新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法研究

◎司權(quán)

在當(dāng)前社會高速發(fā)展以及深化改革的大背景下，事業(yè)單位也逐漸成為推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱。因此如何更好地開展事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)成為當(dāng)前社會以及事業(yè)單位管理者所共同關(guān)注的話題。

一、規(guī)范檔案管理制度，加大宣傳力度

制度能夠指導(dǎo)人們在規(guī)定范圍內(nèi)行動。為了提高檔案管理工作的實(shí)效性，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和本單位檔案管理實(shí)際，制定詳細(xì)的檔案信息整理標(biāo)準(zhǔn)，全方位、精準(zhǔn)化地進(jìn)行檔案信息的合理分布與管理，確保每個(gè)管理環(huán)節(jié)達(dá)到崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息的完整性和延時(shí)性，避免檔案出現(xiàn)安全問題。同時(shí)，要增強(qiáng)事業(yè)單位管理人員的檔案管理意識，與多個(gè)管理部門形成協(xié)同關(guān)系，并引起工作人員對檔案管理工作的重視。通過各個(gè)部門間的協(xié)同組織成立起一支專門的工作組，明確劃分職權(quán)、全面統(tǒng)籌，增強(qiáng)整體的檔案管理意識。從長期發(fā)展來看，事業(yè)單位應(yīng)該在宣傳等各種活動中提高對檔案保管工作的重視程度，并通過安排專業(yè)人員參與檔案管理工作事項(xiàng)，促使其按照工作規(guī)定進(jìn)行相關(guān)資料的搜集和整理，使其意識到檔案管理工作的重要性。通過加強(qiáng)制度建設(shè)，加大宣傳工作力度，讓工作人員能自覺地按照相應(yīng)要求，進(jìn)行檔案的妥善處理和管理。

二、建立強(qiáng)大的管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位必須在檔案管理部門擁有一支專業(yè)的人才隊(duì)伍，不斷地提高管理水平。這就需要根據(jù)檔案管理人員的崗位發(fā)展需求，開展理論知識培訓(xùn)。具體而言，可以開展如下工作：首先事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以便他們可以在規(guī)定范圍內(nèi)更新思想、落實(shí)行動。同時(shí)，通過邀請檔案管理專業(yè)領(lǐng)域的人才，開展相關(guān)檔案管理培訓(xùn)活動，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，也能加深相關(guān)人員對檔案管理的理解。這樣，就能夠提高工作人員的積極性、工作能力，從而使檔案管理內(nèi)部更加穩(wěn)定。其次，在檔案管理領(lǐng)域，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，事業(yè)單位需要招聘具有信息化能力、檔案管理知識、計(jì)算機(jī)操作能力的綜合型人才。此外，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期培訓(xùn)工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，通過培訓(xùn)豐富其檔案管理的專業(yè)知識，提高計(jì)算機(jī)的操作水平，促使整體人員的信息技術(shù)素養(yǎng)得到提升，以滿足當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理要求。通過加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理人員凝聚成一支具有較強(qiáng)的政治能力、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)能力的團(tuán)隊(duì)。

三、立足互聯(lián)網(wǎng)+ 推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展和事業(yè)單位管理制度改革的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以跟上時(shí)代需求，新的電子檔案管理系統(tǒng)和模式也開始走進(jìn)事業(yè)單位。同時(shí)，社會用人單位的登記和招聘一般借助互聯(lián)網(wǎng)獲取檔案的電子信息。因此，事業(yè)單位應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的構(gòu)建，借助高速掃描、其他先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行紙質(zhì)信息和電子信息的轉(zhuǎn)換、整合，以創(chuàng)建用于檔案管理的系統(tǒng)和檔案庫。另外，事業(yè)單元檔案管理人員還可以借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)去搜集、整理與更新檔案信息，以此在簡化工作流程的基礎(chǔ)上，為檔案使用者提供便利。在實(shí)際運(yùn)用中，管理人員可以借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行咨詢、搜索、識別，享受便捷的文件傳輸、傳輸管理等精準(zhǔn)服務(wù)，還能在網(wǎng)絡(luò)平臺上對遺留檔案進(jìn)行處理，提高檔案轉(zhuǎn)接和投遞的服務(wù)效率和質(zhì)量。檔案管理人員必須遵循客觀事實(shí)，了解檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理模式，不斷增強(qiáng)自身的信息素養(yǎng)，注重使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來規(guī)范檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式。

四、結(jié)語

事業(yè)單位在開展正常的運(yùn)營與運(yùn)行工作時(shí)，加強(qiáng)對檔案管理工作水平的提升，不僅可以充分發(fā)揮檔案服務(wù)作用，同時(shí)還可以促進(jìn)自身的穩(wěn)定發(fā)展。因此事業(yè)單位檔案管理者需要在新形勢下加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，借助規(guī)范檔案管理制度、打造強(qiáng)大的管理團(tuán)隊(duì)以及充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)等手段去提升檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而為推動事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展提供必要的幫助。