企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

陳震

（黑龍江省九建建筑工程股份有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言:目前我們國家正在逐步的發(fā)展，許多的事物都在更新?lián)Q代，層出不窮，當(dāng)然辦公室的管理也要不斷的進(jìn)行發(fā)展，避免繼續(xù)停滯不前的狀態(tài)。無論哪一個行業(yè)，傳統(tǒng)的經(jīng)營方式都已經(jīng)落后，無法保證高效率的完成工作，因?yàn)檗k公室中互相逐層傳遞信息難免存在誤差，這樣就會導(dǎo)致信息存在不確定性，降低辦公室工作效率的同時也不能夠滿足當(dāng)前環(huán)境變化的需要，所以要及時的轉(zhuǎn)變思路，相信科學(xué)，有效的轉(zhuǎn)變辦公室管理思路，逐步的完善科學(xué)管理體系，針對提升辦公室綜合管理效率尐展開分析討論，并采取科學(xué)的管理措施。

一、綜合管理中出現(xiàn)的問題

(一)管理墨守成規(guī)，思想落后

傳統(tǒng)的管理機(jī)制更傾向于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程，執(zhí)行工作的過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)去落實(shí)，認(rèn)真依據(jù)行政后勤的標(biāo)準(zhǔn)去完成某項(xiàng)工作，導(dǎo)致工作在進(jìn)行過程中會因?yàn)閷?shí)際情況而受到影響，這根源就在于從指導(dǎo)思想上存在著問題，所以并不會達(dá)到預(yù)期的效果，員工不懂得去靈活變通，這就需要公司在管理指定規(guī)定的時候要結(jié)合目前社會的實(shí)際情況，辦公室的人員要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，去汲取新的知識，促進(jìn)自身能力的完善和提高，不能太過于墨守成規(guī)，靈活做事。同樣也要注意員工的心態(tài)，不要讓員工失去信心，防止綜合管理給員工帶去比較消極的影響。

(二)專業(yè)人員稀缺，行政人員管理水平偏低

目前，專業(yè)的管理人員稀缺，能者多勞這個詞語相信大家已經(jīng)耳熟能詳。多數(shù)的情況下，公司的管理人員面臨著一個常見的問題，就是要在完成自己的本職工作之外還要進(jìn)行辦公室的綜合管理，每個人的精力本身是有限的，分身乏術(shù)，即使是非常專業(yè)的管理人事也很難在繁重的工作任務(wù)、超大的工作難度之外保證不會出現(xiàn)任何的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)手忙腳亂的事情，多數(shù)情況下，辦公室的管理人員面臨著工作內(nèi)容繁瑣，許多單位還會增加一些其他的工作任務(wù)，無法做到專注的去做一件事情，三個人的工作強(qiáng)度一個人在做，所以出現(xiàn)問題時難免的，多數(shù)情況下而傳統(tǒng)的工作過程中缺乏必要的溝通，有一些工作存在重復(fù)問題，反復(fù)的在做無用功，加之并沒有起到工作成果，在無形之中就浪費(fèi)了人力物力，在工作中應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)性以及主動服務(wù)意識和工作的前瞻性。

二、企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

(一)本以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的核心

每個人都是有自我意識的，首先要肯定員工在企業(yè)當(dāng)中存在的價值，讓員工意識到工作的結(jié)果是對自身有意義的，所以才會為之而努力。讓員工感受到自己是被尊重的，感受到了尊重才會愿意與企業(yè)共同進(jìn)退，充分發(fā)揮自我價值，通過這樣激發(fā)自己的潛力和激情。

一個企業(yè)之所以能夠發(fā)展，都是團(tuán)隊(duì)成員努力的結(jié)果，所以企業(yè)的管理者必須關(guān)心自己的員工，努力幫員工解決好衣食住行的實(shí)際問題，物質(zhì)上的問題解決后，員工才會更加重視精神上的尊嚴(yán)和自我價值的體現(xiàn)，人的心理是一個很微妙的事情，作為企業(yè)管理者，也許你的一個微笑就可以為員工加油打氣，可以給某個人帶來極大的喜悅，你的一聲詢問，也許是員工繼續(xù)的動力，你的一句話，說不定可以解開員工內(nèi)心里困惑已久的問題，現(xiàn)代心理學(xué)和行為科學(xué)的研究成果表明，人的最殷切的精神需求是渴望工作上和事業(yè)上被公眾肯定和尊重，從而獲得心理上的成功感和滿足感。

(二)整潔的辦公環(huán)境有利于提升工作效率

整理雜亂無章的空間與我們的工作效率有很大的聯(lián)系，你會發(fā)現(xiàn)面對雜亂無章的空間時候，工作的效率會大大的降低，工作的時間也會無形中拉長。當(dāng)我們面對整潔的工作環(huán)境時，工作效率也會大大提高。員工可以自行整理好各人的辦公空間，當(dāng)辦公用品很多的情況下，首先可以運(yùn)用組合法去購買具有兩個或兩個以上功能的物品，可以有效的減少空間和時間去整理，多功能的物品比如說便簽等等都可以節(jié)省辦工作上的空間，第二可以運(yùn)用掛件來減少辦工作的空間，比如臺歷和中性筆可以做成掛飾的，這樣可以節(jié)省空間。第三就是分類的方法，文件過多可以分成四類，第一類是已經(jīng)處理好的但是沒有上交的，第二類就是當(dāng)天需要處理的文件，第三類就是一些輔助的文件，第四類就是其他的文件等等，可以規(guī)劃好幾個區(qū)域，把相應(yīng)的文件放置其中，再貼上標(biāo)簽做好標(biāo)記。

(三)形成有效制度，規(guī)范日常工作

在落實(shí)辦公室綜合管理的過程中，需要建立人性化、高效率的管理體系，針對所有日常工作需要具有一個相對統(tǒng)一的制度，進(jìn)而在系統(tǒng)中利用該制度對日常工作進(jìn)行規(guī)范，讓相關(guān)工作能夠順利的開展。工作中最重要的嚴(yán)謹(jǐn)，定期的會議有助于企業(yè)的凝聚力，讓大家的目標(biāo)統(tǒng)一，責(zé)任到人，在會議過程中把任務(wù)分配給每一個員工，讓每一個員工清楚知道自身的職責(zé)，這樣有助于下一步的工作。還應(yīng)該建立起相應(yīng)的溝通制度，也就是讓辦公室負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員嚴(yán)格的依照溝通制度落實(shí)具體的工作，這樣才能保證決策和制度的科學(xué)合理性。

三、結(jié)語

日新月異，企業(yè)管理者需要不斷的進(jìn)行豐富和學(xué)習(xí)，要結(jié)合每一位員工的實(shí)際情況，研發(fā)出更加科學(xué)有效的管理制度，注重把握員工的愿望和需求，在公平性和相對穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上，靈活的運(yùn)用管理手段，在辦公室綜合管理工作實(shí)際開展的階段，應(yīng)該重視人性化理念的融入，適當(dāng)?shù)膹?qiáng)化單位中的凝聚力，保證每一位員工都能積極的融合到一起，給綜合管理工作的開展提升效率創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的條件，通過本篇文章，本文將重點(diǎn)闡述辦公室中經(jīng)常出現(xiàn)的問題以哪里及解決這些問題的策略，希望能夠?yàn)閺V大的工作人員提供有效的借鑒。