基于信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案管理分析

（邯鄲市邯山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 邯鄲 056000）

現(xiàn)代企業(yè)管理突出科學(xué)性與時(shí)效性，進(jìn)而給檔案管理工作提出了革新的強(qiáng)烈要求，對(duì)其開展信息化建設(shè)無(wú)疑成為最佳的變革途徑。現(xiàn)代企業(yè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為出發(fā)點(diǎn)，以科技為依托，以人才為突破，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最大服務(wù)價(jià)值。

一、信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的作用

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒有嚴(yán)格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時(shí)代背景下，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實(shí)可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，是企業(yè)建設(shè)的重要參考，在檔案管理中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時(shí)間，促進(jìn)檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實(shí)可靠。同時(shí)，利用信息化技術(shù)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù)，為檔案管理工作提供了便利性。

（二）有利于企業(yè)檔案的保存

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質(zhì)檔案是主要是保存形式，這種紙質(zhì)檔案的保存是有年限的，一旦過(guò)了保存的時(shí)間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至?xí)绊憴n案的完整性。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能夠有效避免這些問題，延長(zhǎng)檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進(jìn)行檔案的閱讀之后也不會(huì)檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，利用信息化技術(shù)中的加密技術(shù)，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術(shù)支撐。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，注重實(shí)效”的基本原則，按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求，有序推進(jìn)，逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動(dòng)檔案管理機(jī)制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業(yè)檔案工作者工作效率，以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的幾點(diǎn)建議

（一）改進(jìn)檔案管理理念思想是行動(dòng)的先導(dǎo)

在各行各業(yè)信息化發(fā)展如火如荼的當(dāng)下，企業(yè)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責(zé)，納入年度考核。通過(guò)戰(zhàn)略思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案手工整理向計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的模式過(guò)渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統(tǒng)，把檔案資源的信息和價(jià)值充分加以開發(fā)和利用，助力企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展。

（二）制定完善的檔案管理工作制度

在企業(yè)中，相關(guān)的管理人員必須要制定完善的檔案管理工作制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的頭上，進(jìn)而使檔案管理工作的作用得到充分的發(fā)揮，有效推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。首先，管理部門要優(yōu)化檔案管理部門與公司其他部門之間的關(guān)系，提高檔案管理工作的順暢性，進(jìn)而提高員工的檔案管理意識(shí)，同時(shí)高層人員也要建立電子監(jiān)管體系，對(duì)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)控，從而確保檔案管理工作的真實(shí)與準(zhǔn)確性。其次，企業(yè)的高層管理人員，也要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與公司的發(fā)展息息相關(guān)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)。最后，加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，設(shè)置權(quán)限，以此確保檔案數(shù)據(jù)的安全，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

（三）推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。按照“簡(jiǎn)化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)檔案資源信息進(jìn)行分類，形成各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務(wù)，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。

（四）培養(yǎng)復(fù)合型的信息化人才

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必然需要進(jìn)行信息技術(shù)的革新，而對(duì)于技術(shù)革新來(lái)說(shuō)，需要就是人才的培養(yǎng)，需要人才的不斷滿足我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的要求。檔案，對(duì)于我國(guó)人才隊(duì)伍建設(shè)來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)步的進(jìn)行培訓(xùn)，提升培訓(xùn)的積極作用，這樣才能夠不斷幫助我國(guó)國(guó)有企業(yè)更好的發(fā)展。對(duì)于人才隊(duì)伍建設(shè)來(lái)說(shuō)，需要不斷培養(yǎng)研究性、管理性和信息化性的復(fù)合型人才，這樣才能夠滿足我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本要求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代背景下檔案管理工作有了新的發(fā)展形式，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的檔案資源，同時(shí)也能夠增強(qiáng)檔案的安全性，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。