行政檔案管理的創(chuàng)新思路探討

(江蘇省常州市金壇區(qū)發(fā)展和改革局，江蘇 常州 213200)

引言

行政檔案管理工作屬于事業(yè)單位運行中的基礎性工作，因此必須通過適宜的檔案管理方法，讓事業(yè)單位可以及時適應社會變化，為人們提供更為高質量的檔案信息服務。

一、行政檔案管理特征

（一）執(zhí)行性

行政單位通常是指對國家權力進行執(zhí)行的相關機關。同時在我國，這些行政機關隸屬于國家權力機關，歸國家政府管理。所以，落實行政管理措施時，要嚴格按照國家權力機關與執(zhí)行黨的政策方針以及路線進行工作部署。

（二）權威性

權威是指將一部分思想強加到目標主體上的一種特征，行政檔案信息因為來自于國家行政管理工作，因此，需要以國家名義進行落實故具備較強的強制性與權威性。

（三）服務性

檔案工作具備較強的服務性，這主要因為行政單位本身就具備較強的服務性。所以，工作人員在進行檔案信息的管理時，要注意融入更多的服務理念。

二、行政檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）秉承更高的服務意識，提升檔案利用率

對于行政檔案管理工作來說，這項工作運行的主要職責就是為事業(yè)單位各項工作的落實進行服務提供。因此，檔案管理工作人員在組織工作落實過程中，必須具備較強的管理與服務意識。注重開發(fā)行政檔案信息的價值，以幫助事業(yè)單位其他部門或相關人員對檔案信息的查看與使用。與此同時，為保證服務提供水平更高，管理工作人員還要對自身進行嚴格要求，努力擴展知識面，提升相關操作技能操作水平。并依據(jù)事業(yè)單位的實際發(fā)展及時創(chuàng)新檔案管理方式完善管理規(guī)章制度，保證檔案信息的收集與整合效率。

（二）建立健全行政檔案管理體系

一個更加科學的行政檔案管理體系能夠保障檔案管理工作落實的更加高效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多助力。首先，行政檔案信息管理人員應根據(jù)各項管理規(guī)范配合更加科學的行政檔案管理規(guī)章制度，并要求事業(yè)單位中的各個部門都參與到此項工作中來，協(xié)助檔案管理人員收集信息并完善管理制度。其次，工作人員還要對行政檔案信息的收集與整合進行管理流程的配置，并要求各崗位職責人員嚴格按照規(guī)定流程落實相關操作，保障每項工作開展的質量。最后，是配合監(jiān)督體制，對行政檔案信息收集、整合、歸檔與保管等各項工作落實進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并依據(jù)問題解決經(jīng)驗規(guī)范行政檔案管理制度。

（三）提升行政檔案管理的信息化建設水平

信息化時代背景下，事業(yè)單位的行政檔案管理信息化進程必須得到加速，尤其是在事業(yè)單位行政檔案管理工作中的高新技術應用。新的管理方式、新的軟硬件設備讓事業(yè)單位行政檔案信息的價值得到了縱向與橫向開發(fā)。例如，掃描儀與條形碼技術，保證了檔案信息的真實性與可追溯性，提升了事業(yè)單位檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)作效率。尤其是云計算技術在事業(yè)單位行政檔案管理工作中的應用，不僅可將所有儲存和服務站進行連接，還可形成“檔案云”，讓檔案信息的查閱與使用操作更加簡單。雖然事業(yè)單位中的大部分行政檔案管理工作模式已經(jīng)朝著數(shù)字化方向發(fā)展，但是由于每個部門的信息技術與軟硬件設備的投入力度不同，因此，利用云計算技術可讓單個終端的硬件要求得到降低，可讓基礎設備的投入成本得到有效降低。與此同時，借助云計算技術對數(shù)據(jù)資料進行和存儲，相關人員在對行政檔案信息進行查閱與應用時，可直接進行自助式服務。這不僅讓此項工作落實的步驟得到縮減，還有效減輕了行政檔案信息管理工作人員的任務負擔。最為重要的一點是，能夠讓行政檔案資源的共享水平更高，同時為使用用戶提供個性化服務，針對性的滿足使用者在檔案信息查閱與使用層面的相關需求。與此同時，為了讓行政檔案資源得到更加全面的保護，云計算技術還可以將檔案信息以數(shù)據(jù)化的形式儲存在檔案云中。如果信息產(chǎn)生用戶的終端數(shù)據(jù)遭到破壞，導致調取信息資源時無法顯示的更加全面。就可以利用檔案云對資源進行查找與修復，這讓信息交流水平更高，同時為信息資源的產(chǎn)生于使用用戶提供了水平更高的服務。

（四）提升檔案保密管理力度

事業(yè)單位的行政檔案管理部門由于經(jīng)管的行政數(shù)據(jù)信息較多，所以為了讓工作落實更加高效，服務覆蓋面廣。機構規(guī)模較大的行政事業(yè)單位會將檔案室與其他職能部門進行分割，獨立出一個專門管理檔案信息的部門。同時，配備專業(yè)工作人員進行管理，尤其對于行政檔案信息來說，有些信息是不能對外開放的，所以，行政檔案信息管理部門在實際管理運行過程中要嚴禁無關人員的出入。同時，在對檔案信息進行線上管理時，檔案信息的查閱與使用者也需具備相關權限才能登錄相關系統(tǒng)。而沒有權限的人員，是不具備信息翻閱與使用資格的。與此同時，為了讓行政檔案信息得到更加全面的保護，還要對一些可以公開的檔案信息查閱場所進行管理措施配置，如全天候監(jiān)控、人員出入制度、警衛(wèi)安保設防等。與此同時，還要對檔案信息的儲備場所進行設備配置，對于專業(yè)的管理人員，也要進行素質培訓，并持證上崗，維護信息安全是相關崗位職責人員的首要任務。

結語

重視行政檔案信息的管理工作可以讓檔案管理體制更為科學，為信息的產(chǎn)生者與使用者提供更為安全、高質量的信息服務。這也是保證事業(yè)單位行政職能的基礎性措施，所以必須得到相關人員的重視。