大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的研究

（中國共產(chǎn)黨棗莊市山亭區(qū)委員會老干部活動中心，山東 棗莊 277200）

引言

科技的發(fā)展使我們步入到了大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景之下，很多行業(yè)都產(chǎn)生了一些新的發(fā)展變革，這對于時代的發(fā)展來說是有很大的推動作用的，這對于檔案管理也提出了更多新的要求，就現(xiàn)在的發(fā)展態(tài)勢來看，檔案管理人員面臨著越來越多的數(shù)據(jù)資料信息，所以這給他們的工作提出了更新的要求和挑戰(zhàn)。如果檔案可以進行信息化管理的話，那么這些海量的數(shù)據(jù)信息將可以進行更加有效的收集和儲存，檔案管理人員的工作將會在很大程度上輕松一些。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的優(yōu)勢

(一)減少檔案毀損風險

傳統(tǒng)檔案管理的介質和載體主要基于紙質資料，由于紙質資料抗風險能力較差，對環(huán)境要求高和不利于長期保存等原因，因此如果保存檔案的地區(qū)發(fā)生意外時，紙質檔案無法抵御環(huán)境的傷害，會直接導致檔案的缺失和損害。長時間保存的紙質文檔也容易發(fā)生字跡模糊不清，紙質老化，無法辨別的情況。而基于大數(shù)據(jù)進行檔案管理的形式可以有效避免上述情況，在降低存放空間的基礎上有效提升檔案信息的保存時間和質量。

(二)實現(xiàn)檔案資源共享

大數(shù)據(jù)為檔案資源共享提供了先進的技術，大數(shù)據(jù)能將不同地區(qū)、不同領域的檔案信息整合在一起，借助互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)資源共享，為檔案信息管理提供全新的平臺。部分管理者在面臨大量檔案資源時會選擇建立數(shù)據(jù)庫的方式應對日益增加的檔案，但這種方法有儲存容量和搜索利用上的弊端，古老的檔案會隨著新檔案的加入被銷毀，造成檔案資源浪費。大數(shù)據(jù)能完美解決這一問題，保證檔案資源的完整性，有利于實現(xiàn)資源共享。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的困境

（一）關于人才方面的困境

就我國目前檔案管理部門的工作現(xiàn)狀來看，復合型應用技術人才有著極大的欠缺，這對于檔案信息化管理來說會產(chǎn)生不利的影響，因為專業(yè)化的人才是檔案管理工作的核心。在大數(shù)據(jù)時代之下，對于管理人員的綜合素質也相應的提出了更多的要求，但是在大數(shù)據(jù)時代，這種專業(yè)化的檔案管理人才卻極其缺乏。

（二）電子檔案數(shù)據(jù)的安全性有待提升

在事業(yè)單位生產(chǎn)運營的過程中會涉及到許多機密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統(tǒng)，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會導致電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到一定威脅。例如，目前一些事業(yè)單位往往會在傳送電子文件時使用電子郵箱或是QQ 等，假如事業(yè)單位收發(fā)文件的賬號與密碼泄露出去，那么就可能會泄露檔案的數(shù)據(jù)。不僅如此，部分事業(yè)單位為了獲得同行的商業(yè)機密，往往會聘請一些黑客侵入到競爭對手的電子文件管理系統(tǒng)中，這樣一來也就會導致對方系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的安全性遭到威脅。

（三）缺乏專門的數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作缺乏大數(shù)據(jù)時代下的具體流程與規(guī)范，在這種情況下，檔案的登錄、修改、存檔各環(huán)節(jié)容易造成失誤、偏差，甚至會導致數(shù)據(jù)的丟失，特別是如果檔案管理服務的后期監(jiān)督?jīng)]有跟上，檔案管理的質量和效率會大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，才能提高檔案管理的效率。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的應對策略

（一）在管理過程當中對于潛在的風險要多加注意

網(wǎng)絡技術的不斷完善為檔案的信息化管理提供了很大的便利，但是近年來網(wǎng)絡安全問題也愈發(fā)的嚴重起來，因此這就導致了在對檔案資源進行開發(fā)利用的過程當中檔案信息的泄露，一旦如此，檔案信息就可能會遭受到丟失和篡改，由此可能會帶來諸多不利的影響，因此說在利用大數(shù)據(jù)技術的時候要盡可能的將網(wǎng)絡安全問題加以避免，依據(jù)于常見分析來制定相應的預防措施，這樣一旦發(fā)現(xiàn)問題的話就可以及時的進行遏制，避免更大問題的發(fā)生。

（二）樹立科學的信息化管理理念

檔案管理機構的負責人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，要緊跟大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，樹立科學的管理理念。要充分認識到改革與創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理工作的重要性，要認識到大數(shù)據(jù)技術的關鍵性價值。在實際工作中，要充分發(fā)揮各種信息技術的作用，積極地學習與掌握大數(shù)據(jù)技術的內(nèi)涵，全面提升自身的信息技術應用能力，在此基礎上才可以更好地推動檔案管理的信息化建設。

（三）構建全新的檔案收集系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理的工作中，檔案的內(nèi)容收集十分關鍵，現(xiàn)階段事業(yè)單位面臨大數(shù)據(jù)時代的信息化挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)模式也越加龐大。在進行檔案管理中，檔案管理人員不能延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式進行信息管理，需要了解事業(yè)單位的具體工作中進行宣傳檔案，并將整個的事業(yè)單位方方面面數(shù)據(jù)內(nèi)容進行歸納整合。比如，檔案管理人員進行工作期間，需要熟悉事業(yè)單位核心內(nèi)部人員以及工作人員的實際狀況，了解事業(yè)單位的基本情況是檔案管理工作人員的基礎職責。

結束語

在如今這個信息化的社會，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的越來越多，所以說在面對著這些海量信息的時候，檔案管理工作也面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，這對于檔案管理者來說，工作也更加的繁雜。大數(shù)據(jù)時代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優(yōu)化了檔案管理工作的結構。為了適應新時代發(fā)展的需求，我國檔案管理人員應具備創(chuàng)新創(chuàng)造意識，將大數(shù)據(jù)技術與檔案管理緊密結合在一起，制定出嚴格的檔案管理制度，構建安全的檔案管理平臺，豐富檔案管理工作的服務內(nèi)容，培養(yǎng)出專業(yè)的管理人才，建立起一支高素質的管理團隊，從而促進檔案管理的信息化發(fā)展。