基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

邵珠艷

（東莞市金田紙業(yè)有限公司，廣東 東莞 523000）

ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用提升了企業(yè)的內(nèi)部控制管理水平，為企業(yè)融入了現(xiàn)代化的、信息化、精細(xì)化的管理理念，信息溝通交流更加便捷，工作效率得以提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力得以加強(qiáng)，企業(yè)效益得以增長(zhǎng)。

一、內(nèi)部控制簡(jiǎn)述

（一）內(nèi)涵方面

內(nèi)部控制具體指的是企業(yè)中每個(gè)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)為了達(dá)成使企業(yè)資產(chǎn)的安全不受影響以及變得更加完備，使經(jīng)濟(jì)方面和會(huì)計(jì)方面信息的準(zhǔn)確性和可信性得到保障，牢牢地將經(jīng)濟(jì)交易掌握在手的目的，通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的職責(zé)劃分工作而出現(xiàn)的互相限制和關(guān)聯(lián)狀態(tài)的充分運(yùn)用，使一些具有極強(qiáng)控制功能的方法與程序得以形成，并采取一些方法，使之變得更加規(guī)范，最終使一個(gè)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較完備的嚴(yán)謹(jǐn)體系得以產(chǎn)生。

（二）作用方面

內(nèi)部控制一直處于改進(jìn)和發(fā)展的狀態(tài)中，其有一個(gè)最顯著的作用就是使資產(chǎn)變得更加完備和安全以及會(huì)計(jì)信息變得更加可信而準(zhǔn)確，使國(guó)家層面所頒布的有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)層面所制定的有關(guān)章程的實(shí)行變得更加順利，并起著約束企業(yè)內(nèi)部和會(huì)計(jì)有關(guān)工作崗位和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)行為的作用。價(jià)值最大化是企業(yè)所追求的目標(biāo)，內(nèi)部控制的目標(biāo)與其類似，同時(shí)還是企業(yè)管理體系環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵一環(huán)。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在問(wèn)題的原因

（一）不夠完善的部門建設(shè)問(wèn)題

一個(gè)企業(yè)有一個(gè)企業(yè)的分工，僅從企業(yè)負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的部門來(lái)講，其對(duì)進(jìn)入本部門工作的人員有著相對(duì)比較高的專業(yè)能力要求和個(gè)人素質(zhì)要求。主要是由于負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的人員除了具備把握全局這項(xiàng)能力之外，對(duì)于法律方面和財(cái)務(wù)方面知識(shí)的了解和掌握也是必不可少的。但是現(xiàn)如今的實(shí)際狀況卻是很多企業(yè)在負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作專業(yè)部門的建立工作上重視程度過(guò)低，因而也就難以真正將部門所具有的作用充分的發(fā)揮出來(lái)。除此之外，由于在負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的人員選拔上有著較高的要求以及相應(yīng)的考核機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致企業(yè)所開(kāi)展的內(nèi)部控制工作存在整體質(zhì)量和效率不夠理想的情況。

（二）企業(yè)內(nèi)部管理者缺乏信息化應(yīng)用管理能力

ERP系統(tǒng)的實(shí)施和普及，意味著要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的傳統(tǒng)線下流程轉(zhuǎn)移到信息系統(tǒng)中去執(zhí)行。從采購(gòu)、生產(chǎn)到銷售、財(cái)務(wù)核算，各個(gè)環(huán)節(jié)中的單據(jù)流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)填報(bào)、報(bào)表提交都通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)執(zhí)行，這大大提高了流程運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，減少了人為因素的干預(yù)。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，首先要有變革的能力，變革的工具是思維的創(chuàng)新及管理工具的運(yùn)用，然而現(xiàn)在很多管理者缺乏管理工具靈活應(yīng)變的能力，ERP系統(tǒng)就是一種技術(shù)工具，是管理思維落實(shí)到企業(yè)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的支撐，也是內(nèi)控體系精準(zhǔn)落地的必備條件。目前各企業(yè)管理者對(duì)信息化工具能夠帶來(lái)的價(jià)值理解不夠透徹，引進(jìn)缺乏積極性，實(shí)施缺乏參與度，應(yīng)用缺乏掌控力。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題的改善對(duì)策

（一）強(qiáng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的管控

企業(yè)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全是一項(xiàng)綜合性的工作，要在硬件安全、軟件安全和權(quán)限管理等三個(gè)方面進(jìn)行全面的保障，以保證系統(tǒng)的安全可靠。首先要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)房建設(shè)，保證硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和安全性，保障硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。其次在數(shù)據(jù)庫(kù)層面，實(shí)施過(guò)程中要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)策略進(jìn)行合理配置，要建立有效的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期進(jìn)行全部備份和增量備份，同時(shí)建立起嚴(yán)格的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保證風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，可以及時(shí)有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。最后要健全系統(tǒng)數(shù)據(jù)管控機(jī)制，嚴(yán)格控制系統(tǒng)操作人員的操作權(quán)限，將人為泄露的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（二）制度流程的制定與內(nèi)控和諧統(tǒng)一

ERP系統(tǒng)是將企業(yè)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有效的集成進(jìn)行處理，因此，ERP系統(tǒng)直接影響企業(yè)的內(nèi)部控制的實(shí)施與經(jīng)營(yíng)效益。而企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)是如何做好企業(yè)內(nèi)部制度的建設(shè)，以及在ERP系統(tǒng)中如何實(shí)施內(nèi)控制度，針對(duì)ERP信息化系統(tǒng)建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程、管理制度、責(zé)任機(jī)制，風(fēng)險(xiǎn)管理，并進(jìn)行定期的評(píng)價(jià)，缺陷整合修正。充分利用信息系統(tǒng)的可集成性，將內(nèi)部控制融入企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，將ERP系統(tǒng)中某一容易出問(wèn)題的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，用制度、流程來(lái)彌補(bǔ)；人為疏忽制度流程的環(huán)節(jié)，用ERP信息系統(tǒng)制約控制；二者和諧統(tǒng)一。

（三）加強(qiáng)操作人員的ERP培訓(xùn),提高人員素質(zhì)

ERP是一項(xiàng)全新的信息化的管理模式，對(duì)員工提出了新的要求，要弄懂這一全新的知識(shí)，要靠業(yè)內(nèi)的專家進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)ERP相關(guān)人員每一個(gè)模塊進(jìn)行細(xì)化培訓(xùn)。因?yàn)镋RP系統(tǒng)每一個(gè)模塊都不是完全獨(dú)立的，它們之間是相互依存、相互聯(lián)系的，所以要將自己本身的業(yè)務(wù)和全局相結(jié)合。專家培訓(xùn)加之自身領(lǐng)會(huì)、實(shí)踐應(yīng)用，才能全面掌握應(yīng)用。企業(yè)需要的是相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)、財(cái)會(huì)專業(yè)、信息技術(shù)專業(yè)、管理專業(yè)復(fù)合型的人才，以便處理ERP信息系統(tǒng)下相關(guān)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

（四）完善信息技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)在ERP應(yīng)用系統(tǒng)搭建初期，應(yīng)選擇ERP系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)及售后服務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)力、品牌、口碑好的供應(yīng)商，根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)置好ERP應(yīng)用系統(tǒng)的服務(wù)器地點(diǎn)、數(shù)據(jù)庫(kù)備份及ERP應(yīng)急處理預(yù)案（系統(tǒng)癱瘓時(shí)）。在ERP系統(tǒng)推行初期，可先在小范圍內(nèi)內(nèi)選取試點(diǎn)單位進(jìn)行操作，如取得較好的成果，再逐漸進(jìn)行大范圍推廣。

（五）核算型會(huì)計(jì)到管理型會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型

大范圍推廣執(zhí)行ERP系統(tǒng)后，對(duì)企業(yè)而言將剔除大量的冗余崗位，降低人工成本、管理費(fèi)。單就財(cái)務(wù)部門而言，如果企業(yè)原有財(cái)務(wù)人員千人以上，每年這些人員工資、保險(xiǎn)及相關(guān)社會(huì)責(zé)任就十分龐大；而ERP系統(tǒng)大面積推廣后將不需要原有龐大的團(tuán)隊(duì)，相關(guān)冗余崗位的人員將面臨轉(zhuǎn)型或轉(zhuǎn)崗；企業(yè)就需要提前做好員工的轉(zhuǎn)型/轉(zhuǎn)崗等后續(xù)人才培訓(xùn)計(jì)劃。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，企業(yè)在有意向進(jìn)行ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制管理之前，應(yīng)當(dāng)充分考慮自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、員工數(shù)量、原有內(nèi)部控制制度及審批業(yè)務(wù)流程等，不能盲目跟風(fēng)開(kāi)展ERP系統(tǒng)建設(shè)，如規(guī)模較小的中、小企業(yè)則不建議盡早采用，因?yàn)镋RP系統(tǒng)對(duì)其而言不符合成本效益原則，強(qiáng)行開(kāi)展，不但不能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，反而增加企業(yè)額外負(fù)擔(dān)，給企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成一定的影響。從當(dāng)前的整體發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，大型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)是一種必然的趨勢(shì)，能夠節(jié)約企業(yè)資源、降低人工成本，而且將加快了企業(yè)的發(fā)展壯大的進(jìn)程。