事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)初探

（山東省菏澤市單縣城市園林綠化服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

當(dāng)前大部分事業(yè)單位的檔案管理工作并未構(gòu)建一個健全的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化程度相對較低，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，加之在傳統(tǒng)檔案管理工作中遺留了一定的問題，這都是制約事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)的關(guān)鍵因素，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施來推動事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的順利開展。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)所存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，流程相對較為繁瑣，內(nèi)容相對較為復(fù)雜，特別是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用與普及，各類檔案資料數(shù)據(jù)的數(shù)量越來越多，這就很容易讓檔案管理工作相應(yīng)環(huán)節(jié)顯得較為混亂，對檔案管理工作的質(zhì)量及效率產(chǎn)生不利的影響。要想有效避免這類問題，就應(yīng)當(dāng)通過完善的檔案管理制度來產(chǎn)生相應(yīng)的制約作用[1]。但當(dāng)前大部分事業(yè)單位檔案管理所建立的制度相對而言不夠細(xì)化，所具備的可實行性相對較低，還需要根據(jù)時代發(fā)展特征對其進(jìn)行改良與優(yōu)化。

（二）檔案管理信息化程度較低

為了讓檔案管理人員的工作壓力得以降低，當(dāng)前大部分事業(yè)單位都逐漸使用信息化技術(shù)平臺來開展檔案管理工作，有效提升了檔案管理工作的效率。但其中仍然存在著一個問題，那便是部分事業(yè)單位在檔案管理信息化方面有著較低的標(biāo)準(zhǔn)化程度，各類軟硬件不夠規(guī)范與統(tǒng)一，不符合檔案規(guī)范化管理的基本要求，很容易對檔案信息的共享開發(fā)及使用產(chǎn)生一定的抑制效果，妨礙檔案所具備的作用得到充分的發(fā)揮。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)，就必須要求檔案管理工作人員有著較高的專業(yè)素質(zhì)，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員呈現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，大部分工作人員的職業(yè)道德意識以及業(yè)務(wù)技能還存在著一定的問題，需要對其進(jìn)行有效的提升。

（四）傳統(tǒng)檔案管理工作中遺留問題數(shù)量較多

近年來，事業(yè)單位檔案管理工作在不同階段都進(jìn)行了體制方面的改革，這也就導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理工作中的遺留問題抑制了檔案規(guī)范化管理建設(shè)的發(fā)展，例如傳統(tǒng)檔案管理工作中的編撰相對而言較為粗糙，并未完整地對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和記錄，并不具備較高的使用價值。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理路徑

（一）健全檔案管理工作相關(guān)制度

事業(yè)單位要想推動檔案規(guī)范化管理建設(shè)，就必須建立較為健全的檔案管理制度，包括但不限于《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》以及《檔案借閱制度》等，明確具體的檔案保管期限、歸檔范圍這類基本信息，不斷規(guī)范檔案管理工作流程，這樣一來才能夠符合事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時檔案管理制度應(yīng)當(dāng)與事業(yè)單位其余工作管理制度形成一個良好的銜接，共同組成一個完善的總體管理制度體系，并且也要將檔案管理制度添加至員工崗位責(zé)任制中，從而讓管理人員引起高度的重視，從而嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作制度，規(guī)范自身行為，確保檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

（二）提升檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)逐漸融入了人民群眾日常生產(chǎn)生活中，檔案管理信息化已經(jīng)是大勢所趨。為了有效推動檔案管理信息化建設(shè)，我國相繼頒布了《電子文件長期保存格式需求》、《電子文件元數(shù)據(jù)方案》這類文件，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循國家所頒布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)在格式方面的規(guī)范，滿足數(shù)據(jù)信息安全共享的基本要求[2]。同時事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)提升信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案管理的基本要求來實現(xiàn)自動化辦公的基本目標(biāo)，從而最大化地降低檔案管理工作人員的工作壓力，這樣不同單位之間就能夠完成相應(yīng)的檔案共享操作，并順利對檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，充分發(fā)揮出檔案自身所具備的作用與價值。

（三）針對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育

要想有效推動事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)，讓其職業(yè)道德意識得以提升，對自身工作引起高度的重視，從而有效規(guī)范自身的行為及思想，嚴(yán)格遵循相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)。同時也應(yīng)當(dāng)提升其專業(yè)技能水平，讓其能夠全方位地了解到檔案管理和信息化方面的理論知識，學(xué)會基本的實踐操作，增強其對于工作的勝任力，具備充分的素質(zhì)與能力，從而有效提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化程度。

（四）逐步解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的遺留問題

事業(yè)單位在開展檔案規(guī)范化管理建設(shè)的過程之中，應(yīng)當(dāng)高度重視傳統(tǒng)檔案管理工作中所存在的遺留問題，采取合理的措施來進(jìn)行解決，避免其對后續(xù)檔案規(guī)范化管理工作產(chǎn)生不利的影響[3]。例如在將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為信息化檔案時，就應(yīng)當(dāng)讓相關(guān)技術(shù)人員對檔案的基本內(nèi)容及時進(jìn)行審核與校正，針對其中有所遺漏的部分進(jìn)行補全，讓檔案信息的價值最大化。

結(jié)語：綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)大力推行規(guī)范化建設(shè)，有效提高檔案管理的規(guī)范化水平，明確當(dāng)前檔案規(guī)范化管理中所存在的問題，結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展實際特征，采取合理的措施來進(jìn)行解決，以此來增強工作效率以及工作質(zhì)量，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的良好發(fā)展。