機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

夏春穎

（河北省城市建設檔案館，河北 石家莊 050000）

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高辦公自動化水平，減少資源浪費

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設人員，定期更新管理軟件和硬件設備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質載體形式，以數(shù)字化方式儲存在電腦中，便于隨時調取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時共享

數(shù)字化檔案通過先進技術的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。事業(yè)單位對于檔案資料的利用相對較多，許多部門均需要通過調用、查詢相應的檔案資料才能指導工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時準確、有效的信息，為決策提供相應的參考依據(jù)。同時，數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

二、事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中所面臨的工作現(xiàn)狀

（一）沒有專業(yè)的管理人才作為工作的保障

數(shù)字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要有專業(yè)知識，又要有現(xiàn)代化知識，還要將其與數(shù)字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理工作之中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他方面的工作，沒有對檔案的管理工作進行研究；加之有的單位在對檔案進行管理時，主要還是沿用傳統(tǒng)的紙質管理的方式，工作人員對傳統(tǒng)的紙質檔案的管理比較熟悉，但是由于對數(shù)字化技術了解地不夠深入，以至于在運用數(shù)字化技術進行檔案管理不能做到得心應手。

（二）檔案管理的技術相對滯后

在進行數(shù)字化檔案管理時，數(shù)字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，數(shù)字化應用還存在不夠理想的狀態(tài)。這主要表現(xiàn)在有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著差距，所應用的技術相對落后。再加上由于資金投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設施也存在老化的現(xiàn)象，不能夠進行有效地利用，這些老化的設備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀對策

（一）在思想上，應該高度重視檔案數(shù)字化管理

檔案管理部門的負責人及具體檔案工作者，要高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將檔案數(shù)字化建設納入部門業(yè)務工作實際中，為檔案數(shù)字化管理添置必備的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機等先進信息設備，注重檔案數(shù)字信息的采集、加工、傳輸?shù)?。完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，針對部門檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，研究制定檔案數(shù)字化管理、查詢、利用等規(guī)定。此外，要優(yōu)化人員配置，根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的實際需要，配置數(shù)字化、信息化和網絡化檔案管理工作所需的復合型人才隊伍。

（二）建立并完善科學的管理體系

在事業(yè)單位未來的檔案管理工作中，數(shù)字化的應用以及與紙質、電子等各種形態(tài)檔案的有機融合是主要的發(fā)展方向。為了能夠達到這樣的工作效果，事業(yè)單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對不同性質、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式；設置具體的檔案管理的科學權限，要明確并細化具體的工作負責人和工作職能，將管理的責任落實到實處。

（三）建立檔案管理數(shù)字化標準

合理、全面、科學的數(shù)字化標準能夠使檔案的收集、整理、分類、保存等各個關節(jié)都處于可控、可查狀態(tài)，保證檔案管理工作的科學、有序、高效。首先要建立管理性規(guī)范標準，它包括了檔案數(shù)字資源的合法性、安全性相關問題，保障了檔案信息的唯一性；其次要建立技術性規(guī)范標準，通過對數(shù)字化檔案的應用技術做出規(guī)定，以消除技術應用不當產生的問題。

（四）提高安全防護技術，及時更新軟硬件設施

要進一步提高安全防護技術，保證數(shù)字檔案的絕對安全。數(shù)字檔案主要利用網絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保障，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給機關事業(yè)單位的各項工作造成不可彌補的損失。因此，必須要結合實際情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限等；定期更新數(shù)據(jù)庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會導致數(shù)據(jù)資料丟失，加強軟件與硬件的更新和建設，提高技術水平，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用與共享。

（五）將管理中涉及到的預算進行適當?shù)脑黾?/h3>

數(shù)字化檔案管理是需要一定的投入特別是資金的投入作為工作的基礎，所以事業(yè)單位在編制工作預算時，要按照工作以及有關規(guī)定的要求，對單位的檔案管理方面進行必要的資金投入，其主要著眼點聚焦于數(shù)字化技術的開發(fā)以及應用，給檔案管理工作提供科學的設備；在預算上，事業(yè)單位也要認真聽取財務人員特別是上級財務部門的意見和建議，根據(jù)實際情況進行適當?shù)恼{整和投入，確保在增加預算方面做到依法依規(guī)。

（六）建立檔案信息化平臺

檔案管理部門要在實現(xiàn)檔案全文檢索、館藏檔案數(shù)字化歸檔的前提下，把檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等連接起來，建立一個檔案信息化共享平臺，讓各個部門能夠共享數(shù)據(jù)資源、發(fā)展成果，達到實現(xiàn)資源共享的目的，以提高各部門的工作效率。

結語

在事業(yè)單位中，要對檔案管理的新特點進行有效地研判，并對檔案管理工作中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢進行認真研究和部署。隨著檔案管理數(shù)字化的不斷改進，要進一步強化創(chuàng)新的工作理念，認真研究并部署檔案管理工作中的對策，實現(xiàn)數(shù)字化的全面發(fā)展。