施穎
(哈爾濱市急救中心,黑龍江 哈爾濱 150056)
在新的發(fā)展時(shí)期,檔案管理工作的內(nèi)容和形式均發(fā)生了較大的變化,社會(huì)發(fā)展的過程中,對(duì)檔案服務(wù)的能力也提出了更高的要求。為了突出檔案管理工作的作用,提升資源利用率,就必須結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需求,將檔案管理上升至知識(shí)管理層面,將資源利用上升至對(duì)知識(shí)資源的利用層面,這不僅能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,也有益于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程。從檔案管理和知識(shí)資源管理的內(nèi)容和特點(diǎn)方面來看,二者存在一定的差異,發(fā)揮檔案管理的作用,提升知識(shí)資源的利用率成為當(dāng)前的重點(diǎn)難題。
企業(yè)發(fā)展的過程中,知識(shí)體系可以被細(xì)分為隱性知識(shí)和顯性知識(shí)兩大類。其中的顯性知識(shí)指的是,已經(jīng)產(chǎn)生的,并且被記錄下來,具有可讀性的一類知識(shí)體系,而隱性知識(shí)指的是,還處于腦中、具體行為中,并未被總結(jié)和記錄的一部分知識(shí)體系。我們這里所闡述的知識(shí)資源管理實(shí)際上就是對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生且記錄的部分知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行管理和利用的過程。顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的關(guān)系為,隱性知識(shí)可以逐漸演變?yōu)轱@性知識(shí),二者存在遞進(jìn)演變的關(guān)系。在知識(shí)管理中,知識(shí)資源管理屬于重要的核心內(nèi)容,同時(shí)也是企業(yè)管理的核心點(diǎn)。在企業(yè)發(fā)展的過程中,知識(shí)資源發(fā)揮著至關(guān)重要的作用,不僅代表了企業(yè)在某一階段的發(fā)展成果,也能為后續(xù)的企業(yè)發(fā)展帶來一定的啟示作用,有助于更好的制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略,提升企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的應(yīng)用作用。
知識(shí)資源基本來源于企業(yè)的各個(gè)工作崗位中,在開展管理工作時(shí)也需要遵循一定的管理規(guī)律,即要求其能夠融入到企業(yè)的環(huán)境中,為每個(gè)崗位的工作人員服務(wù)。知識(shí)資源必定是經(jīng)過機(jī)體認(rèn)可的資源內(nèi)容,在實(shí)際應(yīng)用中可以為相關(guān)的人員提供重要的信息參考或者數(shù)據(jù)參考,使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用,這也是進(jìn)行知識(shí)管理的主要目標(biāo)。此外,企業(yè)人員在開展一系列經(jīng)營活動(dòng)時(shí),也應(yīng)注重對(duì)創(chuàng)新的認(rèn)識(shí),通過創(chuàng)新知識(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)工作方式和模式的創(chuàng)新,從而推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
檔案知識(shí)屬于顯性知識(shí)的重要代表,在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí),經(jīng)過了一系列的優(yōu)化處理,使其形成較為規(guī)范的知識(shí)表現(xiàn)形式,為后期的管理與利用提供了較大的便利。在開展檔案管理時(shí),應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)便是經(jīng)過處理后,所形成的較為規(guī)范化的知識(shí)資源,同時(shí)也應(yīng)該認(rèn)清知識(shí)資源管理對(duì)于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要作用,立足于知識(shí)資源管理層面來開展檔案知識(shí)管理工作。
我們?nèi)粘i_展檔案管理工作中所涉及的知識(shí)指的便是知識(shí)資源,其是經(jīng)過一系列整合與重組后所產(chǎn)生的較為規(guī)范的知識(shí)資源。從知識(shí)資源管理和應(yīng)用方面來看,將其應(yīng)用于實(shí)際的工作中,不僅可以創(chuàng)新知識(shí),還有助于創(chuàng)新工作方式,這也是遵循知識(shí)管理規(guī)律的重要體現(xiàn)。只有發(fā)揮知識(shí)管理的作用,使其形成知識(shí)資源體系,才能推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展,增強(qiáng)檔案知識(shí)的利用率。
將檔案管理上升至知識(shí)資源管理后,檔案知識(shí)不再被看成信息,不再按信息管理的規(guī)律去管理,由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問題。1.通過大家參與,形成共識(shí)的知識(shí)資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理,避免了過去收集整理只是檔案管理者的事;2.通過支持實(shí)際工作,知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類“應(yīng)用”,解決了過去“按檔案方法分類,不切實(shí)際”的問題,也解決了“檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用”的問題;3.檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來進(jìn)行,避免了“知識(shí)類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。綜上所述,檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是可能的,也是必要的,所以說是必然的。
早期的檔案管理價(jià)值主要集中表現(xiàn)為記錄企業(yè)發(fā)展歷程,為企業(yè)發(fā)展提供參數(shù)支持。在進(jìn)入信息時(shí)代后,檔案管理工作模式發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變,已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展,但其價(jià)值仍舊局限于信息管理和利用方面。為了更好的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值,應(yīng)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展要求,突出知識(shí)資源管理的重要性。而受到技術(shù)水平和管理理念的影響,此種管理目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn),這必定會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作與時(shí)代脫節(jié)。
為了改善上述發(fā)展局面,要求相關(guān)檔案管理人員和企業(yè)高層人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)管理向知識(shí)資源管理層面過度的重要意義,增強(qiáng)檔案管理的作用價(jià)值,提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平和決策能力。同時(shí),知識(shí)資源管理工作的開展還有益于提升企業(yè)人員的整體素質(zhì)水平,提取企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。尤其是在進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代后,知識(shí)資源管理的作用更加突出,企業(yè)管理者和經(jīng)營者應(yīng)該發(fā)揮自身的指導(dǎo)作用,促進(jìn)檔案管理工作朝向知識(shí)資源管理層面發(fā)展。
檔案工作不再是檔案專門管理人員的事情,而更多的是企業(yè)員工參與,一方面應(yīng)用檔案知識(shí)資源,另一方面也讓自己實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)轉(zhuǎn)換成知識(shí)資源;把檔案按照知識(shí)資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化,真正成為企業(yè)經(jīng)營丁作的重要資源;把知識(shí)資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來,讓知識(shí)資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)可以輕易獲取,及時(shí)提供;檔案知識(shí)資源管理依托IT網(wǎng)絡(luò),用平臺(tái)來實(shí)現(xiàn),一方面把平臺(tái)引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中;另一方面,資源庫管理人員通過庫管理系統(tǒng)規(guī)劃建立庫分類、知識(shí)地圖,規(guī)范檔案知識(shí)資源標(biāo)準(zhǔn),并制定和設(shè)立安全訪問權(quán)限;知識(shí)資源管理的有效實(shí)施要有制度、機(jī)制加以保障,否則就會(huì)流于形式,導(dǎo)致失敗。