如何實現檔案管理信息化

孔祥靜

（承德市平泉市平北鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067500）

引言：在時代快速發(fā)展的今天，信息化技術顯得尤為重要，而檔案管理要想滿足目前日益發(fā)展的社會需求就需要不斷進步。因此，需要不斷對檔案管理理念進行改革，與時代接軌，順應時代發(fā)展軌跡。信息時代的到來讓傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息化技術不斷融合，逐漸形成了新的管理模式，讓檔案管理系統(tǒng)與時代之間有了一定的聯系。隨著我國的科技實力不斷提高，信息技術水平也在不斷的增高，對于檔案管理方面也逐漸有了新的理念。本篇文章對檔案創(chuàng)新管理與如何實現檔案管理信息化進行討論分析，以促進檔案管理的信息化發(fā)展。

一、實現檔案管理信息化的重要性

二十一世紀是智能的時代，信息化時代的來臨，代表著我國進入了一個數字化時代。對于檔案管理來講，相關的檔案信息會越來越多，而且種類也會逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式在一定程度上不能完全滿足創(chuàng)新的檔案管理模式。因此，為了可以讓檔案管理模式能順應時代的發(fā)展，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，必須要實現以下幾點。

（一）信息化的加入促進了檔案管理的穩(wěn)定性

信息化技術在檔案管理中大大提高了保存時間，紙質檔案的有效期是由纖維素性質決定的，當空氣潮濕以及發(fā)生不可抗力等特殊情況時，會造成紙張的不穩(wěn)定。在檔案工作的過程中，如果稍不留神，可能會造成無法挽回的損失，而在使用信息化技術之后，這種情況完全可以避免。電子檔案最根本的特點就是查找時方便快捷，容易保存與傳遞，存儲時間不受限制，穩(wěn)定性極強。隨著電子技術的不斷發(fā)展，讀取電子文件的設備也逐漸成熟，在工作中可以按照不同的需求來選擇不同的電子載體。

（二）信息化的加入讓傳遞的安全性與傳遞速度不斷提高

在進行公文處理的過程中，經常會發(fā)生因為辦理人員私存文件或是在傳遞過程中丟失文件的情況，而傳統(tǒng)文件的傳遞主要是依靠郵寄，這種方式會因為時間的原因受到嚴重限制，甚至還會在郵寄過程中丟失文件，這些都讓檔案人員在檢索以及歸檔的過程中產生限制。在使用計算機信息技術之后，可以在網絡上一鍵發(fā)送，讓文件在傳遞的過程中節(jié)省大部分時間，提高了檔案管理的及時性以及安全性，節(jié)省了大量的人力和財力。

（三）讓檔案管理信息化成為主流，可以不斷提高檔案管理的工作效率，信息化管理模式是對計算機技術以及網絡技術對檔案管理進行高效、安全地使用，使眾多的存檔及查檔環(huán)節(jié)變得簡單方便，大大縮減了檔案管理人員的工作量。

（四）信息化的使用可以讓檔案資源實現共享。讓其變?yōu)殡娮有问?，增添備份以便于查找和利用，在互聯網的基礎上，讓檔案的利用率逐漸提高。

二、檔案工作信息化管理的優(yōu)點

檔案管理信息化系統(tǒng)需要一個較為創(chuàng)新的技術來支持，并且對于檔案管理人員也有一定的要求，需要檔案管理人員在管理意識上不斷創(chuàng)新、轉變思想、進行提高。因此，才能讓檔案管理信息化有所發(fā)展，不斷提高。

（一）信息化的使用提高了辦公效率

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作大部分都是人工操作，為了保證資料的完整性需要在檔案工作中投入十二分的精力，而在此過程中，也無法保證是否會發(fā)生漏寫或是漏抄的現象；另外在書寫方面也有十分嚴格的要求，檔案人員的勞動量十分大，當信息化加入到其中之后，使用計算機軟件對檔案進行管理，文件資料存儲收集之后，會讓整個過程變得十分簡單快捷，有效提高辦公效率。

（二）信息化的使用讓資源實現共享

傳統(tǒng)的檔案管理模式因為信息資源的原因，受到了嚴重的限制，資源共享成為奢望，在查找過程中由于是采用人工進行的，這讓眾多信息逐漸被掩埋，造成資源以及成本上的損失。因此，整個過程十分緩慢、事倍功半，當信息化技術加入之后，這些情況會逐漸得到改善，讓資源能進一步整合，逐漸提高檔案查找速度以及整理速度。在網絡上建立一定的聯系，管理起來也簡單快捷，讓資源達到共享，使檔案管理效率大大提高。

三、實施檔案信息化的措施

（一）增強管理意識。現如今眾多的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)，對檔案管理的意識還比較淡薄，在管理過程中沒有積極的態(tài)度，這就需要檔案管理人員在工作中嚴格把關，及時記錄檔案信息，并做好檔案管理工作。

（二）健全管理機制。檔案工作需要合理的管理以及有效的利用，而這點也是檔案管理工作較為重要的因素。如果管理機制存在漏洞，則可能會對檔案管理造成嚴重影響。因此，需要在進行信息采集時盡量保證信息的完整、清晰以及準確，并且每個環(huán)節(jié)都要認真對待，保證檔案能有效運用，實行科學管理。

（三）建立規(guī)范體系。如果想要將檔案管理工作做好，其最根本的就是要讓檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，制定一個統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，推動檔案管理朝著信息化、規(guī)范化、標準化、科學化的方向發(fā)展。

（四）提供信息支撐。要讓檔案管理信息化進一步得到發(fā)展，需要有一個先進的技術設備做支撐，讓辦公自動化系統(tǒng)以及檔案信息化建設能逐漸融合，不斷增加設備的自動化，做到全方位、多角度的對檔案信息進行搜集。在保證檔案完整性的同時，提高檔案的綜合利用功能，逐漸形成一個完善的檔案信息管理系統(tǒng)。

檔案是一種歷史記錄，是國家信息資源體系中最重要的組成部分，它對于人們目前或未來的工作起著借鑒和參考的作用，是一筆非常寶貴的財富，是社會文明的成果。我們要重視檔案管理信息化的建設，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，為檔案管理事業(yè)提供即時信息，從而實現檔案管理信息化。