新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

王偉巍

（福建省三明市人力資源和社會保障信息中心，福建 三明 365000）

一、檔案管理工作的意義

新時期下檔案管理工作，對單位的發(fā)展越來越重要。把檔案中的信息和資料進行有效的整合和利用，可以更好服務和促進單位的建設和發(fā)展。檔案記錄著單位的歷史發(fā)展，在一定程度上可以反映單位的發(fā)展趨勢。而決策者可以充分利用檔案中的信息，作出有效的決策，制定相應的發(fā)展策略，使單位在未來的發(fā)展中更加的有方向、有目的。因此，檔案管理工作有重大的意義，要不斷規(guī)范檔案管理工作。

二、新形勢下檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理的規(guī)章制度

隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的人意識到檔案管理在各項事務中的重要性。但由于檔案管理工作人員思想比較落后，不重視檔案管理工作，加之檔案管理制度不健全，規(guī)章制度實用性差，進而導致檔案管理工作不規(guī)范。因此，要不斷完善檔案管理和規(guī)章制度，保證管理方案切實可行。

在制定檔案管理工作制度時，各單位應該結(jié)合實際情況制定，根據(jù)出現(xiàn)的問題積極調(diào)整。制定的規(guī)章制度要明確管理檔案人員具體情況，檔案管理工作具體內(nèi)容，以及檔案管理工作的新要求，還有各方面的軟硬設施管理辦法，來保證規(guī)章制度的實用性。另外，為了保證檔案管理制度的廣泛性，還要制定管理人員的分配原則，工作的獎罰機制等，保障檔案管理的工作效率，提高檔案管理規(guī)章制度的適用性。

（二）加強檔案管理的信息化建設

隨著科技的高速發(fā)展，各行各業(yè)都開始信息化的建設。傳統(tǒng)的檔案管理過程都是由人工進行操作完成的，比如檔案的錄入和查詢等工作。但面對這種工作量大的操作，管理人員需要很長時間，容易產(chǎn)生倦怠，造成工作效率偏低，還不能保障工作質(zhì)量。另外，傳統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)保存在紙面上，長時間會發(fā)生破損，不利于保存，檔案的查詢工作也非常的復雜，且效率低。而使用計算機進行檔案的管理工作，在檔案的錄入，查詢，更改，整合等操作更加的便捷，檔案管理工作更高效。因此，檔案管理工作也應緊跟潮流，與時俱進，加強檔案管理的信息化建設。單位要加快實現(xiàn)信息化管理，豐富檔案管理方式，提高檔案管理水平，使檔案管理工作適應時代的發(fā)展。要依照單位自身的管理模式，找到最適應的檔案管理軟件，保證管理工作的高效性。還要定期培訓檔案管理人員，提高使用管理軟件的水平和熟練度，提高工作人員的信息化水平，保障管理工作的質(zhì)量。另外，加大信息化管理的基礎建設，把檔案資料數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫體系。以網(wǎng)絡信息化的檔案管理為基礎，對檔案進行科學化的整合，提高利用率，使檔案之間能夠進行跨平臺的信息交流，實現(xiàn)資源的共享，推動檔案管理信息化進程。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)水平

過去的檔案管理工作對管理人員的素質(zhì)要求并不是很高，甚至都沒有專門的檔案管理人員，采用兼職人員，難免在管理工作中出現(xiàn)紕漏，造成檔案管理工作不規(guī)范，難以達到理想的管理效果。目前新形勢下的信息化程度不斷發(fā)展，為了保證新形勢下檔案管理工作向著標準化、專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，必須提高檔案管理人員的專業(yè)水平，使得管理人員能夠利用計算機對檔案資料進行信息化處的管理，并具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，有責任意識，才能保證檔案管理工作高效有序進行。

為了提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，相關單位要定期為檔案管理人員進行基礎技能培訓，并且聘請檔案管理方面的專家講座，提高檔案管理相關工作的認知，開拓管理人員的視野，使檔案管理人員能夠第一時間掌握到檔案管理工作的新發(fā)展，更新管理工作的新要求，調(diào)整管理措施，積極學習，并把握好檔案管理模式的新模式，從而適應檔案管理工作規(guī)范化的開展。另外，在實際的工作過程中，為了提高檔案管理工作人員工作效率，必要時要對檔案管理人員進行監(jiān)督，規(guī)范其工作流程。定期派管理人員到別的單位里進行交流學習，認識到自身的不足，并通過相互交流獲得經(jīng)驗，以便于進行人員調(diào)整和創(chuàng)新管理措施，切實保障檔案管理工作的規(guī)范性。

（四）加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理

隨著科學技術的發(fā)展和信息化應用程度的提高，新形勢下的檔案管理工作效率高、成本低。脫離了紙質(zhì)保存的檔案數(shù)據(jù)，通過硬盤進行儲存保護，帶來了很多方便，但容易被電腦病毒入侵導致信息的泄露或丟失，對檔案管理工作造成不小的麻煩。倘若檔案管理人員在對檔案數(shù)據(jù)進行傳輸與下載時，出現(xiàn)操作不當或者受到電腦病毒的感染等情況，硬盤上的私密資料很有可能損壞、丟失或者泄密，給單位造成不可彌補的損失，對檔案管理人員進行處罰也為時已晚。因此，針對新形勢下信息化的特點，檔案管理工作一定要加大對信息安全的管理力度。首先從安全政策入手，政府相關部門要出臺一些檔案安全管理規(guī)范條例和法律法規(guī)，使檔案管理安全工作有法可依，有據(jù)可循。其次，檔案管理人員從自身入手提高管理檔案的安全意識，規(guī)范自己的操作，在平時加強對硬盤的安全管理。另外，定期安排技術人員排查電腦隱患，避免電腦存有硬件問題和軟件病毒，保證檔案管理工作更加的安全規(guī)范。

結(jié)束語

本文探討了檔案管理工作對單位的重要作用，并且為規(guī)范檔案管理工作提出了制定相應的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，推動檔案管理的信息化水平建設和加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理等措施去規(guī)范檔案管理工作，使檔案管理工作高效有序進行，發(fā)揮出對單位應有的作用。