新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

（鎮(zhèn)江市城市干道建設(shè)監(jiān)理處，江蘇 鎮(zhèn)江 212000）

一、新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）難以把握原始性、真實(shí)性

由于電子檔案的可篡改特性，所以可靠性不高，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子檔案的真實(shí)性和原創(chuàng)性相對(duì)較低。加之缺乏重視，使得電子檔案管理工作缺少嚴(yán)謹(jǐn)性。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理工作中，管理人員的思想和概念沒有及時(shí)地提升。另外在對(duì)電子檔案管理的過(guò)程中，電子檔案管理人員經(jīng)常對(duì)內(nèi)容是否正確缺乏明確地把握，從而降低了電子檔案的真實(shí)性。

（二）保存電子檔案長(zhǎng)久的難度

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字環(huán)境的制約，以及存儲(chǔ)載體、軟件服務(wù)系統(tǒng)和電子設(shè)備技術(shù)的制約，電子檔案的存儲(chǔ)是電子檔案管理中的一個(gè)難點(diǎn)。電子檔案的存儲(chǔ)載體非常脆弱，對(duì)環(huán)境要求非常嚴(yán)格。天氣、網(wǎng)絡(luò)病毒等等一些因素都會(huì)對(duì)存儲(chǔ)載體造成不可逆轉(zhuǎn)地危害。另外存儲(chǔ)載體的使用壽命不長(zhǎng)，在更換載體的過(guò)程中也會(huì)導(dǎo)致?lián)p壞，丟失檔案信息。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，電子檔案管理部門許多人認(rèn)為電子檔案管理工作，是把電子檔案管理作為僅保留的信息的交易性工作，這種工作對(duì)未來(lái)發(fā)展沒有積極的意義。這一誤區(qū)影響了我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。除了有關(guān)部門對(duì)電子檔案管理缺乏重視外，一些檔案管理人員的管理質(zhì)量也不高，這就對(duì)電子檔案的管理產(chǎn)生了很大的負(fù)面影響。作為檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理人員的自我綜合素質(zhì)取決于管理的質(zhì)量。

（四）缺乏統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

許多企事業(yè)單位在日常電子檔案管理工作中沒有制定嚴(yán)格的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了實(shí)際檔案管理工作中，容易出現(xiàn)一些檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成的問(wèn)題。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，電子文件的后續(xù)維護(hù)和刪除變得非常困難。

（五）電子檔案管理技術(shù)亟待優(yōu)化

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案更易于修改，無(wú)法保證檔案的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，在電子檔案的管理過(guò)程中，管理技術(shù)無(wú)法更新，導(dǎo)致后期檔案的維護(hù)和存儲(chǔ)困難，影響到整個(gè)單位的電子檔案管理。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策

（一）完善檔案管理規(guī)章制度

首先，應(yīng)根據(jù)較好地策劃良好規(guī)則和法規(guī)，完善檔案管理的相關(guān)規(guī)則和規(guī)定。要更好地規(guī)劃電子檔案的工作方式，在人員管理中采取更先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)監(jiān)督，提高管理者的綜合素質(zhì)。為了使管理人員更加重視管理工作，必須建立獎(jiǎng)懲分明的考核體系。懲罰檔案工作者在實(shí)際檔案管理中的失誤，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高效的查處，提高檔案工作者的工作能力，可以提高檔案工作者在檔案管理中的積極性。為了改變檔案管理部門集體吃大鍋飯的現(xiàn)象，需要能力強(qiáng)的員工承擔(dān)更繁重的工作任務(wù)，能力弱的員工不受工作環(huán)境的影響，造成強(qiáng)者不強(qiáng)、弱者不弱的現(xiàn)象。這對(duì)整個(gè)電子文件管理工作是非常不利的，工作環(huán)境的自然選擇可以激發(fā)管理者的戰(zhàn)斗精神，使管理工作更加務(wù)實(shí)有效。

（二）加強(qiáng)檔案管理重視程度

檔案管理在整個(gè)社會(huì)的發(fā)展中起著非常重要的作用，但檔案管理在社會(huì)中的實(shí)際地位卻越來(lái)越低，并逐漸接近邊緣。電子檔案雖然也采用了科技手段，但發(fā)展空間仍然很大，使用需求也存在很大不足。為了避免今后電子檔案的使用出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤，電子檔案的發(fā)展需要及早。社會(huì)需要關(guān)注，相關(guān)部門需要更多的關(guān)注，檔案管理人員還需要更多的關(guān)注。這樣可以改善檔案管理工作，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高管理資源的投入。

（三）規(guī)范電子文件真實(shí)、安全操作

針對(duì)電子文件的真實(shí)性問(wèn)題，首先要從各個(gè)方面做好防范。為了避免在信息管理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員在接收信息的過(guò)程中要對(duì)信息進(jìn)行整理，并對(duì)重要信息進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)原因造成相關(guān)信息的丟失。同時(shí)，管理人員必須按照相關(guān)的操作程序?qū)ξ募M(jìn)行檢查和歸檔，避免因主觀疏漏造成的錯(cuò)誤；其次，在文件管理過(guò)程中，要加強(qiáng)監(jiān)督投入。為了最大限度地減少管理過(guò)程中的錯(cuò)誤，需要加強(qiáng)對(duì)電子文件管理的監(jiān)督，對(duì)管理人員歸檔的文件進(jìn)行隨機(jī)檢查，或?qū)τ嘘P(guān)文件進(jìn)行定期檢查，并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行登記和保存，以保證文件的真實(shí)性。最后，相關(guān)部門應(yīng)制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，可以幫助單位建立合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)此標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施可以減少操作失誤，提高電子文件管理的效率。

（四）使用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一軟件記錄信息

為避免檔案信息在傳遞和接收過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，電子文檔管理部門應(yīng)安裝統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)軟件。通過(guò)安裝統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)軟件，可以很好地保證信息的真實(shí)性，大大提高文件信息傳輸?shù)乃俣?，提高工作效率。管理人員進(jìn)行文件管理的同時(shí)必須注意對(duì)各種文件進(jìn)行分類歸檔，這不僅有利于管理，也便于以后的文件信息查閱。

（五）進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理人才培養(yǎng)

首先，對(duì)檔案管理人員的招聘進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格的考核。根據(jù)對(duì)應(yīng)聘者的觀察，對(duì)應(yīng)聘者的能力和個(gè)人。檔案管理部門在人事檔案中具有的優(yōu)勢(shì)，適合檔案管理部門的管理人員可在大量人事檔案中選擇。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門人員的培訓(xùn)，向先進(jìn)的城市和國(guó)家派出優(yōu)秀的員工學(xué)習(xí)文件管理技術(shù)，將先進(jìn)的文件管理技術(shù)應(yīng)用于當(dāng)前的檔案管理工作，在適當(dāng)?shù)奈募哟紊细行У靥岣邫n案的歸檔效率。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想道德教育，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)，使電子檔案管理工作更加認(rèn)真，減少檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)更加突出。

三、結(jié)果

綜上所述，在信息時(shí)代發(fā)展的背景下，在提高電子技術(shù)應(yīng)用水平的同時(shí)，也要注意電子技術(shù)應(yīng)用中存在的問(wèn)題。在新形勢(shì)的發(fā)展背景下，推進(jìn)電子檔案管理不僅要優(yōu)化其管理體制，轉(zhuǎn)變電子檔案儲(chǔ)備的形式，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，更要注重細(xì)節(jié)。在實(shí)際中，電子檔案管理工作不斷優(yōu)化，電子檔案的有效性得到提高，電子檔案管理工作質(zhì)量得到保障，國(guó)家電子檔案管理工作可以樹立持續(xù)發(fā)展的理念。