案的查詢工作；隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案資料普遍存在信息量大、信息內(nèi)容多樣化等現(xiàn)象，原有的檔案管理模式已經(jīng)無法有效地對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理工作。

（二）檔案管理的存儲(chǔ)形式面對(duì)巨大挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理的存儲(chǔ)提出了新的挑戰(zhàn)[2]。目前，數(shù)據(jù)信息的主要應(yīng)用形式是電子文檔、電子音頻及電子圖片等，這些數(shù)據(jù)進(jìn)行在進(jìn)行存檔工作時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理工作無法滿足。因此，日后的檔案保存的形式應(yīng)該更加趨于多樣化發(fā)展，對(duì)于檔案進(jìn)行分類智能化存儲(chǔ)，在進(jìn)行檔案調(diào)用時(shí)，僅通過關(guān)鍵詞的查詢即可找到相應(yīng)的文件。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力面對(duì)巨大挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)作為新型時(shí)代產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作人員的水平也是一項(xiàng)重要的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要特點(diǎn)就是信息處理復(fù)雜化及信息多樣化。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，只需要掌握檔案管理的基本思路及管理的具體操作流程就可以。然而，新時(shí)代下的檔案管理工作需要相關(guān)人員掌握的管理技術(shù)極為復(fù)雜多樣，包括對(duì)于檔案資料的分類、軟件操作、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)審閱等，所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代下需要對(duì)于檔案管理工作人員進(jìn)行全面培養(yǎng)。

二、數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案轉(zhuǎn)變檔案管理模式的重要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理來說，不僅是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。因此，檔案管理一定要抓住這一機(jī)遇，不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行完善和突破，把它融入大數(shù)據(jù)潮流中去，做到盡善盡美。

（一）提高工作效率

現(xiàn)階段而言，各個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程中都在不斷追尋生產(chǎn)效率的提高，以使企業(yè)能夠獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而加快企業(yè)的進(jìn)步。數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，同樣應(yīng)重視管理效率的提高，以能夠使企業(yè)快速利用檔案信息，發(fā)揮出檔案管理的最大作用，使企業(yè)更好、更快的發(fā)展。這就需要企業(yè)重視改變檔案管理模式，如將檔案管理模式向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變。檔案管理模式向數(shù)據(jù)化管理模式轉(zhuǎn)變后，便能夠提高企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作效率，進(jìn)而帶動(dòng)各個(gè)部門的工作效率提高，使各個(gè)部門的相關(guān)工作都能夠快速開展。企業(yè)各個(gè)部門的工作效率提高后，勢(shì)必能夠加快企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)獲得更多利益。

（二）提高檔案管理的安全性

企業(yè)的發(fā)展過程中，一些檔案信息具有較高的機(jī)密性，這不僅需要企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的安全管理，同樣需要工作人員的保密，以能夠保障企業(yè)的利益。但根據(jù)以往紙質(zhì)檔案信息的特點(diǎn)而言，對(duì)于機(jī)密檔案的管理，雖然工作人員能夠按照要求進(jìn)行安全管理，但仍存在檔案紙張的易腐蝕、易燃特點(diǎn)威脅?；诖?，若能夠?qū)C(jī)密檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理模式轉(zhuǎn)變，不僅能夠提高機(jī)密檔案的管理安全性，同樣能夠避免檔案信息的損壞現(xiàn)象發(fā)生。與此同時(shí)，為了進(jìn)一步確保機(jī)密檔案信息的安全，具體的數(shù)據(jù)檔案管理工作中，還可以選擇斷網(wǎng)存儲(chǔ)到硬盤的方式，這便能夠避免機(jī)密檔案的丟失、被盜等現(xiàn)象發(fā)生。此外，基于機(jī)密檔案的安全管理等級(jí)，還可以設(shè)置數(shù)據(jù)檔案的訪問權(quán)限，如可以設(shè)置密碼、指紋等訪問權(quán)限，以能夠切實(shí)保障機(jī)密檔案的安全。

（三）檔案信息的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用

企業(yè)在進(jìn)行檔案信息的數(shù)據(jù)化管理模式轉(zhuǎn)變后，則能夠利用檔案的數(shù)據(jù)化特點(diǎn)，合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，如可以利用企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的綜合分析，以能夠分析出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，分析出企業(yè)主要的盈利產(chǎn)品等，以便企業(yè)能夠根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果形成企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的判斷，并能夠通過數(shù)據(jù)分析結(jié)果制定符合企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)策略，這便會(huì)利于企業(yè)的發(fā)展。另外，基于檔案信息的數(shù)據(jù)化特點(diǎn)，企業(yè)的發(fā)展過程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重要作用，進(jìn)而提升檔案管理部門的工作效率，使其擴(kuò)大檔案管理工作范圍，以使企業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用更為合理。

三、結(jié)語

綜上所述，數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程中，都在不斷與數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部重要的管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)重視檔案管理模式的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，以使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作提高工作效率，并發(fā)揮出更多作用，以推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)據(jù)管理模式改革，既是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展的機(jī)遇，但也存在挑戰(zhàn)?；诖?，企業(yè)的發(fā)展過程中，應(yīng)充分結(jié)合自身發(fā)展的特點(diǎn)，再?zèng)Q定是否進(jìn)行檔案管理模式的數(shù)據(jù)化改革，以使企業(yè)健康有序的發(fā)展。