如何提高企業(yè)檔案信息安全管理的措施分析

鄭紅

（齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

企業(yè)檔案是經(jīng)過檔案工作人員認(rèn)真整理形成的第一手材料，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。開發(fā)和利用好檔案資源，解決檔案管理工作中遇到的問題，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理水平的不可多得的寶貴史料，管好用好檔案，對企業(yè)資源開發(fā)起著重要作用。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理防護(hù)分析

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立完善健全的組織管理體系

信息安全日益受到關(guān)注，但部分事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍存在多口頭重視，輕實(shí)地落實(shí)情況。提高事業(yè)單位檔案信息安全管理工作實(shí)效，需建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立檔案信息安全管理的專門管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)和指導(dǎo)落實(shí)，并要求各級事業(yè)單位將檔案信息安全管理納入檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)范疇，及時研究解決實(shí)際問題;加大資金投入，將機(jī)房、計算機(jī)、防護(hù)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的配備及維護(hù)費(fèi)用納入年度預(yù)算，切實(shí)保障檔案信息安全管理工作經(jīng)費(fèi);將檔案信息安全管理工作情況納入事業(yè)單位及領(lǐng)導(dǎo)班子及全體工作人員年度考核體系，明確職責(zé)，失職必究，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息安全工作職責(zé)全覆蓋。

（二）健全檔案形成、歸檔、保管、使用等管理制度

歸檔是檔案整理的重要環(huán)節(jié)之一，這一過程的規(guī)范程度對檔案的完整性及有效性有關(guān)鍵性的影響，檔案收集部門對檔案收集時間、范疇、方式，都應(yīng)形成規(guī)范的制度，作出明確的說明，其中檔案信息的完整性不僅僅是內(nèi)容的完整，還包含目錄、附件和相關(guān)描述及說明。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，檔案的數(shù)量不斷增加，使用率不斷提升，檔案的管理風(fēng)險也不斷加強(qiáng)。

二、檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理對于企業(yè)的重要性認(rèn)識不夠

對于大型企業(yè)來說，檔案的數(shù)量是十分巨大的，在管理上也就必然存在著一些漏洞。比如我們?nèi)狈茖W(xué)的檔案管理規(guī)劃，部分企業(yè)在日常的檔案管理工作中，沒有認(rèn)識到檔案對于企業(yè)的重要性，只是注重檔案的交接工作和合格達(dá)標(biāo)，僅僅把檔案管理當(dāng)作是對資料的整理保存，也因此常常出現(xiàn)檔案斷層的情況，想要的資料查不到，細(xì)節(jié)的資料未保存，缺乏科學(xué)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，給企業(yè)的運(yùn)營造成一定困擾，延誤企業(yè)工作進(jìn)度。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

在對一些企業(yè)的調(diào)查中，我們還發(fā)現(xiàn)企業(yè)往往缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度不健全就會導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)。在日常檔案管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案收集不規(guī)范的現(xiàn)象，比如在檔案編制時，企業(yè)缺乏或者沒有健全完善細(xì)致的檔案收集制度，發(fā)散出去的檔案有時很難完整回收，也沒有健全的追責(zé)制度，無法追討員工責(zé)任。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施分析

（一）企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識文獻(xiàn)等。

（二）強(qiáng)化企業(yè)的知識服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識共享

對企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)體系，企業(yè)通過構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識的查找工作。

（三）以檔案信息化為核心，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化步伐

優(yōu)化協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用。要迅速推廣應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，充分認(rèn)識該系統(tǒng)對檔案管理信息化的重要意義，全面組織人員參加培訓(xùn)班，對檔案管理模塊提出應(yīng)用改進(jìn)建議，使系統(tǒng)更加符合企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際。加深與企業(yè)信息系統(tǒng)的融合。依托生產(chǎn)管理系統(tǒng)（PMS），實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)建設(shè)領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時更新、查閱、操作的全數(shù)字化管理。以空間圖形（GIS 平臺）為載體，建設(shè)完善圖模一體化平臺，對每次操作的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動記錄存儲。積極開發(fā)檔案信息資源。充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，將文書檔案、音像檔案、科技檔案全部錄入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)上存貯、統(tǒng)計、分類、檢索、開發(fā)和異地查閱等功能。

（四）提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進(jìn)有專業(yè)知識的人才或有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負(fù)責(zé)人要對檔案管理的成員進(jìn)行公司內(nèi)部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結(jié)構(gòu)可以適應(yīng)于公司的發(fā)展需要，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使其適應(yīng)于當(dāng)前信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)的知識管理手段更好的為企業(yè)服務(wù)。

四、結(jié)束語

這樣的經(jīng)歷過興衰榮辱的泱泱大國來說，它的歷史價值和社會價值是不容置疑的。這就需要國家和領(lǐng)導(dǎo)人的重視和決策?，F(xiàn)在的時代已經(jīng)向文化傾斜，而在現(xiàn)代化科技的今天，檔案的管理也要與時俱進(jìn)，為這個時代創(chuàng)造出更多價值。國家軟實(shí)力的提升，就是中國國力的提升，也是中國文化的傳承。檔案便是這其中的一個記憶符號。綜上所述，檔案現(xiàn)在已在多個領(lǐng)域發(fā)揮其作用，而檔案的管理便是對于檔案價值的保護(hù)。所以，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平是一種責(zé)任。