淺析退休人員人事檔案管理工作

◎陳靂

在檔案管理工作開展過程中，退休人員人事檔案管理工作的開展具有一定的難度，這是因為退休人員的工資轉(zhuǎn)入到社保之中，無論是檔案的建立和收錄還是檔案的調(diào)用等問題均存在一系列的爭議性問題。檔案管理工作的不足還會導致檔案信息不全、檔案丟失等問題。這種普遍性的問題影響著單位退休人員的生活質(zhì)量。檔案信息與退休人員的日常生活息息相關(guān)，各種生活中常見的問題都要依據(jù)檔案信息進行解決。由此可見，創(chuàng)新退休人員人事檔案管理工作是很有必要的。

一、推動檔案信息安全管理人為防護工作開展

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會環(huán)境下，檔案工作的巨大變化，對檔案管理工作人員的要求也在不斷提升。在實際的檔案管理工作中，為了提升檔案管理工作的安全性，單位應(yīng)該從以下幾個方面提升安全管理工作的質(zhì)量：首先是在安全管理責任方面，單位的檔案管理部門要制定好相關(guān)的檔案安全管理工作制度，由上而下落實到每一名檔案管理工作人員上，提升檔案管理工作人員的安全防護意識。其次是在專業(yè)的檔案管理團隊構(gòu)建上，單位要建立起專業(yè)的檔案信息管理人才隊伍，推動檔案信息化發(fā)展的進程。最后是在檔案管理工作人員的個人思想上，單位的檔案管理部門應(yīng)該通過規(guī)章制度的構(gòu)建、以及檔案信息化安全管理工作重要性的培訓與宣傳等手段，提高檔案管理人員對檔案管理安全性的認知，推動退休人員人事檔案管理工作質(zhì)量的進一步發(fā)展。

二、推動檔案信息安全管理物理防護工作的開展

退休人員的人事檔案管理是一項比較重要的工作，高質(zhì)量的檔案管理工作特別是電子化檔案管理工作，能夠為單位的各項發(fā)展決策、任命決策提供有價值的參考。然而在一些單位中，檔案管理的物理防護工作一直得不到重視。單位的檔案管理室在安全設(shè)計上存在著很多的要求，首先是檔案管理室安全評估工作，包括檔案管理室的溫度、濕度、防火防盜措施等，配備好相應(yīng)的工作設(shè)備，以確保存儲的紙質(zhì)檔案不會因為自然環(huán)境問題而產(chǎn)生損毀。此外在信息化檔案管理過程中，計算機設(shè)備的配備是極為重要的，包括電子計算機的硬件設(shè)備（型號、CPU、硬盤存儲量、顯卡以及操作系統(tǒng)等等）和軟件設(shè)備（殺毒軟件、電腦防護軟件、檔案傳輸平臺等等）。一般來說，計算機原裝的軟件系統(tǒng)都會存在一系列的漏洞，導致電腦容易被病毒攻擊，此外計算機發(fā)生故障時往往需要重裝系統(tǒng)，那么在重裝系統(tǒng)的過程中可能會產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，導致電子檔案信息的丟失。因此，計算機安全防護工作也是單位檔案管理工作的重要內(nèi)容。

三、推動檔案信息安全管理技術(shù)防護工作開展

單位在開展退休人員人事檔案管理工作的過程中，要充分利用“大數(shù)據(jù)”“云平臺”等相關(guān)技術(shù)構(gòu)建起高度安全的檔案信息管理系統(tǒng)，在接收檔案、存儲的過程中從源頭進行審查，在檔案存儲過程中做好安全防護，特別是針對相關(guān)共享文檔中的重要信息進行及時審查，充分提高檔案管理工作的安全性。在日常的檔案管理工作中，電子檔案的存儲需要高效的外部設(shè)備進行完成，主要是電子計算機，而電子計算機的安全防護工作是信息化檔案安全管理工作的重中之重。在利用信息推廣技術(shù)的過程中要廣泛收集相關(guān)人員或者相關(guān)活動的資料，經(jīng)審核后錄入到電子數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案信息庫，這樣的方式提升了檔案內(nèi)容的完整性與真實性，有效提升了檔案的利用效率，避免檔案的反復(fù)修改與編輯，促進了電子檔案管理工作安全性的提升。

四、結(jié)語

綜上，在我國政府職能不斷轉(zhuǎn)型的時代背景下，推動“服務(wù)型”政府的建設(shè)需要我們創(chuàng)新社保工作理念，在管理退休人員人事檔案的過程中充分形成信息重視，全面客觀地看待檔案管理信息化的影響，通過檔案信息安全管理體制的構(gòu)建，提升退休人員人事檔案管理工作質(zhì)量，推動單位職能的進一步完善。