信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

閆志偉

（四平市房屋征收中心，吉林 四平 136000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息量也在不斷的增加，檔案管理的相關(guān)內(nèi)容也更加的復(fù)雜，這也給檔案管理更好的進(jìn)行帶來了一定的挑戰(zhàn)。將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，不但能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠節(jié)約大量的成本，推動(dòng)檔案管理工作更好的進(jìn)行。

一、檔案管理中信息技術(shù)運(yùn)用的重要性

（一）信息技術(shù)能夠讓檔案管理更加的便捷和高效

以往進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，往往需要人工的方式來對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，工作量比較大，也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案不全或者遺漏的情況，這也會(huì)直接影響檔案管理工作開展的質(zhì)量[1]。將信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去，能夠很好的改變這種情況，通過信息技術(shù)能夠快速的整理和分類相關(guān)的檔案，若是出現(xiàn)信息不全面或者遺漏的情況也能夠及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)全，不但能夠減少工作人員的難度和工作量，也能夠提高檔案管理的效率。

（二）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的共享化和專業(yè)化

將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，非常重要的一個(gè)作用便是能夠讓檔案管理工作更加的專業(yè)，能夠轉(zhuǎn)變以往較為雜亂的檔案管理模式，更加合理的做好檔案的整理和分類工作，從而提高檔案管理的水平。并且，信息技術(shù)的運(yùn)用也能夠幫助人們更好的共享和使用檔案資源，能夠限制檔案查詢的限制，并且，還能夠減少很多不必要的環(huán)節(jié)，切實(shí)提高檔案使用的實(shí)際效率。

（三）信息技術(shù)能夠讓檔案管理更加的系統(tǒng)

以往的檔案管理模式，檔案的形態(tài)往往是紙質(zhì)檔案，對(duì)于那些影像資料，很難及時(shí)和完整的進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，這也會(huì)給檔案資料完整性造成極大的影響[2]。利用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，能夠很好的解決這個(gè)問題，讓檔案更加的完整和系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量。

二、檔案管理中將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去的方法

（一）做好檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去對(duì)于檔案管理意義重大，以往的信息系統(tǒng)往往僅能夠存儲(chǔ)相關(guān)的信息，無法滿足檔案信息整理、分類、開發(fā)和運(yùn)用等方面的需要，這便要求必須重視信息系統(tǒng)的完善。為了將信息技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理中去，普及信息化處理手段，切實(shí)提高檔案管理的效率，必須進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和完善，從而滿足檔案管理信息化的實(shí)際需要。首先，進(jìn)行硬件建設(shè)的時(shí)候，必須做好檔案管理信息化所需要的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，全面的對(duì)其進(jìn)行升級(jí)，從而給信息技術(shù)作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。其次，進(jìn)行軟件系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，必須做好軟件調(diào)試、購買以及維護(hù)方面的工作，配備專門的人員來做好軟件的管理和操作工作[3]。最后，進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，必須重視信息的安全性，通過有效的手段保證檔案的完整，完善系統(tǒng)故障處理的預(yù)案，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

（二）重視檔案信息管理制度的完善

以往進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，使用的模式比較老舊，無論是流程、制度還是標(biāo)準(zhǔn)都僅僅能夠滿足以往檔案管理的需要。想要在檔案管理中將信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)更好的進(jìn)行，我們便必須根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況和需要來變革檔案管理的制度，確保制度能夠滿足檔案管理信息化的需要，讓檔案管理工作開展能夠有依據(jù)。在進(jìn)行檔案管理制度制定和完善的時(shí)候，首先，便必須制定檔案管理信息化的流程，明確規(guī)定工作人員整理檔案時(shí)候的程序，避免出現(xiàn)問題和錯(cuò)誤。其次，在檔案室或者檔案調(diào)閱室都需要進(jìn)行監(jiān)控設(shè)備的安裝，這樣能夠督促檔案管理人員嚴(yán)格的根據(jù)檔案的相關(guān)規(guī)范和制度來開展檔案管理工作，將檔案管理制度的作用真正的發(fā)揮出來。最后，需要做好檔案調(diào)閱制度的完善，對(duì)于調(diào)閱時(shí)候存在的漏洞和問題必須及時(shí)的修復(fù)，對(duì)于安全問題也必須及時(shí)的處理，進(jìn)行嚴(yán)格調(diào)閱制度的制定，這樣能夠在確保信息調(diào)取安全的同時(shí)保證檔案信息的安全。

（三）提高檔案管理人員本身的素養(yǎng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，符合檔案管理工作開展的趨勢(shì)，也符合現(xiàn)代檔案管理的需要，能夠很好的解放人力資源，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效率。但是我們也必須認(rèn)識(shí)到無論是怎樣的管理方式，管理的主體都是人[4]。檔案管理人員的綜合素質(zhì)，特別是信息素養(yǎng)的高低，能不能較為熟練的操作和使用計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)直接給檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行造成極大的影響。這便要求我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理人員本身信息素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)提高的重要性，做好信息技術(shù)和專業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn)。在培訓(xùn)的時(shí)候，必須考慮到檔案管理人員的實(shí)際情況，采取措施提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，特別是需要做好職業(yè)道德培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn)，完善培訓(xùn)制度，幫助檔案管理人員進(jìn)行終審學(xué)習(xí)意識(shí)的樹立。此外，單位還應(yīng)該邀請(qǐng)那些信息技術(shù)操作比較出色的人員進(jìn)入單位給檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)或者指導(dǎo)，確保檔案管理人員能夠把檔案管理工作和信息技術(shù)更好的結(jié)合在一起，只有這樣檔案管理人員的檔案管理水平才能夠真正的提高，才能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理中去。

結(jié)語

隨著社會(huì)科技發(fā)展，檔案管理工作開展的時(shí)候，將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去，符合社會(huì)時(shí)代發(fā)展的要求，也符合檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，不但能夠節(jié)約檔案管理所需要的時(shí)間，切實(shí)提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，還能夠保證信息本身的完整性，更好的保存檔案。這便要求我們必須認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理中的作用，將信息技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理中去。