農(nóng)機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀與新方式探索

何彬

摘?要：農(nóng)機(jī)檔案管理是農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門(mén)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理工作由于信息量大、工作任務(wù)重，存在著與農(nóng)機(jī)化快速發(fā)展不適應(yīng)的問(wèn)題。從現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，分析了農(nóng)機(jī)檔案管理科學(xué)發(fā)展的新方式。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)檔案管理;現(xiàn)狀;新方式;信息化;優(yōu)化

中圖分類(lèi)號(hào)：S22?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.11.026

0?引言

現(xiàn)階段，我國(guó)農(nóng)業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)械化生產(chǎn)作業(yè)，隨著農(nóng)機(jī)市場(chǎng)的快速發(fā)展，農(nóng)業(yè)機(jī)械的使用量呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，隨著農(nóng)機(jī)數(shù)量的不斷增多，為進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)機(jī)械的監(jiān)管工作，制定科學(xué)合理的農(nóng)機(jī)管理工作方式十分重要。農(nóng)機(jī)檔案作為農(nóng)業(yè)機(jī)械關(guān)鍵信息的記錄，能夠通過(guò)農(nóng)機(jī)信息的匯總獲得眾多的實(shí)用數(shù)據(jù)，用以對(duì)現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)機(jī)械的資源調(diào)配、作業(yè)能力查詢(xún)、責(zé)任追究提供依據(jù)，并為農(nóng)業(yè)機(jī)械的發(fā)展提供預(yù)測(cè)和決策，農(nóng)機(jī)檔案管理為現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法工作提供了強(qiáng)有力的保證，因此，在傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理方式之上，探索適合新時(shí)代特點(diǎn)的農(nóng)機(jī)管理方式具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1?農(nóng)機(jī)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)檔案管理工作是在農(nóng)機(jī)事業(yè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，由于我國(guó)的農(nóng)機(jī)化產(chǎn)業(yè)研究和起步較晚，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)檔案管理工作在工作形式和經(jīng)驗(yàn)方面存在一定的落后問(wèn)題，隨著農(nóng)機(jī)檔案管理工作的逐步開(kāi)展，近年來(lái)檔案管理的流程逐漸理順，對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械的建檔工作也取得了顯著的進(jìn)展。就現(xiàn)階段來(lái)看，農(nóng)機(jī)檔案管理工作主要包括以表1所示三方面的工作內(nèi)容。

（1）農(nóng)機(jī)信息類(lèi)檔案建立與管理。主要針對(duì)現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中使用的農(nóng)業(yè)機(jī)械進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)與記錄，包括農(nóng)業(yè)機(jī)械的購(gòu)置年限、主要應(yīng)用方向、動(dòng)力參數(shù)、適用范圍、上牌情況、保有人信息、主要作業(yè)位置等，用于對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械后期管理的參照。

（2）執(zhí)法信息的記錄與管理。在農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法過(guò)程中，需對(duì)農(nóng)機(jī)執(zhí)法的過(guò)程做真實(shí)的記錄，并以表格、數(shù)據(jù)、照片、音頻、視頻等形式形成執(zhí)法過(guò)程的完整備案，并為復(fù)雜農(nóng)機(jī)事故或違章等案件提供數(shù)據(jù)支持，有利于督促使用者依法對(duì)農(nóng)機(jī)進(jìn)行年檢，規(guī)范農(nóng)業(yè)機(jī)械的使用過(guò)程。

（3）其他輔助信息的記錄。農(nóng)機(jī)檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作，通常面對(duì)更多復(fù)雜的農(nóng)機(jī)化信息，檔案管理往往還需對(duì)農(nóng)機(jī)宣傳活動(dòng)、農(nóng)機(jī)應(yīng)用中的重大問(wèn)題、農(nóng)機(jī)財(cái)政情況、農(nóng)機(jī)監(jiān)理日常工作等數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，從而形成系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

2?現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1?對(duì)檔案管理工作的重視度不足

現(xiàn)階段，農(nóng)村地區(qū)的基層管理工作任務(wù)多，很多的工作重點(diǎn)都放在農(nóng)機(jī)推廣、農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生產(chǎn)優(yōu)化等方面，農(nóng)機(jī)檔案管理作為輔助性的工作所受到的重視程度不足。由于基層對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作過(guò)程中缺少數(shù)據(jù)和信息的依據(jù)，造成實(shí)際工作過(guò)程難度加大，合理性降低，加之缺乏系統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案信息，很多農(nóng)機(jī)存在不參與年檢、超期使用、肇事逃逸等問(wèn)題，不利于農(nóng)機(jī)使用環(huán)境的優(yōu)化。

2.2?農(nóng)機(jī)檔案缺乏及時(shí)性和系統(tǒng)性

由于農(nóng)業(yè)機(jī)械的更新?lián)Q代速度快，傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理方式較為落后，存在對(duì)農(nóng)機(jī)信息更新不及時(shí)的問(wèn)題，這種滯后性削弱了農(nóng)機(jī)檔案工作的實(shí)際效能，使農(nóng)機(jī)數(shù)據(jù)存在不準(zhǔn)確問(wèn)題，對(duì)農(nóng)機(jī)檔案的參照性降低，不利于相關(guān)工作的開(kāi)展。同時(shí)，由于工作量大和工作方式落后，導(dǎo)致很多農(nóng)機(jī)檔案的信息填寫(xiě)不全面、不規(guī)范，為后續(xù)檔案信息使用造成困難。

2.3?專(zhuān)業(yè)管理和技術(shù)人員缺乏

農(nóng)機(jī)檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，這一工作需要大量的管理學(xué)人才和農(nóng)機(jī)技術(shù)人才共同參與，而現(xiàn)階段的基層農(nóng)機(jī)檔案管理工作，因工作環(huán)境不佳、薪資待遇差，很難吸引高端人才的加入，導(dǎo)致檔案管理工作的水平難以快速提升，加之上級(jí)部門(mén)缺乏政策和資金支持，現(xiàn)有工作人員所獲得的培訓(xùn)與指導(dǎo)也明顯不足，這不利于農(nóng)機(jī)檔案管理的有效開(kāi)展。

3?農(nóng)機(jī)檔案管理的新方式

3.1?利用信息化技術(shù)替代傳統(tǒng)管理方式

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于農(nóng)機(jī)檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息和資源的快速整合，有利于形成標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的農(nóng)機(jī)檔案管理模式。信息技術(shù)的應(yīng)用主要在以下幾個(gè)方面加以實(shí)施。

（1）建設(shè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)。以傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作為基礎(chǔ)，針對(duì)現(xiàn)階段存在的不足有針對(duì)性地建設(shè)電子化的檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)建立程式化的通用信息錄入模塊，使農(nóng)機(jī)檔案信息錄入從傳統(tǒng)的手寫(xiě)錄入或計(jì)算機(jī)文字錄入逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)轫?xiàng)目選擇式的錄入，既提升檔案信息的錄入速度，又有效避免了檔案錄入過(guò)程中的錯(cuò)誤問(wèn)題。

（2）做好信息化管理技術(shù)的普及。良好的信息管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)行必須要具備良好的工作執(zhí)行能力，針對(duì)現(xiàn)階段的工作條件，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有工作人員做好信息化辦公的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，幫助工作人員更好地適應(yīng)電子化的檔案管理模式，通過(guò)培訓(xùn)、講座、參觀、咨詢(xún)等多種形式，提升人員工作能力，從而更高效地完成電子檔案管理工作。

（3）做好傳統(tǒng)檔案的電子化轉(zhuǎn)存工作。利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案以照片、文字的形式轉(zhuǎn)存為數(shù)據(jù)模式，可嘗試?yán)梦淖肿R(shí)別軟件配合人工檢驗(yàn)的方式轉(zhuǎn)存文字，或?qū)⒗吓f檔案拍照存儲(chǔ)，從而有效避免紙質(zhì)檔案易受潮、發(fā)霉等問(wèn)題，同時(shí)還應(yīng)做好農(nóng)機(jī)檔案的備份工作，避免電子系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案資料損失。

3.2?建立多終端的數(shù)據(jù)錄入平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代下，農(nóng)機(jī)檔案基本信息的錄入工作已經(jīng)不需要像過(guò)去一樣必須由工作人員在計(jì)算機(jī)面前錄入，檔案管理工作應(yīng)利用現(xiàn)代化的軟件技術(shù)，建立網(wǎng)站終端和手機(jī)APP，使購(gòu)機(jī)和用機(jī)的農(nóng)民能夠通過(guò)軟件選擇或輸入自己的農(nóng)業(yè)機(jī)械信息，直接將其上傳至農(nóng)機(jī)檔案管理端，檔案管理工作人員只需對(duì)檔案錄入信息進(jìn)行核驗(yàn)，并補(bǔ)充其他相關(guān)信息，便能實(shí)現(xiàn)快捷準(zhǔn)確錄入。同時(shí)，在農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法工作過(guò)程中，對(duì)于事故、違章等處罰或處理的信息，也可通過(guò)手機(jī)軟件或?qū)Ｓ迷O(shè)備快捷上傳至檔案管理端，便于將執(zhí)法、管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)、視頻、照片快速歸檔。

3.3?建立科學(xué)分類(lèi)管理模式

對(duì)農(nóng)機(jī)的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)有利于農(nóng)機(jī)管理的快捷運(yùn)行，傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理中，分類(lèi)不夠細(xì)化，而在現(xiàn)代化的農(nóng)機(jī)檔案管理中，由于專(zhuān)業(yè)化軟件的應(yīng)用，使分類(lèi)的標(biāo)簽設(shè)計(jì)更為簡(jiǎn)潔，很多復(fù)雜的農(nóng)機(jī)檔案信息應(yīng)通過(guò)類(lèi)似關(guān)鍵詞的形式建立分類(lèi)標(biāo)簽，以便于檔案使用時(shí)快速查詢(xún)和提取，將農(nóng)機(jī)檔案分成若干層次和類(lèi)別，例如駕駛操作人員檔案、農(nóng)機(jī)事故檔案、農(nóng)機(jī)科技情報(bào)檔案、文書(shū)檔案等，根據(jù)實(shí)際的需要和工作內(nèi)容，形成系統(tǒng)科學(xué)的檔案歸類(lèi)形式。

3.4?結(jié)合智能農(nóng)機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案實(shí)時(shí)更新

現(xiàn)代化的農(nóng)機(jī)裝備配備了更豐富的電子信息技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械狀態(tài)、工作情況等信息的實(shí)時(shí)獲取，農(nóng)機(jī)檔案管理工作在與電子檔案管理技術(shù)結(jié)合后，可通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)與先進(jìn)的農(nóng)機(jī)裝備相結(jié)合，實(shí)時(shí)獲取農(nóng)業(yè)機(jī)械的多種信息，例如農(nóng)機(jī)裝備的行駛里程、保養(yǎng)情況、工作位置、機(jī)具的異常狀態(tài)等，并在系統(tǒng)中自動(dòng)化地更新農(nóng)業(yè)機(jī)械的實(shí)時(shí)信息，幫助農(nóng)機(jī)管理、監(jiān)理執(zhí)法、資源調(diào)配等工作實(shí)現(xiàn)有序開(kāi)展，并進(jìn)一步減少農(nóng)機(jī)檔案管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，使農(nóng)機(jī)檔案的信息獲取途徑更為豐富。

4?結(jié)語(yǔ)

農(nóng)機(jī)檔案管理工作作為農(nóng)機(jī)化事業(yè)的重要工作，應(yīng)該受到更多的重視與支持，只有在社會(huì)各界的配合下，農(nóng)機(jī)檔案管理的規(guī)范化和信息化工作才能快速建立并實(shí)施，從而有效利用信息技術(shù)和先進(jìn)管理理念來(lái)加強(qiáng)和豐富農(nóng)機(jī)檔案管理工作，保證農(nóng)機(jī)檔案管理早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，為農(nóng)機(jī)工作的有序開(kāi)展提供有力的信息支持。

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