醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

（湖南省人民醫(yī)院，湖南 長(zhǎng)沙 410007）

醫(yī)院檔案管理指的是將醫(yī)院文書(shū)、大量的病例、科技信息與人事信息等原始記錄進(jìn)行收集與管理。醫(yī)院通過(guò)辦公室檔案管理工作，可以為醫(yī)院其他工作提供重要的檔案信息支持，是醫(yī)院辦公室管理不可或缺的重要組成部分。對(duì)醫(yī)院而言，優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作是新形勢(shì)下的醫(yī)院辦公室工作改進(jìn)與優(yōu)化的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)自身檔案信息管理水平和利用水平提升的內(nèi)在要求。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）尚未認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院的本職工作是“救死扶傷”，而新醫(yī)改也主要關(guān)注的是醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理體制方面的改革，對(duì)檔案管理工作始終沒(méi)有給予足夠的關(guān)注及重視。所以尚未針對(duì)檔案管理工作制定完善的管理制度，也沒(méi)有明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，最終便造成了檔案管理工作流于形式的局面。因?yàn)榉止茉侯I(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以下級(jí)員工自然產(chǎn)生了很多懈怠或“應(yīng)付了事”的心態(tài)，具體表現(xiàn)為相關(guān)檔案、文件資料在用完后沒(méi)有及時(shí)送往檔案室，這類問(wèn)題在無(wú)形中便造成了很多原始資料的缺失。加之檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此相關(guān)工作的實(shí)際質(zhì)量以及檔案資料的利用率根本無(wú)法保證。

（二）缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，工作方式落?/h3>

綜合實(shí)際調(diào)查結(jié)論分析，眼下國(guó)內(nèi)大部分醫(yī)院其實(shí)并沒(méi)有建立起完善的檔案管理制度，因此檔案資料的收集、整理以及開(kāi)發(fā)利用等工作中便出現(xiàn)了很多問(wèn)題。少部分醫(yī)院中雖說(shuō)已經(jīng)建立起了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，但因?yàn)閸徫宦氊?zé)劃分尚不夠細(xì)致、規(guī)范，所以實(shí)際工作效率同樣無(wú)法保證。再者，當(dāng)前國(guó)內(nèi)很多二三級(jí)醫(yī)院中仍在沿用以手中管理為主的檔案管理模式，整體信息化程度較低，所以實(shí)際管理效率以及對(duì)于檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效果仍難有提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案管理意識(shí)薄弱的問(wèn)題也在影響著各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)，而且由于人為疏忽造成的資料丟失、損毀的問(wèn)題也不在少數(shù)?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)醫(yī)院中負(fù)責(zé)這部分工作的員工大都屬于“非科班出身”的業(yè)余人員，因?yàn)闆](méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，所以缺乏應(yīng)對(duì)檔案管理工作的理論知識(shí)，更不知道該以什么樣的標(biāo)準(zhǔn)完成檔案資料的收集、整理、歸檔和開(kāi)發(fā)利用。因此大都只能以“一邊學(xué)習(xí)、一邊摸索”的方式被動(dòng)地開(kāi)展工作，所以工作效率根本無(wú)法保證。在薪資福利待遇無(wú)法大幅度調(diào)整的情況下，我們無(wú)法通過(guò)招聘的方式選擇專業(yè)的檔案管理人才負(fù)責(zé)這方面的工作，所以需要在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作中下足功夫。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

（一）做到與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先，檔案管理思維與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)前，大部分檔案管理工作中綜合素質(zhì)都尚未滿足時(shí)代發(fā)展要求，專業(yè)知識(shí)的缺乏以及相關(guān)意識(shí)的淡薄導(dǎo)致了資料管理中出現(xiàn)了許許多多的問(wèn)題，資料分類不明確以及未及時(shí)分類等問(wèn)題十分突出，以至于檔案的價(jià)值很難體現(xiàn)，同時(shí)給人們使用和查閱檔案造成了很大的阻礙。因此，在安排辦公室檔案管理工作時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)具備變通思維，不斷完善優(yōu)化現(xiàn)有制度，做到與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代接軌。

其次，具備較強(qiáng)的檔案管理安全意識(shí)。檔案具有十分重要的價(jià)值，所以在保管時(shí)應(yīng)該盡可能保證其安全性。若是紙質(zhì)檔案應(yīng)該注意防火、防盜并做好相關(guān)防潮措施，保證檔案的整潔和安全。若是電子檔案應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，杜絕被病毒以及黑客入侵的可能，并且將相關(guān)資料進(jìn)行備份以防萬(wàn)一。醫(yī)院工作者在進(jìn)行查閱和下載時(shí)也應(yīng)該注重資料的安全性和私密性。

（二）優(yōu)化檔案信息資源，拓展開(kāi)發(fā)利用途徑

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案信息資源，拓展開(kāi)發(fā)利用途徑。具體如下：

首先，加強(qiáng)源頭管理。加強(qiáng)檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)以及利用，是加強(qiáng)源頭管理的重中之重。具體應(yīng)從幾個(gè)方面入手：一是，和工作人員直接掛鉤。對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)，就需要提高他們的工作效率和工作能力。在工作中，工作人員應(yīng)該熟悉檔案信息資源的處理情況以及儲(chǔ)備情況，準(zhǔn)確的把關(guān)檔案信息在分類和資源利用中的質(zhì)量。二是，對(duì)于檔案室的工作人員而言，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)了很多工作人員自身的素質(zhì)以及能力問(wèn)題。他們的工作能力并不能夠很完善的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理，還有就是業(yè)務(wù)不熟練。如果要解決這一問(wèn)題，就需要醫(yī)院根據(jù)自身的實(shí)際狀況，有針對(duì)性的對(duì)工作人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)能力以及管理方面的培訓(xùn)，同時(shí)也需要加大對(duì)工作人員積極性的提升。

其次，循序漸進(jìn)的進(jìn)行檔案信息資源管理。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過(guò)程中，首先要注重細(xì)節(jié)方面的把握，注重平時(shí)工作的注意事項(xiàng)，不能有疏漏之處。細(xì)節(jié)決定成敗，所以平時(shí)的工作中可以以點(diǎn)及面，從最細(xì)微的工作開(kāi)始做起。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過(guò)程中，如果能夠從源頭上就注重細(xì)節(jié)的把握，防止出現(xiàn)一些細(xì)小的問(wèn)題而沒(méi)有去忽視它，那么由點(diǎn)及面的合理應(yīng)用，能夠保證醫(yī)院檔案信息資源管理的系統(tǒng)化和精細(xì)化。

（三）注重信息技術(shù)在檔案管理中的利用

加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的突出地位，那么資金的支持是最有必要的。資金的投入，可以保證醫(yī)院信息存儲(chǔ)技術(shù)的先進(jìn)性、設(shè)備的完備性等。這種專業(yè)化的手段能夠提高工作效率并且滿足現(xiàn)代化的發(fā)展。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，技術(shù)的革新對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案信息資源的管理提出了更高的要求，技術(shù)的完善也給檔案信息資源管理帶來(lái)了更多的機(jī)遇。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息的更新與傳遞更加迅速。在新背景下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員更應(yīng)當(dāng)努力地提升自身的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，不斷地更新檔案管理工作意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理工作方法，提升檔案管理工作效率，從而為醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)工作提供有力的支持。