自來水公司電子檔案管理措施探討

高巍

（葫蘆島市自來水公司，遼寧 葫蘆島 125100）

引言：現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人類的生活方式也發(fā)生了翻天覆地的改變。這種變化并不是只影響了人類的生活，對檔案管理工作也產(chǎn)生了一定的影響，在信息化時代不斷變化的驅(qū)使下，將傳統(tǒng)的檔案管理工作推向了與時俱進(jìn)的發(fā)展道路。

一、自來水公司電子檔案的相關(guān)介紹及其重要性分析

在數(shù)字時代的影響下，人們的生活和工作與互聯(lián)網(wǎng)緊密相連，在時間的不斷推移下，積累了不少電子文件資料。電子文件資料該如何采取措施進(jìn)行管理，這是檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實問題，也值得其認(rèn)真思考，與此同時，它的存在能夠影響后續(xù)檔案事業(yè)的發(fā)展，由此看來，電子檔案管理的重要性不言而喻，需要充分引起公司的重視。

由于自來水公司工作的性質(zhì)較為特殊，在工作過程中涉及的信息量較多，且不同信息之間的聯(lián)系較為復(fù)雜，為保證檔案信息管理的合理性與安全性，管理人員將檔案管理采用電子化處理方式，一方面能有效地提高檔案管理工作的效率，另一方面能確保電子檔案信息保存的安全性，此外，電子檔案的管理使用能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行合理篩查，有利于管理人員將海量的信息進(jìn)行理順。自來水公司采用電子檔案管理方式是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢，盡管其擁有諸多優(yōu)點，但在管理過程中有許多問題需要引起注意，因此管理人員在使用電子檔案時候時，要加強安全管理意識，隨時注意可能出現(xiàn)的問題，并及時予以處理。

二、自來水公司電子檔案潛在問題分析

（一）文件格式問題

電子文件的管理受控于電子技術(shù)，而電子技術(shù)并不是一成不變的，因而管理電子檔案的相關(guān)軟件會時常更新，而電子文件的格式可能會出現(xiàn)對軟件的不適用性，進(jìn)而導(dǎo)致電子文件的真實性降低。電子文件的真實性無法得到保證，在一定程度上會對電子檔案的管理產(chǎn)生一定的制約。

（二）文件被改動現(xiàn)象

電子檔案的管理是近幾年新興的的檔案管理技術(shù)，在之間的很長時間內(nèi)，自來水公司的檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，傳統(tǒng)檔案的管理方式也有其優(yōu)點所在，因為傳統(tǒng)檔案管理采用的是紙質(zhì)管理方式，如果有人對文件進(jìn)行改動，必然會在紙質(zhì)檔案上留下痕跡，從而能做到“有跡可循”，但新興的電子檔案管理便不具備這樣的優(yōu)勢，電子檔案的文件一經(jīng)改動，不會輕易留下痕跡，且電子檔案在傳輸?shù)倪^程中極容易被人改動，致使文件的可信度降低，此外，傳輸過程中出現(xiàn)的問題對自來水公司的經(jīng)濟情況帶來一定影響。

（三）對原始文件的管理

一般情況下，電子文件在打開過程中，便會出現(xiàn)電子文件中的信息內(nèi)容，在使用過程中可能存在被多個設(shè)備同時打開的情況，在這種情況下，管理人員難以對原始文件進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，無法對原始文件進(jìn)行判斷，會導(dǎo)致在回收原始文件過程中出現(xiàn)錯誤，對后續(xù)工作的有序進(jìn)行產(chǎn)生一定影響。

三、自來水公司電子檔案管理優(yōu)化措施

（一）提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

電子檔案管理信息化建設(shè)工作必須將重視人才放在關(guān)鍵位置，充分重視人才。因為在電子檔案管理建設(shè)的日常工作運行當(dāng)中離不開專業(yè)技術(shù)和專業(yè)理論過硬的工作人員，信息化電子檔案建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展無法脫離專業(yè)人才，因此在引進(jìn)人才的過程中對現(xiàn)有的工作人員提出了新的要求，加強對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的素養(yǎng)，提高整個工作隊伍的水平，鼓勵并支持工作人員不斷學(xué)習(xí)，熟練掌握電腦操作技術(shù)，加快提高業(yè)務(wù)能力，形成全員學(xué)習(xí)的良好工作氛圍，以實現(xiàn)自我提升作為最終目標(biāo)，經(jīng)過自身不斷的努力達(dá)到信息化建設(shè)的要求。因此，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升也是有效檔案提高信息化管理建設(shè)不可忽視的重要策略。

（二）建立健全電子檔案管理制度

建立健全電子檔案管理制度時實現(xiàn)檔案管理的有效措施，一方面能有效的對管理人員的管理方法進(jìn)行有效約束，另一方面能提升自來水公司檔案管理的規(guī)范性，進(jìn)而使得自來水公司電子檔案信息管理向著制度化、規(guī)范化方向邁進(jìn)，在管理過程中，要注意以下幾點，首先要對在管理電子檔案的歸檔范圍進(jìn)行合理的劃定，根據(jù)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，電子檔案的管理需要明確劃清電子檔案歸檔范圍，便于相關(guān)管理人員有效地開展工作；其次，對電子檔案中的文件進(jìn)行定期檢查，檢查的內(nèi)容主要是是否存在丟失、改動的情況。最重要的要檢查檔案是否存在錯誤，在檢查過程中，將每一個文件進(jìn)行細(xì)致檢查，依稀確保電子檔案的有效性以及可信度，保證自來水公司的信息能夠得到妥善保存；基于以上兩種情況，計算能力一套電子檔案管理規(guī)定，我們要明確一點，電子檔案的管理只依靠管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到其管理效果，還需要相關(guān)的管理制度進(jìn)行維系，因此有效地保證電子檔案的管理能夠上行下效，將其管理細(xì)則更好的落實到公司上下，使得管理更加方便，對電子文件的接收記錄以及接收人的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，有效阻止電子文件被改動情況的發(fā)生。

結(jié)語：綜上所述，自來水公司采用電子檔案管理方式能有效提升檔案信息管理的效率以及準(zhǔn)確性，與此同時要充分明確，檔案管理工作走向信息化建設(shè)是與社會發(fā)展的大背景相輔相成的，此外，在電子檔案管理工作過程中遇到的困難，必須進(jìn)行針對性解決，將電子檔案管理的價值發(fā)揮得淋漓盡致，推動自來水公司檔案管理高效發(fā)展。