如何推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

時(shí)妍

（平泉市財(cái)政局，河北 承德 067500）

在我國(guó)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案的規(guī)模和內(nèi)容不斷擴(kuò)大，檔案承載的信息也越來(lái)越廣泛。同時(shí)，檔案管理手段也有了很大的改進(jìn)。因此，檔案管理人員的素質(zhì)也需要相應(yīng)的提高，從而更好的促進(jìn)檔案的發(fā)展，這對(duì)于推動(dòng)檔案管理質(zhì)量向更好的方向發(fā)展具有重要的意義。檔案管理人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在工作意識(shí)和工作熱情上。在科學(xué)管理中，檔案管理人員也將發(fā)揮重要作用。因此，檔案管理人員在提高自身綜合素質(zhì)的同時(shí)，還要不斷改進(jìn)工作方式，提高工作質(zhì)量，這也是對(duì)檔案管理人員發(fā)展提出的必然要求。

一、檔案管理人員應(yīng)有哪些素質(zhì)

（一）思想政治素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，要求檔案管理人員具有較高的思想政治素質(zhì)。檔案管理既強(qiáng)調(diào)技術(shù)性，又要求保持正確的政治立場(chǎng)。因此,質(zhì)量檔案管理人員首先需要的是思想政治素質(zhì),要遵守國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī),要遵循黨的路線和方針,要遵守單位的各種規(guī)章制度。同時(shí)，檔案管理人員要有保密意識(shí)，對(duì)工作中的信息要嚴(yán)格保密，不能利用這些信息從事違法活動(dòng)、牟利活動(dòng)。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理人員還需要具備一定的職業(yè)道德，最基本的是熱愛(ài)自己的工作。文件管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)則繁瑣。檔案管理人員要非常細(xì)致，耐心地做好自己的工作。因此，檔案管理人員首先要發(fā)自?xún)?nèi)心地喜歡這項(xiàng)工作，具有高度的專(zhuān)業(yè)認(rèn)知度。事實(shí)上，做到這一點(diǎn)是非常困難的，目前檔案管理工作的職業(yè)生涯認(rèn)知度相對(duì)較低，這與檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境有關(guān)。

（三）專(zhuān)業(yè)知識(shí)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)非常專(zhuān)業(yè)的工作，要求檔案管理人員具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和熟練的專(zhuān)業(yè)技能。如何對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，如何整理文件，如何查閱文件等是管理人員應(yīng)該掌握的，特別是在信息背景下，檔案管理人員應(yīng)該掌握數(shù)字化的基本技術(shù)，并熟練地應(yīng)用于檔案管理中。因此，檔案管理人員應(yīng)該是學(xué)習(xí)型的，能夠主動(dòng)適應(yīng)管理形勢(shì)的變化，主動(dòng)提高自己。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)的必要性

（一）信息時(shí)代的要求

為了更好地適應(yīng)信息時(shí)代的要求，檔案管理人員必須提高自身素質(zhì)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息的存儲(chǔ)和應(yīng)用方式發(fā)生了巨大的變化。在傳統(tǒng)時(shí)期，檔案保管員面對(duì)的是成堆的紙質(zhì)資料，這些資料需要分門(mén)別類(lèi)存放，只能在特定的場(chǎng)所查閱。然而，在信息時(shí)代到來(lái)后，許多檔案以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)，服務(wù)也以電子化的形式開(kāi)展。

（二）檔案管理人員工作態(tài)度不積極

檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀堪憂，質(zhì)量改進(jìn)提上日程。從檔案管理的整體發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，人才短缺問(wèn)題十分嚴(yán)重。[4]社會(huì)培養(yǎng)的檔案管理人才跟不上檔案管理實(shí)踐的要求，沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人加入檔案管理團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)象十分普遍。由于對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，使得單位組織的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)不到位，那么這些員工的工作效率可想而知。不僅如此，即使是受過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的人在工作中也會(huì)感到不舒服。例如，檔案數(shù)字化是一個(gè)基本的趨勢(shì)，這就要求員工掌握數(shù)字化的技術(shù)和操作。然而，一些員工仍然以傳統(tǒng)的方式工作，因?yàn)樗麄兏簧闲蝿?shì)的發(fā)展，使得工作效率低下，服務(wù)角色難以發(fā)揮。不主動(dòng)學(xué)習(xí)是這部分檔案管理人員普遍存在的問(wèn)題。

三、檔案管理人員素質(zhì)提升策略

（一）營(yíng)造健康的競(jìng)爭(zhēng)氛圍

缺乏競(jìng)爭(zhēng)是過(guò)去檔案管理中最突出的問(wèn)題。由于檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)、檔案管理人員之間不存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，檔案管理人員的整體素質(zhì)受到一定程度的影響。因此，營(yíng)造健康的競(jìng)爭(zhēng)氛圍至關(guān)重要。首先，單位需要重新認(rèn)識(shí)檔案管理部門(mén)，積極倡導(dǎo)檔案管理也有效益的理念，使其地位與其他部門(mén)平等;其次，檔案管理部門(mén)要營(yíng)造“競(jìng)爭(zhēng)與激勵(lì)”的文化氛圍，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。最后，制定相關(guān)政策，保障競(jìng)爭(zhēng)理念的落實(shí)。

（二）改進(jìn)管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)

檔案管理人員需要不斷了解時(shí)代發(fā)展的要求，通過(guò)積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)技能。同時(shí),檔案管理部門(mén)也應(yīng)該足夠重視管理人員的質(zhì)量的提高,并有定期的培訓(xùn)活動(dòng)的方向檔案知識(shí)、管理技能和信息技術(shù),以提供知識(shí)的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)和深化檔案管理人員。在實(shí)踐中，檔案管理人員要學(xué)會(huì)實(shí)踐，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)思考，有效提高個(gè)人業(yè)務(wù)技能。

（三）加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，改善人員地位和待遇

一些單位企業(yè)在過(guò)去沒(méi)有太多的對(duì)文件管理的重要性,概念,有一個(gè)偏差,普遍認(rèn)為,檔案管理工作是將材料放入檔案,專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能不是文件管理人員必須具備,所以文件管理是容易被輕視和忽略,安排工人年齡一般大,短現(xiàn)象存在的人才。新時(shí)期要徹底改變這種狀況，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，各單位和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從各方面支持和重視檔案管理工作。通過(guò)提高檔案管理人員的工資待遇，增加職稱(chēng)數(shù)量，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，提高檔案管理的社會(huì)地位。此外，各單位企業(yè)還需要向檔案部門(mén)投入更多資金，為相關(guān)人員提供更好的工作環(huán)境，使他們對(duì)這項(xiàng)工作充滿熱情。而對(duì)貢獻(xiàn)突出的人，可以給予物質(zhì)、精神的雙邊獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，使其更全心全意地投入到檔案管理工作中去。

檔案管理專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)要求高。檔案人員素質(zhì)是檔案人員在工作崗位上必須具備的基本知識(shí)、技能和各種基本素質(zhì)的總和。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的效率和質(zhì)量，發(fā)揮檔案材料的整體作用是必不可少的。檔案管理人員應(yīng)具備政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神、服務(wù)意識(shí)、嚴(yán)格保密、勇于創(chuàng)新和終身學(xué)習(xí)的素質(zhì)，以促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。