文書檔案管理創(chuàng)新研究

（嶗山國(guó)家森林公園管理處，山東 青島 266100）

引言

事業(yè)單位文書檔案中包含的計(jì)劃、報(bào)告、會(huì)議記錄和其他材料的內(nèi)容反映了事業(yè)單位活動(dòng)、形象和管理水平。因此，應(yīng)改進(jìn)事業(yè)單位的文書檔案管理系統(tǒng)，并優(yōu)化其自身的管理模式，以提高文書檔案管理水平和競(jìng)爭(zhēng)能力。

一、重視文書檔案管理的重要意義

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，不同行業(yè)領(lǐng)域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者要在緊隨時(shí)代步伐中深層次認(rèn)識(shí)自身文書檔案管理工作的同時(shí)把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開(kāi)展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)以及可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實(shí)意義等同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認(rèn)識(shí)文書檔案管理，增強(qiáng)意識(shí)的同時(shí)將各項(xiàng)文書檔案管理工作落到實(shí)處。在此過(guò)程中，文書檔案管理工作高效開(kāi)展離不開(kāi)先進(jìn)的理念，單位要在高度重視基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過(guò)程，促使信息化時(shí)代產(chǎn)生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進(jìn)理念指引下更加準(zhǔn)確、完整，促使文書檔案管理工作以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)同步實(shí)現(xiàn)。

二、文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）文書檔案硬件設(shè)施建設(shè)和環(huán)境不夠完善

現(xiàn)今文書檔案管理中，可以使用兩種檢索方式：一個(gè)是電子檢索，另一個(gè)則是手工檢索。由于近幾年來(lái)科技的發(fā)展和技術(shù)的提升，部分單位的文書檔案管理已使用了電子檢索法，但仍大部分單位的文書檔案檢索方式，還是以手工檢索為主，阻礙了文書檢索工作的效率提升，并給工作人員帶來(lái)了極大的工作難度。因此，在文書檔案的檢索工作中，管理員一定要充分利用現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術(shù)，提高檢索效率。除此之外，有的單位文書檔案數(shù)量較多，儲(chǔ)存檔案的資料室空間窄，空氣濕度大，很容易使紙質(zhì)文書檔案受到霉變或者蟲(chóng)蛀等，造成檔案內(nèi)資料的完整性受損，也影響了其資料的美觀。另外，在文書檔案儲(chǔ)存時(shí)沒(méi)有為檔案配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒等必備工具，這也讓檔案室中存儲(chǔ)的檔案擺放很難整齊統(tǒng)一，給調(diào)取檔案工作、收集資料等增添了許多困難。由此我們發(fā)現(xiàn)，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)儲(chǔ)存檔案管理的方法對(duì)檔案室的環(huán)境要求也有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并且要想徹底改變這一問(wèn)題，還需要盡早的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式完成儲(chǔ)存。

（二）現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用層次不足

在現(xiàn)階段信息量越來(lái)越大的情況下，文書檔案工作對(duì)技術(shù)的要求也隨之提升，電子文書檔案開(kāi)始逐漸替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案，成為文書檔案的主要形式。但是在這種技術(shù)環(huán)境之下，許多文書檔案的管理人員對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握程度不足，甚至連基本的辦公軟件使用都成問(wèn)題，專業(yè)化程度非常低，無(wú)法對(duì)文書檔案工作進(jìn)行全面的掌控和管理，從而對(duì)文書檔案記錄的速度和精確度都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

三、提升文書檔案管理水平的具體措施

（一）努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率

在文書檔案管理工作中，將接觸到的文件資料進(jìn)行整理匯總后便形成了檔案，所以檔案也可以看作為是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件資料質(zhì)量決定了后續(xù)檔案整理的質(zhì)量。通常優(yōu)質(zhì)的檔案是由文書工作人員對(duì)收集到的文件進(jìn)行規(guī)范處理后形成的，所以文書工作和檔案管理工作彼此相互獨(dú)立，卻又密切聯(lián)系。因此，為了提升檔案管理的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)負(fù)責(zé)文書的工作人員實(shí)施內(nèi)部培訓(xùn)，提升其在文件處理時(shí)的檔案意識(shí)，明確文書工作的職責(zé)和使命，端正工作態(tài)度，對(duì)每一分文件資料都要細(xì)致認(rèn)真的審查。

（二）應(yīng)用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

文書檔案管理工作的現(xiàn)代化可以說(shuō)是信息管理體系發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此事業(yè)單位相關(guān)部門要充分明確這一點(diǎn)，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)，使文書檔案管理工作的質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的提升。在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，相關(guān)部門及工作人員要保證文書檔案管理模式的立體性和功能性，結(jié)合本單位的實(shí)際情況加強(qiáng)資金和技術(shù)的投入力度，不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)而全面提升文書檔案管理工作的效率和信息化層次，降低在工作當(dāng)中無(wú)謂的資源損耗，在單位當(dāng)中實(shí)現(xiàn)文書檔案的共享。從具體措施來(lái)看，事業(yè)單位可以使用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，例如登錄權(quán)限的設(shè)置，信息查詢權(quán)限的設(shè)置、密鑰技術(shù)等，這些技術(shù)能夠全面提升文書檔案的存儲(chǔ)安全性和傳輸安全性。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在文書檔案管理記錄了事業(yè)單位成立、發(fā)展以及壯大的全部信息，不僅是各行各業(yè)發(fā)展的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的可靠保障。提升檔案管理的完整性，不僅可以使職工集體榮譽(yù)感以及對(duì)單位的認(rèn)同感得到提升，同時(shí)還可以起到宣傳單位文化的作用，進(jìn)而提高職工工作的積極性、主動(dòng)性和能動(dòng)性以及單位的知名度。所以，在信息時(shí)代的今天，事業(yè)單位在不斷發(fā)展的過(guò)程中，必須以檔案記憶觀為指導(dǎo)，不斷優(yōu)化檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方式方法，強(qiáng)化檔案資料運(yùn)用的合理性，提高檔案資料管理系統(tǒng)的安全性，使檔案管理理念以及手段更加科學(xué)、合理，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量以及管理效率得到提升，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。