信息時(shí)代綜合檔案室數(shù)字化管理問題及對(duì)策

（河南省鄭州市二七區(qū)中原東路96 號(hào)河南中核五院研究設(shè)計(jì)有限公司，河南 鄭州 400052）

引言：檔案管理工作需要大量數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理成本高、不便于儲(chǔ)存。綜合檔案室信息化、數(shù)字化為檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向，針對(duì)數(shù)字化過程中出現(xiàn)的很多問題，需要各方一起努力，共同促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

一、綜合檔案室數(shù)字化管理中存在的問題

（一）設(shè)備老舊，資金投入不夠

數(shù)字化檔案室的前提是專業(yè)設(shè)備的配置到位，還要有與之配套的軟件系統(tǒng)進(jìn)行支持?，F(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)門戶網(wǎng)站都是與OA 系統(tǒng)并行以建立檔案系統(tǒng)，OA 系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是一種應(yīng)用于辦公領(lǐng)域的新型無紙化辦公系統(tǒng)。這種檔案運(yùn)行系統(tǒng)一般都是委托第三方公司進(jìn)行開發(fā)，前期的設(shè)備和關(guān)聯(lián)系統(tǒng)投入需要大量資金。一些企業(yè)在這方面的投入不足，設(shè)備沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致無法建設(shè)綜合數(shù)字化檔案室。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差

數(shù)字化檔案管理離不開人的操作，由于管理系統(tǒng)的升級(jí)換代，對(duì)于人才的要求也在逐步提高。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，工作人員只需要記錄數(shù)據(jù)與整理，重復(fù)性強(qiáng)，操作簡(jiǎn)單。在電子化管理系統(tǒng)下，工作人員首先需要學(xué)習(xí)操作系統(tǒng)的使用，對(duì)其專業(yè)技能的要求比較高。管理人員還要對(duì)一些基本的信息知識(shí)有所了解，參加專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)操作方法，這對(duì)于當(dāng)今專業(yè)素質(zhì)普遍低下的管理人員提出很大的挑戰(zhàn)[1]。

同時(shí)以前的檔案管理人員在職業(yè)道德上的要求也不高，經(jīng)常錯(cuò)記漏記，導(dǎo)致后續(xù)的核查使用時(shí)出現(xiàn)問題。數(shù)字化改革后更需要工作人員的耐心和細(xì)心，一個(gè)數(shù)據(jù)和信息的錯(cuò)輸都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)后續(xù)操作的誤差，對(duì)企業(yè)造成更大危害。同時(shí)，一些工作人員缺乏信息篩查的能力，對(duì)于信息只是一股腦記錄，抓不住重點(diǎn)信息，也沒有檔案?jìng)浞莸囊庾R(shí)，在遭遇緊急情況后造成檔案數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。

（三）技術(shù)落后，安全性缺乏保障

數(shù)字化檔案給檔案管理帶來了很大的便捷，但這依賴于技術(shù)的進(jìn)步?，F(xiàn)在許多企業(yè)雖然已經(jīng)建立起數(shù)字化系統(tǒng)，但系統(tǒng)還比較原始粗糙，技術(shù)更新還不到位，導(dǎo)致安全隱患也十分嚴(yán)重。管理人員缺乏安全意識(shí)，系統(tǒng)對(duì)于權(quán)限管理的設(shè)計(jì)也不嚴(yán)謹(jǐn)，致使信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)極高。綜合檔案室中一般存儲(chǔ)著企業(yè)人員、經(jīng)營(yíng)、資產(chǎn)交易等許多信息，如果信息泄露對(duì)企業(yè)會(huì)造成極大損失。

目前的數(shù)字化檔案的覆蓋也不全面，對(duì)于一些設(shè)備儀器的記錄不全，由于其他系統(tǒng)也在并行使用，信息十分繁雜混亂。其他系統(tǒng)中的信息，如人力資源信息、OA 系統(tǒng)的信息沒有及時(shí)上傳到檔案中，造成檔案信息不全，一些老舊的紙質(zhì)信息也沒有及時(shí)掃描上傳到電子檔案中。

二、推進(jìn)信息時(shí)代綜合檔案室數(shù)字化管理的方法

（一）加大資金投入，更新基礎(chǔ)設(shè)備

資金保障是數(shù)字化檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)該撥出專項(xiàng)管理費(fèi)用進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)，及時(shí)購買合適的設(shè)備和配套的專業(yè)系統(tǒng)，做好基礎(chǔ)設(shè)施的搭建，確保資金使用到位。實(shí)際工作中要選擇適合自身的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以建立專門的檔案管理機(jī)房，使用專業(yè)的計(jì)算機(jī)硬件，保證設(shè)備的硬件能滿足管理工作的需要，軟件搭載也要以能高效穩(wěn)定運(yùn)行為標(biāo)準(zhǔn)。

（二）培養(yǎng)復(fù)合人才，完善人才儲(chǔ)備

復(fù)合型人才是數(shù)字化檔案發(fā)展的核心，數(shù)字化管理對(duì)于工作人員的專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德等都提出了更高的要求，需要既了解檔案管理又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作的復(fù)合人才，以往那些單一技能人員已經(jīng)不適用現(xiàn)今的管理工作。

企業(yè)可以進(jìn)行人才引進(jìn)，將優(yōu)秀的管理人才引進(jìn)到自己的企業(yè)中。對(duì)已有的檔案管理隊(duì)伍積極進(jìn)行培訓(xùn)，使其及時(shí)學(xué)習(xí)到數(shù)字信息知識(shí)，鍛煉出數(shù)字化操作技能，對(duì)于表現(xiàn)、進(jìn)步快的員工要給予獎(jiǎng)勵(lì)鼓勵(lì)，樹立典型。還可以通過社會(huì)招聘、邀請(qǐng)老師交流經(jīng)驗(yàn)的方式全面提高管理人員的素質(zhì)[2]。

（三）發(fā)展技術(shù)，做好保障系統(tǒng)

技術(shù)的發(fā)展使得安全問題已經(jīng)成為了數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵問題。數(shù)據(jù)泄露不僅會(huì)影響公司自身利益，更會(huì)對(duì)行業(yè)造成極大危害。因此企業(yè)需要努力提升系統(tǒng)的技術(shù)水平，建立安全防護(hù)機(jī)制，比如設(shè)立防護(hù)墻、二次驗(yàn)證、加密保存等。在海量數(shù)據(jù)的條件下，及時(shí)建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，使用云數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的備份儲(chǔ)存，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立也有助于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，為企業(yè)提供行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

針對(duì)于一些管理人員安全意識(shí)薄弱的問題，企業(yè)應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行專門培訓(xùn)，使其了解一些諸如IP 地址劫持、軟件漏洞、病毒攻擊的問題，并學(xué)習(xí)相應(yīng)的防范措施。強(qiáng)化管理人員的檔案?jìng)浞菀庾R(shí)和加密意識(shí)，對(duì)于機(jī)密檔案的使用嚴(yán)格遵守安全規(guī)定。

（四）有序管理，加強(qiáng)規(guī)范建設(shè)

一個(gè)系統(tǒng)的建立，離不開有序管理的引領(lǐng)。對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象，應(yīng)該優(yōu)化管理技術(shù)，明確規(guī)章制度。很多數(shù)據(jù)泄露案件的發(fā)生和管理工作不到位有很大關(guān)系，工作人員的疏忽沒有被后續(xù)核查人員發(fā)現(xiàn)，對(duì)于工作敷衍了事，規(guī)章制度形同虛設(shè)，造成檔案管理中的諸多問題。很多工作人員沒有信息安全意識(shí)，對(duì)于電子檔案使用的習(xí)慣也不好，沒有備份的習(xí)慣，這些問題都可以通過管理工作的推進(jìn)進(jìn)行避免。

在電子化檔案存儲(chǔ)中要設(shè)立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，比如對(duì)于不同類型的檔案使用什么樣的掃描方式、存儲(chǔ)格式、顏色標(biāo)準(zhǔn)等都應(yīng)該有所規(guī)定。對(duì)紙質(zhì)檔案電子化的過程進(jìn)行規(guī)定，比如哪些檔案和電子檔案要共存，哪些要進(jìn)行合并，哪些需要長(zhǎng)期保管，對(duì)于廢棄的紙質(zhì)檔案也要及時(shí)做好銷毀，避免信息泄露。

結(jié)束語：綜合檔案室數(shù)字化將會(huì)為檔案管理工作帶來很多便利，但不能否認(rèn)的是當(dāng)今管理工作中還存在很多問題。面對(duì)這些問題，企業(yè)和工作人員應(yīng)該協(xié)同努力，通過資金、人才、技術(shù)、管理等方面的改進(jìn)，推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)進(jìn)程的不斷前行。