試論事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法

（海東市平安區(qū)房屋征收與補(bǔ)償中心，青海 海東 810600）

由于檔案的數(shù)量多，種類雜，使事業(yè)單位的檔案管理工作效率不高，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也在持續(xù)的關(guān)注檔案的保存和利用工作，為檔案管理人員帶來了不小的壓力，各方都在積極努力的探尋檔案保存和利用的新方法，想要逐步的提高檔案保存和利用效率。

一、事業(yè)單位檔案保存和利用的作用

事業(yè)單位是我國政府使用國有資產(chǎn)建立的，事業(yè)單位數(shù)量比較多，像政府、教育、科技、文化、衛(wèi)生等這些服務(wù)性的機(jī)構(gòu)，一般都是事業(yè)單位。學(xué)校教育部門為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展培養(yǎng)人才；醫(yī)療系統(tǒng)為人們解除疾病的困擾；科技部門為我國科技發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。我國的經(jīng)濟(jì)和科技技術(shù)的發(fā)展，都離不開事業(yè)單位做出的努力和貢獻(xiàn)。事業(yè)單位經(jīng)過長時間的運(yùn)行，其中的檔案管理單位已經(jīng)具有成熟的檔案管理方法，通過對事業(yè)單位檔案的保存和利用，可以從中分析出事業(yè)單位在過去一段時間內(nèi)的運(yùn)營情況，也可以分析出事業(yè)單位的工作效率和辦公中存在的問題。在事業(yè)單位檔案保存和利用的工作過程中，得到的工作經(jīng)驗，為部門的發(fā)展提供實(shí)質(zhì)性的建議，找到工作中的不足，進(jìn)行改正，提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量和辦公效率。

二、事業(yè)單位檔案保存與利用存在的問題

事業(yè)單位已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)了檔案信息的管理，并加快檔案管理的信息化進(jìn)程，但在實(shí)際操作中，檔案的保存與利用仍然存在著問題。

（一）事業(yè)單位檔案資源利用不足

很多事業(yè)單位在檔案管理中，沒有充分的利用現(xiàn)有的檔案資源，在檔案利用上主要以借閱和查閱方式為主，檔案信息資源對外開放具有太多的限制和約束，需要借用人員提供相關(guān)的證明和相關(guān)的證件，流程多、手續(xù)復(fù)雜，檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，使檔案資源沒有得到充分有效的應(yīng)用。

（二）事業(yè)單位紙質(zhì)檔案問題

紙質(zhì)檔案在多年的保存過程中，有的已經(jīng)出現(xiàn)了殘缺和破損，檔案管理工作沒有做到實(shí)處，造成檔案的完整性遭到破壞，準(zhǔn)確性和有效性沒有足夠的保證。

（三）檔案管理缺失

很多事業(yè)單位還具有傳統(tǒng)檔案管理的意識，自身信息化建設(shè)不足，使檔案信息丟失。如今，檔案種類、檔案數(shù)量都在增多，事業(yè)單位還沒有意識到傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，導(dǎo)致檔案不能得到有效的利用，使檔案保存和利用的壽命變短。事業(yè)單位在檔案管理上人力、財力投入不足，使檔案的管理工作缺乏技術(shù)和資金上的支持，管理方式發(fā)展緩慢，在事業(yè)單位保密制度的約束下，多數(shù)檔案信息不能進(jìn)行查閱，檔案信息沒有得到充分的利用。

三、事業(yè)單位檔案保存與利用的管理方法

（一）提高檔案的管理和利用

在政務(wù)信息化的要求下，事業(yè)單位建立信息化檔案管理，提高了事業(yè)單位的工作效率。通過應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行科學(xué)的保存和利用，注重檔案信息管理系統(tǒng)的搭建，開發(fā)信息系統(tǒng)的各項檔案管理功能，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

培養(yǎng)檔案工作人員的服務(wù)意識，以檔案的保存和利用作為工作重點(diǎn)，提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。事業(yè)單位要擴(kuò)大自身的服務(wù)領(lǐng)域，定期組織編研活動，對檔案資源進(jìn)行整理、分析、利用，做好專題編寫、材料匯編等工作，針對使用人群進(jìn)行針對性的編制，為其提供高質(zhì)量的檔案資料。要使檔案得到充分的利用，還要開發(fā)新的渠道，深入研究檔案資源的潛在價值，從社會、科研、文化等多個當(dāng)面進(jìn)行深入的挖掘，開發(fā)檔案的利用價值，從各個方面對檔案信息進(jìn)行充分有效的利用。

（二）健全檔案管理隊伍

檔案管理的隊伍建設(shè)與事業(yè)單位的運(yùn)營狀況息息相關(guān)，影響著事業(yè)單位的運(yùn)營管理和辦公速度。需要加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，招聘具有較高綜合素質(zhì)的高知人才進(jìn)入到檔案管理隊伍中來，為檔案管理隊伍不斷的增加人才儲備，使整個隊伍具有較高的檔案管理水平，使檔案管理工作高效有序的進(jìn)行。事業(yè)單位還應(yīng)做好人才的培訓(xùn)工作，對檔案管理隊伍的工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)知識培訓(xùn)，組織溝通交流活動，加強(qiáng)工作人員之間的團(tuán)隊合作意識。提高檔案管理人員的職業(yè)技能，就電腦操作能力、文件歸檔能力、文字駕馭能力等相關(guān)技能也要在培訓(xùn)中注意講解，使檔案管理人員操作更加的規(guī)范化，檔案管理也更加的標(biāo)準(zhǔn)化。在隊伍建設(shè)中需要事業(yè)單位提供人力、物力、財力的支持，并做好部門之間的溝通和協(xié)調(diào)工作，有利于檔案管理工作的全面開展，使事業(yè)單位檔案的保存和利用實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理不僅要滿足現(xiàn)代人對檔案的需求，還要不斷的改革檔案管理的方法，創(chuàng)造出新的管理方式，使檔案管理更加的科學(xué)合理。通過對市場調(diào)查，進(jìn)行檔案管理的市場定位，培養(yǎng)工作人員的競爭意識，提高檔案管理的質(zhì)量。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案管理信息平臺，使電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案，加快檔案的信息化進(jìn)程。事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的同時，要做好檔案資源共享工作，以用戶為核心的市場化操作，滿足用戶查閱檔案信息的需求。做好事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的安全工作，防范檔案信息泄露的危險，建立完善的檔案管理機(jī)制，使檔案管理運(yùn)行的更加高效，更加規(guī)范，提升事業(yè)單位檔案保存和利用管理的水平。

結(jié)語

事業(yè)單位信息化不斷的完善，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步由電子檔案代替，電子檔案存儲方便快捷、查閱簡單，提高了檔案管理人員的工作效率。電子檔案應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高了檔案的管理水平。新技術(shù)的引用，事業(yè)單位的工作人員要做好適應(yīng)信息化管理的準(zhǔn)備，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提高自身的職業(yè)技能，做好本職工作，更好的為社會大眾服務(wù)。