檔案管理模式研究述評
——基于英文文獻的分析

連明德/成都飛機設計研究所

為了對檔案資料進行妥善保管和合理利用，需要應用一定的理論思想、管理方法和管理制度等，所應用的檔案管理理論思想、檔案管理方法和管理制度等統(tǒng)稱為檔案管理模式。了解國外檔案管理模式研究的進展情況，對于推動新時代我國檔案事業(yè)發(fā)展具有積極作用。本文選取SSCI、Science Direct和LISA（Library and Informa tion Science Abstract）三個數(shù)據(jù)庫進行檢索（檢索時間為2019—1—12），限定語種為英語，得到64篇有效論文，將論文的年份、作者、關鍵詞、所發(fā)表的期刊、作者所屬的研究機構等信息進行統(tǒng)計，并結合論文內容進行分析，尋找國外研究的共性特征，以把握國外關于檔案管理模式研究的情況。

1 國外檔案管理模式研究的特征分析

第一，考察文章發(fā)表的時間，發(fā)現(xiàn)三個數(shù)據(jù)庫中收錄最早的關于檔案管理模式研究的論文出現(xiàn)于1986年[1]，此后6年里沒有相關的論文發(fā)表，1992年開始才有少量文章發(fā)表，總體而言20世紀90年代相關研究較少。從2001年開始論文數(shù)量逐漸增加，到2012年進入高速增長期，此后的幾年每年論文數(shù)量都在5篇以上，可見這一時期是檔案管理模式研究的集中期。

第二，考察作者情況，發(fā)現(xiàn)國外關于檔案管理模式研究的論文主要來自21個國家，美國的最多（10篇），韓國的其次?？梢悦鞔_作者單位的有56篇，來自高校的有51篇，并且大部分都集中在信息科學技術學院、信息管理學院、圖書情報學院和歷史學院等，這與上述學院開設文件與檔案管理、信息管理等相關課程密切相關；美國的阿拉巴馬州立大學、亞利桑那州立大學等州立大學，馬來西亞國民大學，澳大利亞莫納什大學以及南非大學都是研究集中地。Zawiyah M.Yusof和McKemmish Sue是該研究領域的專家，發(fā)表的論文都在3篇以上。

第三，考察文章主題，可以看出“檔案管理”“電子文件”“文件保存”“信息系統(tǒng)”等主題是國外檔案管理模式研究的焦點。關鍵詞在一定程度上揭示了文章的主要內容和研究主題。對64篇論文的關鍵詞進行統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)“檔案管理（Records Management）”“電子文件（Electronic Records）”“模式/模型（Model）”“檔案管理模式（Records Management Model）”“文件保存（Record Keeping）”是排名前五的關鍵詞。此外“檔案管理”“模式”“電子文件”“文件保存”“信息系統(tǒng)”的出現(xiàn)頻率也比較高，這在一定程度上說明了信息技術發(fā)展對檔案管理模式研究具有重要影響。

2 國外檔案管理模式研究的特點探討

2.1 檔案管理模式研究注重實踐分析，在技術層面和應用層面有廣泛的研究

在檔案管理模式研究領域，國外絕大多數(shù)學者都是從實踐角度出發(fā)進行研究，研究純理論的文章很少。國外學者通過構建各種模型來闡釋檔案管理模式。馬來西亞國民大學的MokhtarUmi Asma和Zawiyah M. Yusof等認為分類是文件管理的核心，據(jù)此提出基于功能的分類模型用以管理馬來西亞公共機構的電子文件，簡化了檢索、評價和處理文件的過程[2]。他們介紹了馬來西亞Syariah法院電子文件管理實踐，分析了該法院現(xiàn)有的電子文件管理模式，具體說明了分類方面的問題，并揭示了E-Syariah系統(tǒng)只是為存儲和檢索目的而設計的，沒有考慮分類功能，不適合用來進行電子文件管理[3]。還將文件管理模式分為功能性模式和概念性模式，并對現(xiàn)有的檔案分類模式進行討論和評價，評價結果成為提出新的檔案分類模式的依據(jù)之一[4]。

Darin Nikolowa等學者研究了波蘭國家數(shù)據(jù)存儲項目中分布式環(huán)境下數(shù)據(jù)存儲服務質量（QoS）管理的方法，認為QoS管理需要考慮存儲設備異構性、動態(tài)變化的數(shù)據(jù)訪問模式、客戶機的并發(fā)性和存儲資源的共享等條件，是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。當考慮使用云等虛擬化環(huán)境和共享資源的分布式計算環(huán)境時，問題變得更加復雜。他們提出一種新的存儲QoS管理模式，并描述了該模式在波蘭國家數(shù)據(jù)存儲項目中的實現(xiàn)[5]。

西班牙的Solana Pedro和Perez Daniel描述了在核能部門應用于文件管理的安全模式，在經驗的基礎上，分析該模式對文件安全管理的積極作用，并推廣該安全管理模式，以解決檔案系統(tǒng)、協(xié)作環(huán)境下的安全問題[6]。

2.2 關注技術革新對檔案管理模式的影響

國外的研究特別關注技術革新對檔案管理模式的影響，近年來重點關注電子文件和電子檔案存儲與管理，在檢索到的64篇論文中就有38篇是研究電子文件和電子檔案管理的。1997年，美國的Alan Kowlowitz和Kristine Kelly敏銳地意識到在商業(yè)行為日趨信息化的環(huán)境下，組織越來越多地根據(jù)電子信息來制定決策和進行管理，因此對組織產生的電子文件進行系統(tǒng)管理十分必要。他們建立了一套工具和系統(tǒng)原型，工具將基本的電子文件管理需求集成到應用程序開發(fā)計劃中，并納入信息管理系統(tǒng)的設計；系統(tǒng)是綜合文檔管理和工作流程管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)電子文件的訪問與分析，并且可以捕獲電子文件的流轉信息和歸檔記錄[7]。

國外學者的研究主要集中在電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)庫，以及云計算、文件管理向數(shù)據(jù)管理轉變上。如，美國亞利桑那州立大學的Johnston G.論述了在檔案管理系統(tǒng)的設計質量問題，討論了在信息系統(tǒng)開發(fā)中使用的三種模式，研究了DIRKS和ISO 15489兩種管理模式，并進一步探討了這些模式的優(yōu)缺點[8]。加拿大的Fresko M.介紹了2008年更新后的歐洲電子文件管理模式（MoReq 2008），認為這是電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和運行的新模式[9]。英國阿伯泰大學的LAVALLEE R. E.提出一個電子文件保管系統(tǒng)可以包含多個源系統(tǒng)，可利用不同的數(shù)據(jù)模型和分類方案存儲電子文件；文件管理代理與源系統(tǒng)通信耦合，通過文件管理代理來檢索源系統(tǒng)中的電子文件記錄和更新源系統(tǒng)中的索引[10]。意大利的Mauro Guerrini和Tiziana Possemato認為遠程數(shù)據(jù)訪問（RDA）使得類似于機讀目錄數(shù)據(jù)的簡單平面數(shù)據(jù)格式已經不足以表達文件實體之間的關系，因此提出了新的數(shù)據(jù)編目模型和鏈接，分析了多種元數(shù)據(jù)格式的遠程數(shù)據(jù)訪問，并提出了采集元數(shù)據(jù)應趨向于采集有效數(shù)據(jù)的理念，以實現(xiàn)從文件管理到數(shù)據(jù)管理的模式轉變[11]。

2.3 對特定領域檔案管理模式的研究較多，并關注專業(yè)檔案

早在2004年，德國學者Wendt聯(lián)合其他3位學者開發(fā)了一個醫(yī)療信息系統(tǒng)建模工具——3LGM2工具，利用該工具分析萊比錫大學醫(yī)院（UKLa）信息系統(tǒng)各部分建模的過程。學者們還建立了5個病人檔案歸檔的子信息系統(tǒng)模型，以支持創(chuàng)建一個新的文件管理和歸檔系統(tǒng)。印度的Millham Richard指出云計算具備為客戶提供低初始成本、可伸縮以及優(yōu)化使用和共享計算資源的能力，進而指出南非醫(yī)療保健領域的病人檔案數(shù)據(jù)管理云計算模式在云計算領域尤其受到關注的原因是云計算共享患者數(shù)據(jù)以優(yōu)化患者轉院過程，并能視需要分配醫(yī)療資源，提高了數(shù)據(jù)共享的能力、保障了數(shù)據(jù)安全[12]。德國海德堡大學的Heinze Oliver和Bergh Bjorn認為電子健康檔案管理需要加強權限管理，為此引入權限管理的信息模型，可以使患者在遠程授權訪問，并可以設置相關的限制參數(shù)來進行精準的訪問控制[13]。瑞典的Huvila Isto等強調個人檔案中背景信息的重要性，從三個案例（聲音藝術家的個人信息管理實踐、研究生個人的學術論文檔案管理、瑞典檔案機構的個人檔案管理）的研究出發(fā)，討論文件連續(xù)體模式的適用性及其泛化和連續(xù)體管理思維，解釋個人檔案不同背景信息的重疊和演變以及對個人檔案管理實踐的影響[14]。韓國的Kim Giyeong從政策科學的角度，采用兩種不同的案例研究方法進行分析，以基層官僚組織模型分析韓國軍隊檔案管理系統(tǒng)，用政策網(wǎng)絡模型分析韓國軍隊檔案管理人員，認為在分析涉及多個行動者的政策實施案例時，基層官僚模式存在一定局限性，在需要改進的問題點十分明確的情況下政策網(wǎng)絡模型十分有效，最終提出了針對韓國軍隊檔案管理的一些改進措施，如制定與政策機構（如國防部）的中長期發(fā)展規(guī)劃相匹配的檔案管理系統(tǒng)建設中長期發(fā)展計劃、制定檔案管理制度、做好檔案管理人員的培訓等[15]。

3 若干啟示

3.1 加強應用層面和技術層面的研究

國外檔案管理模式研究注重應用層面的研究，如驗證檔案管理模式的適用性時，會成立相關的項目組、花費數(shù)年時間進行驗證，再根據(jù)驗證結果決定適用與否，經過實驗驗證的檔案管理模式具有較強可推廣性。我國檔案管理模式大多是在開展工作的過程中積累并起來的，具有很強的地域性或部門特色，其“普適性”不強。今后應當注重檔案管理模式的“普適性”、可推廣性，集多種檔案管理模式之精髓，形成通用性較強的檔案管理模式，實踐部門可根據(jù)實際情況進行微調或優(yōu)化，這樣做能夠降低檔案管理模式推廣的成本。

提供技術支持是實現(xiàn)檔案科學管理的必要條件，特別是在檔案管理由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉變的當下，需要信息技術的支持，而建立優(yōu)質的檔案管理系統(tǒng)是體現(xiàn)技術支持的關鍵所在[16]。國外從檔案管理系統(tǒng)的概念框架、系統(tǒng)模型、數(shù)據(jù)庫建設、系統(tǒng)檢索、系統(tǒng)授權、數(shù)據(jù)共享、用戶維護等方面進行了全面研究，為檔案管理系統(tǒng)的建設提供了有力的支持。我國也有很多關于檔案管理系統(tǒng)的研究，但聚焦于技術應用層面的比較少，多數(shù)研究只是基于理論框架進行設計開發(fā)，缺乏相應的技術支持，會導致系統(tǒng)功能缺陷。因此，加強檔案管理系統(tǒng)建設技術層面的研究十分必要。

3.2 擴展研究領域并加強學科融合

在大數(shù)據(jù)以及檔案管理模式逐漸從文件管理向數(shù)據(jù)管理轉變的大背景下，檔案管理領域面對著需要管理海量數(shù)據(jù)的難題。海量數(shù)據(jù)來源于各行各業(yè)，涉及多個領域，且各領域的檔案數(shù)據(jù)都各有特色，數(shù)據(jù)形成、數(shù)據(jù)結構、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)管理要求等也各不相同。開展檔案管理時需要考慮多種因素，如數(shù)據(jù)的價值、分類方式、需采用何種方式存儲和處理以及權限設置等，因此必須擴展研究領域，了解和分析不同研究領域檔案數(shù)據(jù)的特點和管理需求，才能有的放矢地開展檔案數(shù)據(jù)管理。國外檔案管理模式的研究涉及醫(yī)院、高校、企業(yè)、社區(qū)、軍隊以及個人等不同領域，對我國相關領域的檔案管理模式選擇提供了借鑒。

大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)管理的科學化和規(guī)范化應該以檔案數(shù)據(jù)標準為支撐，檔案數(shù)據(jù)標準的制定必須以熟練掌握數(shù)據(jù)的內容和性質、產生和變化情況等為基礎，即要進行數(shù)據(jù)的前端控制和全生命周期管理。這離不開對數(shù)據(jù)來源學科知識的認識與理解，更離不開信息技術的支持，也離不開管理學等學科理論的指導。只有加強不同學科之間的融合，對各個學科的技術、理論以及產生的數(shù)據(jù)進行有針對性的研究，才能真正了解不同來源的數(shù)據(jù)特點，將其管理需求納入檔案數(shù)據(jù)管理標準，融入檔案數(shù)據(jù)的管理要求，進而選擇合適的檔案管理模式。