強(qiáng)化合同管理 依法合規(guī)治企

李玉琦

中國(guó)石化化工銷(xiāo)售有限公司華東分公司，上海 200050

一、研究設(shè)計(jì)合同管理方法

企業(yè)合同管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在其紛繁復(fù)雜的要素中，是有一定規(guī)律可循的。在總結(jié)以往合同管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)歸納提煉，總結(jié)出了合同管理SCE法。

SCE是由seal off(封閉)、control(控制)、examine(考核)三個(gè)英文單詞的第一個(gè)字母組成?；竞x是：全方位、全過(guò)程系統(tǒng)化封閉式管理，重點(diǎn)控制，納入考核，并在實(shí)施SCE法中做到 “兩個(gè)封閉、四點(diǎn)控制、三種考核”?！皟蓚€(gè)封閉”是指：對(duì)合同管理的全過(guò)程、全方位封閉，對(duì)每一份合同從立項(xiàng)、要約、談判、訂立到履行完畢(包括個(gè)別合同的變更和解除)的各環(huán)節(jié)、各程序?qū)訉影殃P(guān)、環(huán)環(huán)相扣，形成封閉式管理體系?！八狞c(diǎn)控制”是指對(duì)合同業(yè)務(wù)流程中的立項(xiàng)審批、資信調(diào)查、合同審查、合同履行四個(gè)主要環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)控制?！叭N考核”是指經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核、日常檢查考核和定期評(píng)比考核。

通過(guò)我公司合同管理工作中建章立制、實(shí)際應(yīng)用證明，SCE法的指導(dǎo)作用得到了充分體現(xiàn)。

二、建章立制，規(guī)范管理

根據(jù)公司總法律顧問(wèn)制度實(shí)施的需要，結(jié)合公司實(shí)際，在經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)合同管理架構(gòu)并充分討論的基礎(chǔ)上，完善了《合同管理辦法》，制定了《合同事務(wù)管理辦法》、《合同管理員管理辦法》、《合同談判業(yè)務(wù)工作流程》、《合同簽訂、履行審查業(yè)務(wù)工作流程》、《合同項(xiàng)目招投標(biāo)業(yè)務(wù)工作流程》、《合同代理授權(quán)委托業(yè)務(wù)工作流程》和《合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理業(yè)務(wù)工作流程》，進(jìn)一步規(guī)范了合同管理工作程序，為今后深化合同管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

三、融入經(jīng)營(yíng)、服務(wù)經(jīng)營(yíng)

訂立合同前，企業(yè)對(duì)訂立合同的可行性、必要性進(jìn)行研究、分析、論證不夠，便隨意簽訂合同，是合同訂立階段存在的一個(gè)普遍問(wèn)題。簽訂這樣的合同，可能對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失。

我公司合同簽訂前，合同管理員不僅要從多方面對(duì)合同訂立的必要性、可行性進(jìn)行認(rèn)真地研究分析和論證，而且將計(jì)劃作為合同立項(xiàng)的依據(jù)，把合同管理與計(jì)劃管理結(jié)合起來(lái)，使合同與計(jì)劃編號(hào)、資金一一落實(shí)對(duì)應(yīng)，緩解了合同的簽訂履行與計(jì)劃脫節(jié)的問(wèn)題，促進(jìn)當(dāng)期計(jì)劃當(dāng)期執(zhí)行并當(dāng)期成本核算，減少了潛虧的發(fā)生。把合同管理充分融入到公司的經(jīng)營(yíng)管理之中，成為嚴(yán)格計(jì)劃執(zhí)行的重要手段之一，不僅消除了無(wú)計(jì)劃無(wú)資金合同難以履行而存在的糾紛隱患，而且使合同管理工作在保障完成公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)中發(fā)揮了重要作用。

四、嚴(yán)把合同審查關(guān)

我公司法律部依法依規(guī)對(duì)簽約方資質(zhì)、合同訂立、履行的程序、形式、內(nèi)容進(jìn)行全面審查。對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的簽約方資信情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)審查，建立簽約方資信情況檔案，實(shí)行不良資信單位年度公示制度，并在合同管理系統(tǒng)中體現(xiàn)。對(duì)合同中存在的問(wèn)題，向承辦合同單位出具審查意見(jiàn)書(shū)，并把合同審查質(zhì)量納入對(duì)合同管理員的內(nèi)部績(jī)效考核，做到了嚴(yán)把簽約審查關(guān)，合同審查做到主體合格、內(nèi)容合法、條款完備、爭(zhēng)議解決的方式明確、手續(xù)齊全；嚴(yán)把履約審查關(guān)，有效堵塞了許多對(duì)外經(jīng)營(yíng)管理中的漏洞，避免了無(wú)效合同和違法合同的發(fā)生，同時(shí)節(jié)約或避免了經(jīng)濟(jì)損失，提高了公司的經(jīng)濟(jì)效益。

五、加強(qiáng)補(bǔ)簽合同的管理

合同倒簽是合同管理中存在的問(wèn)題，使合同管理工作非常被動(dòng)，影響了公司正常經(jīng)營(yíng)管理秩序，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理隱患和風(fēng)險(xiǎn)大大增加，因此加強(qiáng)對(duì)倒簽合同的管理顯得尤為必要。

首先，法律部對(duì)合同倒簽給公司經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)的施工安全風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、貨物損失風(fēng)險(xiǎn)、糾紛訴訟風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。其次，對(duì)發(fā)生合同倒簽的內(nèi)部和外部原因進(jìn)行診斷分析。對(duì)急需進(jìn)行設(shè)備搶修、工程施工和物資采購(gòu)等緊急情況先予實(shí)施后補(bǔ)辦合同。

我們針對(duì)合同倒簽問(wèn)題制定了專(zhuān)項(xiàng)管理制度和程序。一是完善計(jì)劃管理機(jī)制，確保計(jì)劃當(dāng)期內(nèi)先簽訂合同后實(shí)施完畢；二是對(duì)除生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需情況以外的原因而發(fā)生的后補(bǔ)合同，嚴(yán)格后補(bǔ)理由的審核確認(rèn)，督促合同業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)相互配合；三是建立健全完善公司合同管理、合同項(xiàng)目招議標(biāo)規(guī)章制度，規(guī)范合同談判程序，減少合同會(huì)簽環(huán)節(jié)，推行各環(huán)節(jié)工作限時(shí)制度；四是對(duì)非正常的后補(bǔ)合同實(shí)行經(jīng)責(zé)考核獎(jiǎng)懲措施。大大提高了簽約效率，減少了倒簽合同的發(fā)生。

綜上，我公司合同管理工作不僅產(chǎn)生了直接經(jīng)濟(jì)效益，而且彰顯了依法合規(guī)治企下合同管理工作在公司的重要地位，帶動(dòng)了相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理工作的規(guī)范化，產(chǎn)生了比較顯著的間接效益。今后，我們將進(jìn)一步推動(dòng)合同管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同網(wǎng)上審查、訂立和履行全過(guò)程管理，提高合同管理效率和水平，增強(qiáng)我公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的自我約束、自我保護(hù)、自我發(fā)展能力。