加強(qiáng)和完善信訪檔案管理工作

拓振懷

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一、加強(qiáng)信訪檔案管理的必要性

（一）信訪檔案為指導(dǎo)各項(xiàng)工作提供參考

信訪檔案中不僅有信訪者書(shū)寫(xiě)的材料，而且有組織的調(diào)查、處理、經(jīng)過(guò)和結(jié)論，對(duì)現(xiàn)實(shí)同類問(wèn)題具有借鑒作用，對(duì)處理重信重訪、越級(jí)信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據(jù)。尤其是在處理老的案件時(shí)，由于時(shí)間比較久遠(yuǎn)，人的記憶會(huì)變得模糊，如果只靠當(dāng)事人的口頭敘述，必然會(huì)導(dǎo)致案件產(chǎn)生偏差、失誤。只有借助于信訪檔案管理，以信訪檔案為依據(jù)，才能保證案件的公平公正性。如果沒(méi)有信訪檔案，沒(méi)有原始憑證，不僅重新取證勞民傷財(cái)，而且還會(huì)給心懷叵測(cè)的人可乘之機(jī)，使受不白之冤的人長(zhǎng)期處于水火之中，無(wú)論在政治上，還是在經(jīng)濟(jì)上，都會(huì)給國(guó)家和人民造成難以估量的損失。

（二）信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的重要記錄

信訪檔案在各個(gè)單位檔案的構(gòu)成中都是重要的組成部分，它不僅記載了黨和國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)以及文化教育等方面的成敗得失，從另一個(gè)方面也反映了當(dāng)時(shí)黨和國(guó)家的榮辱興衰，以及黨和政府同人民群眾之間的關(guān)系。信訪檔案不僅是信訪活動(dòng)的真實(shí)反應(yīng)，同時(shí)，也是信訪案件的重要?dú)v史資料，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)信訪檔案，總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)在的問(wèn)題，所以說(shuō)，信訪檔案也是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累和見(jiàn)證?？偠灾?，信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的重要記錄，是信訪工作管理事務(wù)過(guò)程中形成的原始性、記錄性、知識(shí)性、信息性的重要信息資源。

二、加強(qiáng)和完善信訪檔案管理工作的有效途徑

（一）樹(shù)立全新的檔案管理理念

想要做好信訪局檔案管理工作，就需要職員從心里對(duì)它高度重視和保持敬業(yè)的態(tài)度來(lái)工作，為此，每一個(gè)人員都要為之努力，因此，信訪局職員還要樹(shù)立起一種嶄新的檔案管理思想，過(guò)去落后的可以舍棄掉，要學(xué)習(xí)外界新的思想和知識(shí)，一點(diǎn)點(diǎn)地慢慢往新的道路發(fā)展，從根本上解決過(guò)去落后的弊端和差的體驗(yàn)，這就需要引導(dǎo)并建立職工的效率意識(shí)，減少不必要的精力浪費(fèi)，養(yǎng)成高效率的工作態(tài)度，積極的提高工作效率；其次是要擁有現(xiàn)代化信息化的檔案管理的意識(shí)，利用大數(shù)據(jù)和信息化的便利把現(xiàn)代信息化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中，充分發(fā)揮檔案的有利價(jià)值；最后還需要鼓勵(lì)創(chuàng)新發(fā)展，在工作中積極動(dòng)腦，提出新的提高效率的工作方法。

（二）正確認(rèn)識(shí)信訪檔案工作，提供規(guī)范化服務(wù)

信訪檔案屬于一種合法憑證，詳細(xì)記錄了事件的發(fā)生過(guò)程以及相應(yīng)的結(jié)果，具有真實(shí)性和客觀性，能夠真實(shí)反映出事件的全過(guò)程。在處理老訪戶和重訪戶時(shí)，信訪檔案能夠作為有效考查憑證，研究爭(zhēng)辯以及處理問(wèn)題。在對(duì)信訪檔案進(jìn)行查閱時(shí)能夠全面掌握相關(guān)的資料，有效處理實(shí)際問(wèn)題。信訪部門應(yīng)當(dāng)以制度化約束作為基礎(chǔ)，強(qiáng)化對(duì)檔案歸檔、收集的工作，應(yīng)當(dāng)制定案件檔案的歸檔計(jì)劃，落實(shí)歸檔的范圍、期限、具體要求。其中要把握的一個(gè)原則是，在信訪事由中形成的任何事件、管理痕跡，都應(yīng)當(dāng)屬于歸檔的文件材料。在信訪事由、案件處理結(jié)束之后，這些所有的管理痕跡、管理文檔都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范整理，及時(shí)入庫(kù)存檔。

（三）明確信訪檔案的歸檔分類

信訪檔案的歸檔文件材料分類：來(lái)訪來(lái)電的資料事由登記、信訪人的舉報(bào)申訴材料、上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項(xiàng)函件、信訪案件處理過(guò)程中留下的、視頻、電子數(shù)據(jù)等材料、其他具有保存和利用價(jià)值的材料。信訪檔案的存儲(chǔ)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的分類，保管期限可以劃分為短期、長(zhǎng)期以及永久。人民來(lái)訪的信件、材料中，涉及需要上報(bào)中央、國(guó)務(wù)院、部委的文件材料需要永久保存。涉及到對(duì)政府部門、國(guó)家有長(zhǎng)久研究?jī)r(jià)值的，對(duì)社會(huì)具有重大影響的聯(lián)名上方等案件的，為長(zhǎng)期保存。個(gè)別案件、短時(shí)期內(nèi)對(duì)本機(jī)構(gòu)有參考利用價(jià)值的，為短期保存。

（四）加強(qiáng)隱私保護(hù)

檔案工作人員依法提供檔案利用，是保障公民隱私權(quán)的關(guān)鍵。檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的涉及隱私檔案的利用原則，明確隱私部分檔案的限制利用條件，并在此基礎(chǔ)上出臺(tái)具體詳盡的含有隱私信息檔案開(kāi)放利用的操作規(guī)范，通過(guò)法規(guī)的形式加以制約，避免對(duì)個(gè)人隱私檔案利用的隨意性。一是限制公開(kāi)檔案中的個(gè)人信息。比如公安、司法部門的刑事、民事案卷材料，還有醫(yī)院病人的病歷檔案，前者常利用在警示群眾或宣傳教育中作案例分析；后者內(nèi)則為教學(xué)、科研提供了大量信息資源，這些檔案涉及很多敏感信息和私人信息，檔案部門在對(duì)公眾或媒體提供利用時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案中的私人信息部分采取數(shù)據(jù)擾亂、匿名化、泛化等技術(shù)手段進(jìn)行隱私保護(hù)，以確保檔案的安全性和保密性。二是設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。針對(duì)不同用戶，設(shè)置內(nèi)、外不同的訪問(wèn)權(quán)限。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信訪的工作中，會(huì)產(chǎn)生大量的材料和文件，從而形成信訪檔案，為了便于日后對(duì)信訪案件的處理，需要立檔歸案信訪檔案。在實(shí)踐中，要做好收集檔案和整理檔案以及維護(hù)檔案的相關(guān)工作，只有這樣才能夠充分地發(fā)揮出信訪檔案的參考作用和借鑒作用發(fā)揮出來(lái)，為決策提供依據(jù)。