國有企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐創(chuàng)新

范興惠

哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營分公司，黑龍江哈爾濱150050

檔案資料的收集，分類，歸檔和存儲是中國國有企業(yè)檔案管理的重要組成部分。在國有企業(yè)中，存檔材料是各種任務(wù)，勞動積累和安置的結(jié)果。公司全體員工的成果和科學(xué)研究的智慧，公司發(fā)展以及科學(xué)研究的重大突破的證詞是最有價(jià)值和最重要的文件之一。因此，對中國國有企業(yè)檔案資料的管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理學(xué)科的不斷完善，國有企業(yè)的檔案管理工作也很及時(shí)，促進(jìn)了創(chuàng)新，對國有企業(yè)的檔案管理也給予了認(rèn)真和最謹(jǐn)慎的照顧。

1 檔案工作創(chuàng)新的必要性

如今，北京和深圳等主要城市的數(shù)字政府已經(jīng)廣泛傳播，并逐漸在全國范圍內(nèi)傳播。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔分發(fā)方法正在逐漸變得不成熟，并且越來越多的文檔開始通過掃描上傳進(jìn)行分發(fā)。電子公文的分發(fā)正逐漸顯示出優(yōu)勢，電子商務(wù)的快速發(fā)展勢不可擋。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，網(wǎng)絡(luò)信息化，云計(jì)算和云存儲正在迅速發(fā)展。在這個(gè)特殊的過渡時(shí)期的機(jī)會，考慮歸檔的基礎(chǔ)工作和創(chuàng)新的歸檔工作。只有同時(shí)做到這兩者，才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。通過歸檔管理工作，可以真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

2 檔案工作創(chuàng)新與檔案基礎(chǔ)性工作的辯證關(guān)系

基本歸檔是歸檔創(chuàng)新的先決條件和重要支持。只有前者成功，才有機(jī)會實(shí)現(xiàn)后者。本文描述的創(chuàng)新管理模型基于扎實(shí)的基礎(chǔ)工作。文件創(chuàng)新將是一棵無根的樹，無源之水，甚至文件創(chuàng)新提案也將失去其實(shí)際重要性。面對現(xiàn)實(shí)生活，檔案管理部門的主要任務(wù)不是推陳出新，而是為自己的基礎(chǔ)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。只有在此前提下，創(chuàng)新思維才能與時(shí)俱進(jìn)，歸檔創(chuàng)新是有意義的，但同時(shí)在文件創(chuàng)新方面也做得很好。也可以推遲歸檔的基本工作，并且執(zhí)行起來更可靠。

3 檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)踐及模式分析

3.1 創(chuàng)新檔案館藏管理機(jī)制

文件收集是文件管理的最重要部分，其重要作用不言而喻。傳統(tǒng)的檔案收集方法主要是被動方法。隨著Internet 和最新技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，提供了有關(guān)如何管理檔案收集的幫助和支持。在傳統(tǒng)模型的基礎(chǔ)上，以各種創(chuàng)新方式對其進(jìn)行補(bǔ)充一個(gè)新的模型。如果結(jié)合自己的動手經(jīng)驗(yàn)，可以將檔案館藏管理的創(chuàng)新總結(jié)如下：首先，創(chuàng)新地使用收集方法來填補(bǔ)空白。有關(guān)部門應(yīng)介入建設(shè)項(xiàng)目的早期階段，并要求公司的項(xiàng)目部門及時(shí)提交相應(yīng)節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目開發(fā)階段的文件。對于由于客觀因素而未完成的文件，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)文件管理部門報(bào)告。為了報(bào)告相關(guān)信息，相關(guān)檔案管理部門會定期發(fā)布項(xiàng)目目錄。要檢查空缺并填補(bǔ)空缺，有關(guān)部門應(yīng)安排填補(bǔ)空缺。

3.2 文件管理方式的創(chuàng)新

在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的存檔管理任務(wù)已過時(shí)。歸檔產(chǎn)生新的想法，創(chuàng)新獨(dú)特的管理方法，并結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，正在積極探索新的檔案管理模型。一種是改進(jìn)關(guān)聯(lián)的文件管理機(jī)制。所謂“沒有規(guī)則就不能圍成圈”，檔案管理方法創(chuàng)新的第一步是完善組織體系，組建領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的小組，小組負(fù)責(zé)人是各部門的負(fù)責(zé)人。組成員是每個(gè)部門的兼職存檔管理員。一是相對完整的管理系統(tǒng)，每個(gè)執(zhí)行工作，可以有效地保證工作的效率和質(zhì)量。二是建立補(bǔ)償制度。薪酬分?jǐn)?shù)包括兩個(gè)部分：檔案管理員分?jǐn)?shù)為70%，民主評估分?jǐn)?shù)為30%。

3.3 文件使用和信息共享方面的創(chuàng)新

首先是創(chuàng)新歸檔服務(wù)的概念和用法。用戶滿意度是測試檔案管理員工作效率和質(zhì)量的重要指標(biāo)。為了提高用戶滿意度，必須首先了解并掌握歸檔用戶的實(shí)際需求，然后針對服務(wù)活動和內(nèi)容。國有企業(yè)歸檔部門在服務(wù)觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，并堅(jiān)持“以客戶需求為導(dǎo)向+客戶滿意度為目標(biāo)”的新服務(wù)理念。此外，國有企業(yè)檔案館還具有豐富的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，可以在滿足人們工作的同時(shí)對其進(jìn)行重新開發(fā)，同時(shí)增加檔案館的使用價(jià)值。創(chuàng)新文件信息資源共享機(jī)制。作為一家國有企業(yè)，共享文件信息非常重要，并且可以促進(jìn)子公司之間的生存和相互學(xué)習(xí)。

4 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，歸檔進(jìn)入了一個(gè)新階段。面對云計(jì)算，云存儲，電子政務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息化的興起，歸檔管理創(chuàng)新迫在眉睫。創(chuàng)新的檔案管理工作不僅提高了國有企業(yè)檔案工作的效率和質(zhì)量，而且在國有企業(yè)的未來發(fā)展中發(fā)揮了強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)作用。