重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中的實(shí)踐與思考

李陽

（新疆眾和股份有限公司 烏魯木齊 830013）

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、推進(jìn)，并結(jié)合地方財(cái)力情況及基本建設(shè)的總體布局，合理確定進(jìn)行了很多重點(diǎn)建設(shè)的行業(yè)和骨干項(xiàng)目，在我國現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要地位。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案既是重大建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄，又是項(xiàng)目投產(chǎn)運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)，是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是整個(gè)項(xiàng)目管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。然而由于重大建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)周期較長，參建單位眾多，工程資料比較復(fù)雜，因而造成重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整和有效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)管理工作服好務(wù)是我們檔案工作者面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，積極探索項(xiàng)目檔案形成的規(guī)律，切實(shí)的做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。本文結(jié)合新疆眾和股份有限公司近年以來重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際，對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐加以探討和思考。

1 公司檔案管理基本情況

新疆眾和股份有限公司是中國鋁基電子新材料產(chǎn)業(yè)的研制出口基地，于1958 年建廠，1996 年在上海證券交易所上市，是新疆第一家上市的工業(yè)企業(yè),歷經(jīng)六十余年的發(fā)展，已成為中國戰(zhàn)略性新材料產(chǎn)業(yè)的核心骨干企業(yè)，中國電子元件百強(qiáng)企業(yè)。近年來眾和公司一貫重視檔案工作，認(rèn)真落實(shí)自治區(qū)檔案工作要求，堅(jiān)持把檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作來抓。把檔案工作作為重要的專業(yè)技術(shù)管理，與眾和公司的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)計(jì)科研、技術(shù)管理等工作同步發(fā)展，設(shè)立了眾和公司綜合檔案室（內(nèi)含四大園區(qū)檔案資料），歸口管理公司的各類檔案。目前公司綜合檔案室存有自1967 年--2020 年各門類檔案90593 卷/件。主要有人事檔案4263 卷，文書40732卷/件、會(huì)計(jì)檔案33360卷、科技工程檔案12123卷、聲像檔案2744 組/冊(cè)、實(shí)物檔案834 件，另外全宗卷488卷。檔案室建筑面積200平方米，設(shè)有檔案專用庫房5個(gè)，各類檔案裝具設(shè)施基本滿足國家檔案管理的需要，其中工程檔案由公司工程管理部統(tǒng)一管理歸檔，我公司先后榮獲“國家二級(jí)檔案管理企業(yè)”、“自治區(qū)檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”等榮譽(yù)和稱號(hào)。

眾和公司至今已完成了12個(gè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔與驗(yàn)收工作。在實(shí)踐中我們遵照《檔案法》建立檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的要求，逐漸學(xué)習(xí)和完善，做好重大項(xiàng)目檔案的歸檔與管理工作。

2 開展重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐與探討

（1）公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，宏觀上把檔案工作納入公司方針目標(biāo)和年度計(jì)劃，微觀上公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案管理部門研究指導(dǎo)工作，針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目建設(shè)前期公司成立了以主管項(xiàng)目工程的副總經(jīng)理為組長，包括審計(jì)部、工程部、安環(huán)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、信息化中心、綜合檔案室專項(xiàng)監(jiān)督小組，其中綜合檔案組下設(shè)建設(shè)方、監(jiān)理方、施工單位、設(shè)計(jì)等各參建方，劃分明確項(xiàng)目檔案管理中責(zé)任權(quán)力，嚴(yán)格落實(shí)“誰主辦、誰形成、誰負(fù)責(zé)”以及“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和分級(jí)管理”的原則，將檔案保管、整理等每個(gè)細(xì)節(jié)落實(shí)到具體人員身上。同時(shí)，結(jié)合重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際需要，采取“前期做好技術(shù)交底、標(biāo)準(zhǔn)要求，全過程控制，同步歸檔、分階段移交”的管理方式，全過程檢查、落實(shí)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求。

為了保證建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔工作的順利開展，工程管理部每季度不定期組織項(xiàng)目部專、兼職檔案員、施工單位資料員、監(jiān)理資料員等各參加單位檔案負(fù)責(zé)人，以及各專業(yè)監(jiān)督小組具體檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)，講解建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、重要部分的檔案資料如何更好收集、以及后期竣工驗(yàn)收方法、收集過程中存在的問題、疑惑等，進(jìn)一步提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，明確建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、積累與歸檔的操作程序。

（2）建立健全管理制度，做到有法可依是搞好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)。建設(shè)項(xiàng)目周期較長，從立項(xiàng)、審批到竣工一般需要1—2 年時(shí)間，有的甚至3-5年，給項(xiàng)目文件材料的收集與積累工作帶來難度。我公司文件、圖紙的收集與歸檔全部實(shí)行了制度化管理，依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況制訂了2 個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，即《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理辦法》，進(jìn)一步完善了公司管理體系。在實(shí)施過程中，為進(jìn)一步加強(qiáng)管理力度，編制了眾和公司《眾和公司重大建設(shè)項(xiàng)目檔案技術(shù)交底》，向重大建設(shè)項(xiàng)目部資料員印發(fā)了《眾和公司重大建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔清單》，對(duì)施工方、監(jiān)理等各參建方進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從文件材料的收集、整理、積累到歸檔提出了具體要求。每年修訂、完善重大建設(shè)項(xiàng)目涉及的各相關(guān)單位需歸檔文件材料清單，以文件的形式下發(fā)到各相關(guān)單位，明確歸檔單位、歸檔范圍、歸檔時(shí)間及責(zé)任人，實(shí)行績效考核，有力地保證了歸檔工作的有效開展。

（3）從前端控制入手，抓過程管理是搞好文件材料收集工作的重要環(huán)節(jié)。針對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目工程周期長、管理部門多、施工單位多而雜的現(xiàn)狀，眾和公司加強(qiáng)了工程的前端控制，從工程立項(xiàng)開始進(jìn)行先期介入。工程管理部派出業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料收集工作的跟蹤指導(dǎo)，第一時(shí)間組織所有參建單位進(jìn)行一定的檔案技術(shù)交底，確定項(xiàng)目收集、歸檔范圍，整理、裝訂標(biāo)準(zhǔn)，以及各類文件施工現(xiàn)場的保管方式做好各項(xiàng)文件的電子備份，確保項(xiàng)目檔案的完整、有效、安全。

(a)從建設(shè)項(xiàng)目工程的立項(xiàng)審批開始，介入前端控制這個(gè)時(shí)期文件材料多而雜，主要包括工程立項(xiàng)來往行文和設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，容易造成流失。我們?cè)谂嘤?xùn)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，定期檢查文件材料的收集、積累和管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改進(jìn)和糾正。

(b)抓住項(xiàng)目建設(shè)的三個(gè)過程實(shí)行過程管理

一是工程前期工作階段。這個(gè)階段的主要工作是擬定項(xiàng)目建議書進(jìn)行可行性研究，編制計(jì)劃任務(wù)書進(jìn)行設(shè)計(jì)和概算，這個(gè)階段形成的文件材料是項(xiàng)目工程的基礎(chǔ)資料。

二是施工階段。此階段將進(jìn)行設(shè)備訂貨，編制設(shè)計(jì)施工圖、施工圖概算，組織施工等，將產(chǎn)生大量設(shè)計(jì)文件、圖紙，工程管理文件，施工文件及工藝設(shè)計(jì)、設(shè)備文件，財(cái)務(wù)、器材管理文件。

三是竣工階段。此階段將產(chǎn)生竣工文件、監(jiān)理文件、決算資料及環(huán)保、衛(wèi)生、消防、質(zhì)量評(píng)審文件等，工程管理部將組織全部文件材料的接收歸檔工作。

抓過程控制就是要按工程進(jìn)度的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，把握工程進(jìn)程各個(gè)環(huán)節(jié)，不失時(shí)機(jī)地做好文件材料的收集工作，避免文件材料的流失。為了保證文件、圖紙齊全完整，將檔案資料的收集管理工作納入到工程質(zhì)量管理、進(jìn)度管理環(huán)節(jié)，制定歸檔計(jì)劃，監(jiān)督小組按照計(jì)劃每月進(jìn)行檢查、推進(jìn)，專、兼職檔案員要每周參加項(xiàng)目例會(huì)，第一時(shí)間掌握項(xiàng)目進(jìn)度、檔案工作進(jìn)度，變“事后收集”為“事前知曉”和“事中管控”，進(jìn)一步明確責(zé)任，將文件材料的收集與歸檔納入施工方合同管理中，設(shè)專人負(fù)責(zé)收集管理，并且由項(xiàng)目監(jiān)理負(fù)責(zé)督促和檢查，為文件材料歸檔的完整、齊全提供了組織保證，做到檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目同步，即與工程建設(shè)同步、與項(xiàng)目檢查同步、與竣工驗(yàn)收同步。

（4）抓好組織協(xié)調(diào)，使檔案工作融入重大建設(shè)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)化管理體系中。

一個(gè)重大建設(shè)項(xiàng)目是由工程管理部牽頭，若干部門、參加單位配合共同實(shí)施的系統(tǒng)工程。我公司工程管理部在項(xiàng)目啟動(dòng)之初就建立了與各相關(guān)部門之間及各參建單位之間的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，使項(xiàng)目檔案工作始終處于檔案部門的掌控之中，確保項(xiàng)目檔案的完整與安全。

一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目所形成的檔案文件材料內(nèi)容廣泛，基建工程、儀器儀表、設(shè)備、非標(biāo)制造以及相關(guān)各類檔案文件材料如同一個(gè)資料庫，記載了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程。以公司通過驗(yàn)收的《污水處理工程項(xiàng)目》為例，形成的項(xiàng)目檔案共267卷，這樣一個(gè)龐大的文件材料系統(tǒng)，從收集、整理到歸檔，工作量之大、時(shí)間之長是可想而知的。因此在建設(shè)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)體系中必須抓好組織協(xié)調(diào)，爭取及時(shí)得到相關(guān)部門的支持，使檔案文件材料在施工流程中得以積累和保存，保證各類文件材料的齊全、完整和系統(tǒng)。

（5）做好重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、鑒定和歸檔管理工作。

為了保證重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料的齊全完整，工程管理部規(guī)定檔案人員必須參加基建工程竣工鑒定驗(yàn)收會(huì)議，參加引進(jìn)設(shè)備儀器開箱，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行收集和檢查。我們制定了重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔計(jì)劃，對(duì)歸檔的文件材料名稱、時(shí)間、單位、責(zé)任人做了詳細(xì)安排，并下發(fā)到項(xiàng)目部及相關(guān)部門，組織文件材料歸檔；編制了項(xiàng)目總目錄，將所有文件材料進(jìn)行分類、審核，對(duì)是否為原件，簽字、蓋章等手續(xù)是否齊備，圖紙編制是否符合規(guī)范等進(jìn)行鑒定；審核文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、邏輯性，并按照建檔規(guī)范進(jìn)行分類、排序、組卷，方便提供利用。

（6）做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案自檢和專項(xiàng)驗(yàn)收工作。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案形成后，由工程管理部組織生產(chǎn)部、安環(huán)部、信息化中心，項(xiàng)目監(jiān)理和公司綜合檔案室等相關(guān)人員對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)行全面檢查，對(duì)項(xiàng)目工程生產(chǎn)狀況，設(shè)備運(yùn)行情況，消防、環(huán)保、安全、衛(wèi)生達(dá)標(biāo)情況，工程決算，檔案的分類、編目與歸檔情況進(jìn)行全面檢查。對(duì)歸檔文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的方面提出整改與補(bǔ)充，通過采取以上控制措施，有效地提高了重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。在基本具備檔案專項(xiàng)驗(yàn)收條件的情況下，形成檔案專項(xiàng)檢查自檢報(bào)告，并向當(dāng)?shù)爻青l(xiāng)檔案館提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

（7）根據(jù)不同工程建設(shè)期間進(jìn)行檔案的整理分類和歸檔工作。

通常重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期，會(huì)表現(xiàn)出很明顯的階段性，根據(jù)這個(gè)特點(diǎn)就能對(duì)不同時(shí)期各子工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理。所有檔案管理人員要確保自身的工作內(nèi)容是和工程建設(shè)同步進(jìn)行，隨時(shí)了解和查找所需各項(xiàng)檔案資料，當(dāng)該項(xiàng)工程完成后，能夠立馬進(jìn)行分類立卷編號(hào)工作，其中進(jìn)行分類時(shí)，可以利用四級(jí)類目分類，也就是根據(jù)不同專業(yè)進(jìn)行單項(xiàng)目的分類立卷工作。

（8）加強(qiáng)項(xiàng)目過程中影像檔案規(guī)范化管理。

在重大建設(shè)項(xiàng)目初期，根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃安排，工程管理部組織施工方、監(jiān)理方及其他參加單位方召開影像檔案拍攝討論會(huì)，制定拍攝大綱，工程管理部后期每月根據(jù)安排情況進(jìn)行檢查，及時(shí)對(duì)完成拍攝的照片、重要部分的隱蔽驗(yàn)收照片、視頻等影像資料編輯歸檔，確保工程項(xiàng)目完工后，相應(yīng)的影像資料歸檔完畢。

3 幾點(diǎn)體會(huì)和思考

在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐中我們認(rèn)識(shí)到：提高認(rèn)識(shí)是做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的關(guān)鍵；建立健全各項(xiàng)管理制度是基礎(chǔ)；收集、歸檔制度化是重要保證；各部門、參建方的密切配合，形成項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)檔案工作與重大建設(shè)項(xiàng)目的同步化管理是有效手段。

通過重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，提高了全員的檔案意識(shí)，確立了檔案工作的地位，擴(kuò)大了檔案的影響，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案從收集、管理到專項(xiàng)驗(yàn)收的全過程，始終貫穿依法治檔、依法建檔的理念，為工程全面驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的開展，有力地促進(jìn)了我公司檔案管理工作，促進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案人員基本素質(zhì)的有效提升，同時(shí)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)檢查與驗(yàn)收也對(duì)檔案工作提出了新的要求。今后還需要對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案利用情況的典型事例進(jìn)行提煉，做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案編研工作，逐步實(shí)施重大建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化，提高重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效率，充分發(fā)揮重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用，進(jìn)一步促進(jìn)公司檔案管理工作整體水平的提高。