淺談新時(shí)期如何做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

王永霞

（新疆維吾爾自治區(qū)計(jì)量測(cè)試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)在方方面面都得到了充分的應(yīng)用，并且發(fā)揮出了良好的效果。文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案管理體系中最基礎(chǔ)的部分，對(duì)行政管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、部門(mén)職能作用的正常發(fā)揮及社會(huì)歷史文化研究的深入等都產(chǎn)生了積極推動(dòng)作用，但是因紙質(zhì)檔案規(guī)模龐大、檔案內(nèi)容廣泛、書(shū)寫(xiě)方式及用詞習(xí)慣的變化等多種因素的影響，文書(shū)檔案資源只發(fā)揮其部分作用。在信息化背景下，事業(yè)單位要在文書(shū)檔案管理中引入信息技術(shù)，利用信息技術(shù)提升事業(yè)單位的服務(wù)效率，為社會(huì)進(jìn)步提供更大的推動(dòng)力。下文對(duì)此進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

一、當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的不足之處

（一）缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理工作正確的認(rèn)識(shí)。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及文書(shū)檔案管理相關(guān)人員并沒(méi)有準(zhǔn)確理解文書(shū)檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用，對(duì)文書(shū)檔案管理工作存在輕視心理，將文書(shū)檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書(shū)檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書(shū)檔案管理的資金技術(shù)投入，壓縮文書(shū)檔案管理人員編制，其他部門(mén)工作人員缺少檔案管理意識(shí)，甚至認(rèn)為沒(méi)有義務(wù)配合文書(shū)檔案管理工作。

（二）文書(shū)檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。新時(shí)期背景下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識(shí)，還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)也要熟練掌握計(jì)算機(jī)的一些基礎(chǔ)功能。隨著社會(huì)的進(jìn)步，文書(shū)檔案管理工作也在不斷地發(fā)生變化，但是在當(dāng)前階段，許多管理人員并沒(méi)有做出相應(yīng)的改變，還是在沿用之前的管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理方式與當(dāng)前的事業(yè)單位工作需要存在不相匹配的現(xiàn)象，會(huì)嚴(yán)重地降低單位的工作效果；在一些事業(yè)單位中，由于工作人員緊缺，事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有應(yīng)有的重視，讓一些其他部門(mén)的人員來(lái)兼任文書(shū)檔案管理工作，給單位帶來(lái)了非常不良的影響，很容易出現(xiàn)各種工作上的失誤。文書(shū)檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，這種兼職的方式，很容易造成文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)各種問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響；當(dāng)前許多事業(yè)單位缺乏文書(shū)檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書(shū)檔案管理工作必須要依靠信息技術(shù)人才才能實(shí)現(xiàn)，這種人才的缺失，給文書(shū)檔案管理工作的信息化帶來(lái)了很大的阻礙。

（三）文書(shū)檔案管理設(shè)施不完善。電子文書(shū)檔案在文書(shū)檔案總量中所占的比例較小，提高了文書(shū)檔案管理工作對(duì)檔案室規(guī)模、管理環(huán)境等要求，雖然部分檔案室因安全防護(hù)措施沒(méi)有具體落實(shí)到位，檔案發(fā)霉、蟲(chóng)咬等事情偶有發(fā)生，加劇了文書(shū)檔案信息資源的不完整性?，F(xiàn)代化檔案管理設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等的綜合利用率較低，造成了事業(yè)單位資源的浪費(fèi)。也有少數(shù)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理設(shè)備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發(fā)生率較高，降低了設(shè)備技術(shù)對(duì)提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量的助推作用。

二、新時(shí)期下做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的措施

（一）高度重視事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作。實(shí)踐證明，成績(jī)優(yōu)異、進(jìn)展順利的工作幾乎全部都受到負(fù)責(zé)人的高度關(guān)注，當(dāng)然也包括檔案工作。因此，單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，集中精力于檔案管理工作和服務(wù)公眾工作，要求工作人員努力完成本職任務(wù)。除此之外，尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門(mén)的政策和資金支持，加大在這方面的人力、物力及財(cái)力資源投入，不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，通過(guò)事業(yè)單位中優(yōu)秀的文檔整理進(jìn)行公示，并提出表?yè)P(yáng)，或者整理自身單位對(duì)檔案利用最終獲得的優(yōu)秀結(jié)果進(jìn)行展示，讓全體成員能夠意識(shí)到文檔整理工作對(duì)于事業(yè)單位的重要性，從而保證單位的各個(gè)部門(mén)有效的配合文檔的搜集工作。

（二）健全完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度。一是完善的文書(shū)檔案管理制度是提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快健全完善文書(shū)檔案管理制度，專門(mén)針對(duì)新時(shí)期下文書(shū)檔案信息化管理工作設(shè)立相應(yīng)的管理部門(mén)及崗位，落實(shí)管理要求，優(yōu)化管理流程，明確劃分管理人員的職責(zé)。二是要建立好事業(yè)單位的責(zé)任管理體系，明確好檔案管理工作的職責(zé)，確保在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠責(zé)任到個(gè)人，對(duì)不認(rèn)真的檔案整理工作人員進(jìn)行及時(shí)的引導(dǎo)，將檔案管理的工作納入季度考核的日常指標(biāo)中，引起工作人員的重視，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)態(tài)度不積極，懈怠工作者提出批評(píng)，以此來(lái)提高員工工作的積極性。領(lǐng)導(dǎo)也可以不定時(shí)的抽取相關(guān)檔案整理人員進(jìn)行工作的查看情況，或者可以通過(guò)口頭匯報(bào)，對(duì)查看的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的整改，保證檔案工作有序進(jìn)行。

（三）增加文書(shū)檔案信息化管理設(shè)備投入。新時(shí)期下，文書(shū)檔案信息化管理發(fā)展的過(guò)程中離不開(kāi)有力的設(shè)備支持，當(dāng)前事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要進(jìn)一步增加文書(shū)檔案信息化管理設(shè)備投入，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化輸入輸出設(shè)備等硬件設(shè)施，為信息化背景下的文書(shū)檔案管理優(yōu)化提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（四）提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人力資源是第一資源，新時(shí)期背景下，若想不斷提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理，必須要先具備充足的人才隊(duì)伍。事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)和技術(shù)，同時(shí)還要具備熟練的信息化操作能力，因此，一方面要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的職業(yè)精神和職業(yè)素質(zhì)教育，要求檔案管理者必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。另一方面加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，表?yè)P(yáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用最新軟件設(shè)備辦公的管理人員，通過(guò)談話等方式來(lái)讓管理人員意識(shí)到現(xiàn)代信息化是檔案管理必然趨勢(shì)的現(xiàn)狀，促使其成為檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的動(dòng)力。

（五）增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性。文書(shū)檔案作為事業(yè)單位的重要文件，它的管理具有機(jī)密性要求，必須要提高警惕，保證文書(shū)檔案信息的安全性。在當(dāng)前的信息化背景下，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全性成了一項(xiàng)關(guān)鍵性問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，它既帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源，同時(shí)又帶來(lái)了數(shù)據(jù)泄密的風(fēng)險(xiǎn)，所以為了增強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)當(dāng)要合理選擇計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)及布置網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作，在新時(shí)期背景下，信息技術(shù)是當(dāng)代影響力最大的技術(shù)，在社會(huì)進(jìn)步過(guò)程中起到了非常大的推動(dòng)作用。文書(shū)檔案信息化管理成為文書(shū)檔案管理以后的主要發(fā)展方向。事業(yè)單位通過(guò)高度重視文書(shū)檔案管理工作、健全完善文書(shū)檔案管理制度、增加文書(shū)檔案管理設(shè)備投入、提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性，加強(qiáng)信息技術(shù)的引入，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化的文書(shū)檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。