淺談企業(yè)人事檔案材料的收集

（國網(wǎng)青海省電力公司海西供電公司，青海 格爾木 816099）

一、收集工作在人事檔案管理工作中的重要性

收集工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。人事檔案材料不是由檔案管理人員編寫形成的，而是產(chǎn)生于和員工有一定關(guān)系的各相關(guān)部門的現(xiàn)實工作中。是人事檔案管理部門檔案管理人員按照檔案材料分類通過各種渠道將所管人員新近產(chǎn)生的人事檔案材料收集起來整理而成的。人事檔案管理人員通過收集材料,把所管人員的有關(guān)信息材料統(tǒng)一收集整理組成案卷,為整個人事檔案管理與建設(shè)工作提供物質(zhì)保障。

二、把握好人事檔案材料的形成規(guī)律

人事檔案材料收集與其他事物發(fā)展一樣都有自身規(guī)律,只有善于觀察、分析、總結(jié)才能找出其中的規(guī)律性,為人事檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。

（一）信息規(guī)律

所謂信息規(guī)律就是要善于把相關(guān)信息和人事檔案材料的產(chǎn)生聯(lián)系起來,判斷哪些信息會產(chǎn)生應(yīng)該歸檔的人事檔案材料,并及時收集歸檔。例如，利用公司告信息掌握公司近期進(jìn)行的各項工作，從相關(guān)信息中判斷所需材料，及時準(zhǔn)確收集到所需歸檔材料；收到有關(guān)干部提拔、人員調(diào)整信息,則要及時收集干部任免審批表、考察等材料；對公司職稱評審、技能鑒定等工作結(jié)束后,及時與部門專責(zé)溝通收集專業(yè)技術(shù)評定表等材料。要想掌握好這些規(guī)律,檔案工作者應(yīng)隨時關(guān)注公司的發(fā)展動態(tài),充分利用現(xiàn)代辦公信息手段，及時獲取各種信息,更好地做好檔案材料收集工作。

（二）時間規(guī)律

所謂時間規(guī)律是指在每年一定時間內(nèi)會形成一定的檔案材料,即人事檔案材料的形成有一定的時間規(guī)律。例如,公司年度職代會、營銷會、安全會中表彰先進(jìn)材料；“七一”黨委評選“優(yōu)秀共產(chǎn)黨員”和“優(yōu)秀黨務(wù)工作者”等。每次評選或表彰活動都會形成先進(jìn)人物的先進(jìn)事跡材料,掌握這些檔案材料形成的時間規(guī)律,可以有針對性地及時收集；相反,如果錯過時機(jī),有些材料可能會丟失或損壞,造成無法挽回的局面。

（三）動態(tài)規(guī)律

人事檔案不像其他檔案那樣,形成后很少變化,它是不斷充實變化的,檔案材料隨著個人工作、業(yè)績成績的變化而變化。一般來說,凡是人事檔案記載的內(nèi)容發(fā)生變化,就會相應(yīng)的形成反映變化過程的材料。例如,定期填寫的干部履歷表,表內(nèi)學(xué)歷和職務(wù)欄內(nèi)填寫的內(nèi)容如有變化時,就必然形成職務(wù)任免審批表和各種學(xué)歷材料;員工學(xué)歷發(fā)生變化,其工資級別也相應(yīng)變化,就必然形成調(diào)整工資審批表;新填的登記表或呈報表中政治面貌發(fā)生變化,就必然會形成相應(yīng)的入黨、入團(tuán)材料等。

三、如何做好人事檔案材料收集工作

（一）增強(qiáng)檔案法律意識

首先,加大對人事檔案工作政策法規(guī)的宣傳。通過學(xué)習(xí)使人們認(rèn)識到不僅人事檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)真貫徹執(zhí)行,廣大員工及檔案材料形成部門也應(yīng)該自覺地遵循實施。其次,增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,使他們在思想上引起足夠重視,將檔案工作列入工作的議事日程。領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識增強(qiáng)了,對人事檔案工作的各個方面都會給予重視和支持,這樣就可以促進(jìn)人事檔案工作更好地開展。

（二）加大宣傳力度,提高檔案意識

人事檔案材料的形成,牽扯的部門多,并且涉及到每位員工,時間又不固定，要把那些分散的,而且是不斷產(chǎn)生和形成的材料收集歸檔,光靠檔案管理人員的努力還遠(yuǎn)不夠,必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支、持,有形成材料的部門的配合和協(xié)助。

（三）建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)制度

首先,建立檔案網(wǎng)絡(luò)收集聯(lián)系制度。檔案材料形成部門為網(wǎng)絡(luò)收集成員單位，明確網(wǎng)絡(luò)成員單位職責(zé)，收集材料的歸檔范圍及送交時限，收集網(wǎng)絡(luò)制度的建立,可以全面、系統(tǒng)地開展檔案材料收集工作,有利于發(fā)現(xiàn)有價值的材料,并將工作中形成的歸檔材料及時完整的收集歸檔，把反映員工德、能、勤、績的材料不斷地充實到檔案中去。其次,建立定期催要制度。人事檔案管理部門不能坐等材料形成部門把檔案材料送上門來,要根據(jù)實際情況,及時向涉及產(chǎn)生材料部門索要形成的檔案材料,如公司開展的技能競賽、演講、發(fā)表論文及獲獎等材料,要集中統(tǒng)一收集,以便保證檔案材料的齊全、完整。

（四）積極收集,嚴(yán)格把關(guān),保證人事檔案的真實完善

作為檔案管理人員,要密切與相關(guān)部門的工作聯(lián)系,注意了解管理范圍內(nèi)的人事信息變動,變被動等待為主動收集。對應(yīng)該及時轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的材料要及時辦理相關(guān)手續(xù),不等不靠。面對較難收集的材料,要出主意想辦法,不厭其煩,加大收集力度。盡量保證檔案材料的及時、齊全、完整,保證檔案收集工作高效、為人力資源管理工作提供完整而全面的人事信息。

（五）實現(xiàn)檔案管理信息化

人事檔案材料收集的及時、完整是做好人事工作中各項工作的前提。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代,現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的手工操作管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會要求，這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地維護(hù)人事檔案信息，提高人事信息管理的時效性。總之,只有充分認(rèn)識人事檔案材料收集工作在整個人事管理中的特殊地位,分析、掌握檔案材料的收集規(guī)律,建立健全檔案材料收集制度,才能做好人事檔案材料收集工作。工