加強(qiáng)食品經(jīng)營(yíng)許可檔案管理的若干要?jiǎng)?wù)

唐玲娟/杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局、杭州市蕭山區(qū)衛(wèi)生計(jì)生行政執(zhí)法大隊(duì)

浙江省啟動(dòng)食品經(jīng)營(yíng)許可工作時(shí)，正值深入推進(jìn)“最多跑一次”改革，食品經(jīng)營(yíng)許可工作也在“放管服”要求下，經(jīng)歷了一系列的減材料、減流程、減時(shí)限。在此背景之下，筆者所在的杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局及時(shí)制定了《杭州市蕭山區(qū)經(jīng)營(yíng)許可檔案管理辦法（試行）》《食品經(jīng)營(yíng)許可檔案管理操作手冊(cè)》，從檔案建立、管理、利用三方面對(duì)食品經(jīng)營(yíng)許可檔案管理工作進(jìn)行了規(guī)范。2017年，行政審批檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作被列入政府采購(gòu)項(xiàng)目并進(jìn)行公開招標(biāo)，項(xiàng)目包括制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理制度、檔案規(guī)范化整理、數(shù)字化加工、落實(shí)保密與安全措施、提供窗口查詢等。項(xiàng)目啟動(dòng)以來(lái)，蕭山區(qū)食品經(jīng)營(yíng)許可類檔案按照一戶一檔的模式，開展了標(biāo)準(zhǔn)化整理和數(shù)字化加工工作。在工作推進(jìn)當(dāng)中我們發(fā)現(xiàn)仍然存在一些問(wèn)題，對(duì)此必須認(rèn)真研判，提出可行性的解決方案。

1 存在的問(wèn)題

首先，電子文件歸檔工作缺乏指導(dǎo)。目前，食品經(jīng)營(yíng)許可全程電子化審批是通過(guò)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)連接的浙江省食品經(jīng)營(yíng)許可審批系統(tǒng)開展的。該系統(tǒng)于2019年改版升級(jí)后首次開通了全程電子化審批流程，但是目前尚未實(shí)現(xiàn)電子文件的預(yù)歸檔工作，各個(gè)區(qū)縣在具體操作過(guò)程中沒有經(jīng)驗(yàn)可循，缺乏統(tǒng)一模式與指導(dǎo)。此外這些食品經(jīng)營(yíng)許可全程電子化的數(shù)據(jù)僅保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，沒有從檔案資源建設(shè)與信息安全的角度進(jìn)行管控，數(shù)據(jù)安全得不到保障。

其次，電子文件的法律效力有待確認(rèn)。食品經(jīng)營(yíng)許可全程電子化流程為申請(qǐng)人網(wǎng)上申請(qǐng)、預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)后進(jìn)行電子簽章確認(rèn)、網(wǎng)上受理、現(xiàn)場(chǎng)核查、審批通過(guò)、打證、免費(fèi)快遞送達(dá)，整個(gè)過(guò)程申請(qǐng)人實(shí)現(xiàn)了“零次跑”，但是整個(gè)流程產(chǎn)生的電子文件的法律效力不盡相同。在提交材料環(huán)節(jié)，申請(qǐng)材料由電子簽章代替了傳統(tǒng)的申請(qǐng)人蓋章及法定代表人（授權(quán)委托人）簽字，目前得到了法律界的認(rèn)同。但是食品經(jīng)營(yíng)許可還存在現(xiàn)場(chǎng)核查環(huán)節(jié)，如通過(guò)智慧監(jiān)管平臺(tái)操作，則會(huì)涉及不同系統(tǒng)之間的電子化信息抓取及整合；如不通過(guò)智慧監(jiān)管平臺(tái)操作，紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成電子材料上傳后，會(huì)遇到原件需不需要?dú)w檔的問(wèn)題。

2 應(yīng)對(duì)的策略

第一，進(jìn)一步規(guī)范傳統(tǒng)檔案的管理。首先，許可部門應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)和規(guī)范食品經(jīng)營(yíng)許可紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，并將檔案數(shù)字化工作納入績(jī)效考核指標(biāo)體系，逐步縮短數(shù)字化加工周期，提高檔案信息資源共享利用的完整性和時(shí)效性。其次，逐步拓寬檔案服務(wù)外包類型。由于審批檔案很多屬于永久及長(zhǎng)期保存，而當(dāng)?shù)貦n案館只接收文書類檔案，大量的企業(yè)登記、審批檔案目前仍在生成機(jī)關(guān)保管，長(zhǎng)期的保管成本高、工作量大，且安全性得不到保障。建議嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，按需將檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)進(jìn)行外包。

第二，逐步適應(yīng)行政審批無(wú)紙化歸檔需求。一是規(guī)范開展電子文件歸檔。食品經(jīng)營(yíng)許可電子審批文件可以先通過(guò)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行預(yù)歸檔，然后脫離審批系統(tǒng)，在電子文件管理平臺(tái)上進(jìn)行正式歸檔，包括數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、質(zhì)量檢測(cè)等過(guò)程。構(gòu)建行政審批電子文件“一鍵式”歸檔系統(tǒng)，盡量減少人工著錄操作和整理干預(yù)，有效提高歸檔效率與質(zhì)量，減輕行政審批辦事和歸檔相關(guān)人員的工作量。二是解決電子檔案憑證性認(rèn)可問(wèn)題。合理利用數(shù)字摘要、電子簽名、可信時(shí)間戳等技術(shù)手段，逐步提高電子審批檔案管理的可靠性與效率，使用檔案保管方、檔案形成方、利用方及利益相關(guān)方都能認(rèn)可電子檔案數(shù)據(jù)。三是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息與電子化信息的整合。要將已集中保管的存量行政審批檔案資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，與當(dāng)下所形成的增量行政審批檔案構(gòu)成連貫整體，為政務(wù)服務(wù)提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

第三，加強(qiáng)食品經(jīng)營(yíng)許可檔案信息的有效利用。電子檔案在檢索、編研、共享等數(shù)方面具有優(yōu)勢(shì)，在推行電子化歸檔工作時(shí)應(yīng)提前建構(gòu)開發(fā)利用模式，立足服務(wù)對(duì)象進(jìn)行用戶分類，按照內(nèi)部服務(wù)和外部服務(wù)兩大方面定向提供食品經(jīng)營(yíng)許可檔案信息。在內(nèi)部用戶中又可以細(xì)分為食品監(jiān)管、信息協(xié)同共享等；在外部用戶中可以細(xì)分為許可申請(qǐng)單位、公眾、公檢法辦案及社會(huì)經(jīng)濟(jì)、法律活動(dòng)需要等。檔案查詢系統(tǒng)可以通過(guò)識(shí)別不同的用戶，提供主動(dòng)推送或者分權(quán)限查詢等服務(wù)。