信息化環(huán)境下公路檔案管理研究

高亞芳

（哈爾濱市雙城區(qū)農(nóng)村公路管理站，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言：公路檔案充分記錄了公路建設(shè)過程中涉及的重要文字、地圖和音像內(nèi)容同時，公路檔案也記錄了我國公路建設(shè)過程中的歷史變遷，具有一定的歷史意義。此外，公路檔案也為施工道路的有效維護和監(jiān)督提供了重要依據(jù)，信息時代的到來對檔案管理提出了更高的要求，也為檔案管理提供了發(fā)展機遇檔案決定了發(fā)展方向。特別是公路檔案管理中，在經(jīng)濟的推動下，公路工程建設(shè)在全國各地，道路信息和結(jié)構(gòu)的復雜性，原有檔案的管理工作已不能滿足工作要求。只有對檔案管理工作進行創(chuàng)新，才能提高公路檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、公路檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理工作缺乏規(guī)劃性

公路檔案管理起步較晚，缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，加之缺乏健全的管理制度，容易增加工作的有效難度，檔案信息利用率不高，使用過程中存在一些問題由于缺乏管理，不同時期不同類型文件信息的兼容性不高，實際上無法實現(xiàn)信息的良好連接，導致重要數(shù)據(jù)信息丟失。

（二）檔案管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息

隨著信息時代的到來，必須進行信息管理，有效利用信息的收集和管理。信息共享還沒有完全實現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)沒有完全轉(zhuǎn)化為數(shù)字數(shù)據(jù)，導致數(shù)據(jù)庫信息的匱乏。當用戶搜索相關(guān)信息時，很難找到所需的數(shù)據(jù)。這些問題的存在，一方面是由于硬件結(jié)構(gòu)導致數(shù)據(jù)和信息的過早存儲，另一方面是由于文件數(shù)據(jù)的收集效率低下，無法轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，導致文件信息不完整。

（三）缺乏專業(yè)的管理人員

目前，現(xiàn)有的檔案管理人員對先進的檔案管理技術(shù)認識不足，對信息管理的重要性認識不足，缺乏檔案管理的專業(yè)能力。公路檔案管理從業(yè)人員多，檔案管理人員選聘缺乏專業(yè)調(diào)查，對檔案管理工作缺乏重視，導致公路檔案資料管理工作及時更新，降低工作效率，阻礙檔案管理計算機化進程。

二、實現(xiàn)公路檔案信息化管理的重要性

公路檔案信息管理是指建立公路檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)庫，確保公路檔案信息資源共享到一定程度，進一步提高工作人員管理效率對于公路建設(shè)的發(fā)展，公路檔案具有提供信息服務(wù)的功能，能夠有效地促進道路建設(shè)過程的發(fā)展。同時，公路建設(shè)項目還可以根據(jù)前期建設(shè)檔案進行相應(yīng)的加固分析，不斷提高公路建設(shè)的發(fā)展水平。而且，公路建設(shè)通過對檔案信息的管理，工作人員有利于檔案的收集、保管和使用。利用計算機可以增加公路檔案的保存，進一步拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，達到加強公路建設(shè)發(fā)展水平的目的。因此，通過對公路檔案信息的管理，在一定程度上提高了公路建設(shè)的發(fā)展水平，具有十分重要的意義。

（一）檔案管理現(xiàn)代化和信息化是必然趨勢

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理專用軟件的開發(fā)、使用和更新，檔案管理的現(xiàn)代化和計算機化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，公路服務(wù)也應(yīng)尊重時代的潮流和要求。無論是文件的傳遞還是文件的借閱，無論是工程、科技檔案管理還是人員培訓，都應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展和信息化建設(shè)的需要。

（二）檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

歸根結(jié)底，檔案管理就是對信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)速度和利用程度。任何類型的信息儲存在現(xiàn)代化的管理手段中，都更便于使用和發(fā)展，也能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。公路檔案管理的信息化，不僅提高了工作效率，而且對縮短項目工期、減少不必要的重復勞動具有重要的經(jīng)濟和社會意義。

三、提升公路檔案信息化管理水平的有效措施

（一）建立健全的公路檔案管理制度

在信息時代，公路檔案管理要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，嚴格執(zhí)行完善的管理制度。為了提高公路檔案管理的效率，切實做好信息化建設(shè)，一個完善的檔案管理體系應(yīng)該包括管理方法和管理流程，并應(yīng)確保該體系的嚴格實施。這樣才能使公路檔案工作建立完善的部門管理機制，優(yōu)化管理檔案。隨著信息技術(shù)的到來，檔案管理將實現(xiàn)數(shù)字化，突出檔案信息，確保檔案的安全和完整。檔案系統(tǒng)必須納入獎懲機制，主要包括加強對人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范檔案管理工作中的信息采集、整理和存儲，提高檔案管理服務(wù)形象。同時，有必要鼓勵員工加強對管理體系的研究，優(yōu)化系統(tǒng)中存在的問題，以實現(xiàn)良好的管理，促進公路檔案信息管理的實施。

（二）引進專業(yè)的檔案管理人才

公路檔案管理專業(yè)檔案管理人員缺乏，導致管理工作效率低下，對整個公路建設(shè)工作產(chǎn)生一定影響。公路檔案信息化已成為必然趨勢，因此主管部門必須重視引進專業(yè)管理人員，提高管理效率。同時，要加強對現(xiàn)有專業(yè)人員的培訓，在掌握傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，加強信息管理的工作就更為重要。組織管理人員積極學習信息技術(shù)，掌握現(xiàn)代檔案管理設(shè)備。檔案管理人員是提高檔案管理工作效率的重要條件，因此有必要加強對管理人員的培訓和考核。

（三）建立公路檔案信息庫

為了實現(xiàn)公路檔案的高效管理，必須根據(jù)公路檔案管理的特點，建立數(shù)字化的檔案管理信息系統(tǒng)，加強對原始紙質(zhì)檔案的重建。建立統(tǒng)一的公路檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案集中管理。這一措施不僅有效地解決了紙質(zhì)文件存儲空間的問題，而且通過文件管理服務(wù)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的查找和使用，幫助用戶做出正確的決策，提高了文件的使用率，實現(xiàn)了文件數(shù)據(jù)的有效性。管理部門必須運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保檔案信息安全，實現(xiàn)檔案資源共享的高效信息獲取途徑，改進工作方法和檔案管理，提高運行效率。

四、結(jié)束語

在社會發(fā)展的新時期，加強公路建設(shè)，促進公路進一步發(fā)展。在信息化環(huán)境下，我們對公路檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。在新的發(fā)展階段，必須重視公路檔案管理工作。不破壞檔案的完整性，規(guī)范檔案管理過程，實施信息管理，促進中國公路建設(shè)的快速發(fā)展。