淺談自然資源檔案的科學(xué)規(guī)范管理

劉美娜

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

檔案管理工作有著特定的方法，同時(shí)隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的獨(dú)立性越來越強(qiáng)，可以給其他工作的開展提供憑證和參考。在檔案數(shù)據(jù)庫形成之日也需要應(yīng)用相應(yīng)的維護(hù)手段，這樣才能確保檔案的安全性和完整性?，F(xiàn)在我國很多機(jī)構(gòu)部門都處于轉(zhuǎn)型期，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求，以管理工作的開展需要為依據(jù)提高管理力度，本文針對(duì)新時(shí)期自然資源檔案科學(xué)規(guī)范管理工作進(jìn)行了分析。

一、當(dāng)前自然資源檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理規(guī)范化程度不足

在實(shí)際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作，在收集過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門給什么，檔案部門就收什么現(xiàn)象，導(dǎo)致“有用”的文件收不進(jìn)來，收來的文件用處不大等問題。長(zhǎng)期如此，在相關(guān)工作中，由于工作人員的疏忽大意不僅直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門形象，危及檔案工作地位。

（二）檔案利用不充分

自然資源檔案是各部門在職能活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，對(duì)國家、社會(huì)及個(gè)人都有保存價(jià)值，權(quán)屬登記、礦產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)用地等檔案都是與民生息息相關(guān)，由于技術(shù)人員的缺乏，多年來，檔案利用意識(shí)不強(qiáng)，重藏輕用，求穩(wěn)怕亂，滿足于借借還還的傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)，對(duì)主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源和提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量缺乏需求壓力和動(dòng)力。

（三）檔案管理設(shè)施不完善

雖然，我國部分區(qū)域加大了對(duì)自然資源檔案管理工作的投入力度，并采取了一定的措施對(duì)一些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行了改善，但對(duì)檔案硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的建設(shè)不夠到位，缺乏高速掃描、平板掃描，給檔案管理造成很大的困擾。

二、提高自然資源檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）提高管理人員綜合素質(zhì)

為了使自然資源檔案管理工作更加順利，提升檔案信息資料利用率，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)很有必要，具體做法如下：其一，邀請(qǐng)一些權(quán)威的檔案專業(yè)人士來進(jìn)行講座，對(duì)自然資源檔案管理和自然資源專業(yè)對(duì)口檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，并指導(dǎo)有關(guān)人員做文件的歸檔工作，不斷豐富他們?cè)谧匀毁Y源管理方面的知識(shí)，讓他們對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程更加熟悉；其二，要通過現(xiàn)階段檔案管理實(shí)際情況，并結(jié)合檔案管理理論，多給檔案管理人員創(chuàng)造實(shí)際操作的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)他們?cè)趯?shí)際應(yīng)用能力方面的訓(xùn)練，增強(qiáng)全體檔案管理人員的意識(shí)和責(zé)任進(jìn)行檔案的收集整理、立卷著錄、鑒定統(tǒng)計(jì)等工作；其三，加強(qiáng)自然資源檔案的檢查。檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的事件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集范圍和重點(diǎn)，增加檔案管理人員互相交流的機(jī)會(huì)，檔案檢查完成后，要及時(shí)通報(bào)結(jié)果，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，給人們生產(chǎn)、生活帶來了劃時(shí)代的變革，推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，自然資源檔案的服務(wù)模式已不能是過去坐等利用者上門的被動(dòng)式服務(wù)，而是可以提供主動(dòng)的創(chuàng)新化服務(wù)。在自然資源檔案管理工作中，合理融入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大檔案利用范圍。隨著科學(xué)水平的進(jìn)一步提高，檔案管理軟件集成化和檔案信息存儲(chǔ)和處理智能化是一種必然。檔案管理人員除了要保證館藏檔案的數(shù)字化和智能化之外，還要進(jìn)行電子檔案歸檔、利用的研究工作。檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，爭(zhēng)取可以比較熟練地通過網(wǎng)絡(luò)來制作、使用和維護(hù)電子檔案。另外，相關(guān)人員還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件平臺(tái)的開發(fā)工作，將檔案信息與自然資源“一張圖”深度融合，將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無縫銜接，建立“智慧檔案”管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理的信息化和智能化和服務(wù)化。

（三）及時(shí)更新硬件設(shè)備設(shè)施

檔案管理部門要積極爭(zhēng)取檔案專用資金，及時(shí)更換自然資源檔案管理所需要的硬件設(shè)備設(shè)施，如高速掃描儀、平板掃描儀、購置辦公系統(tǒng)相兼容性的檔案管理網(wǎng)絡(luò)版軟件等，以信息技術(shù)為依托，成立檔案信息管理中心。擴(kuò)展檔案室面積，實(shí)現(xiàn)檔案庫房與辦公用房、查檔室三分離。按照有關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極改善相關(guān)硬件條件，加大資金投入力度建設(shè)自然資源檔案陳列室，展示重大活動(dòng)、事件和榮譽(yù)。依靠信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)紙質(zhì)檔案全部按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行數(shù)字化加工，對(duì)檔案庫房和閱檔室進(jìn)行升級(jí)化改造，配置一流的現(xiàn)代化設(shè)備。將檔案收集整理、數(shù)字化、信息化任務(wù)進(jìn)一步分布細(xì)化，明確各文書部門和各業(yè)務(wù)部門檔案室的職能，如此實(shí)現(xiàn)各類檔案集中保管、分類科學(xué)、規(guī)范化收集整理歸檔。

三、總結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理正在不斷走向規(guī)范化，為了更好地引導(dǎo)該工作的開展，國家也出臺(tái)了一系列標(biāo)準(zhǔn)來推動(dòng)檔案事業(yè)的建設(shè)。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作將會(huì)出現(xiàn)資源多樣化、利用便利化、管理信息化的特點(diǎn)，也可以為相關(guān)工作做出相應(yīng)的決策輔助作用。因而，對(duì)于自然資源檔案管理工作中存在的不足需要我們積極分析，尋找原因，提出可行的對(duì)策，這樣才能更好地發(fā)揮出檔案的作用。