淺談油田檔案集中統(tǒng)一管理

文/龐延麗

從目前油田檔案管理方式來看，油田下設(shè)許多分公司和采油廠都單獨、分散進(jìn)行檔案管理，不但存在一定的難度也存在相應(yīng)的問題?；谶@一現(xiàn)實，油田檔案實行集中統(tǒng)一管理是一種有效的管理手段，不但能夠降低整個油田檔案管理的難度和成本，同時還能夠提高檔案管理的有效性和安全性

對于油田而言，檔案管理是一項重要的工作，油田的檔案資料相對較多，在實際管理過程中需要的檔案資源也比較多。如果不能夠有效地控制檔案管理成本，那么油田在檔案管理的過程中所花費的人力資源和資金成本將會非常巨大，會給油田帶來較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。同時，由于檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，在實際管理過程中需要專業(yè)化的手段與支持，但部分單位由于不具備專業(yè)的檔案管理條件，導(dǎo)致了單位的檔案管理存在一定的難度。分析研究油田檔案管理模式由各自分散管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，實為油田檔案管理提出了新的發(fā)展路徑。

一、油田檔案集中統(tǒng)一管理的實際需求

由于油田都下設(shè)很多分公司和采油廠，因此在檔案管理過程中存在檔案存放比較分散、安全隱患較多等問題。部分單位沒有相對固定的檔案保管場所，沒有專業(yè)的檔案管理人員，沒有專業(yè)化的檔案管理工具，導(dǎo)致了單位的檔案管理無法滿足實際要求，不利于油田的發(fā)展。在這一現(xiàn)實面前，就需要將油田的檔案集中統(tǒng)一管理，這是目前油田檔案管理過程中的主要需求，對油田建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。

二、油田檔案集中統(tǒng)一管理的必要性

一是油田發(fā)展的必然需求。對于油田而言，之所以要將檔案管理集中統(tǒng)一化，主要是隨著油田的不斷發(fā)展，對檔案管理的專業(yè)性要求越來越高，如果不能夠滿足檔案管理的專業(yè)性，那么在實際管理過程中就容易出現(xiàn)問題，在具體的管理過程中，也會因為管理行為和管理方式不當(dāng)，造成油田檔案管理滯后或者缺失。因此，進(jìn)行社會化的集中統(tǒng)一管理能夠解決油田在檔案管理當(dāng)中存在的各種突出問題。

二是檔案管理的實際難度所決定。在油田檔案管理過程中，檔案的分類、保管、調(diào)用以及檔案的存儲方式都是困擾油田檔案管理的現(xiàn)實問題。部分采油廠由于不具備正規(guī)的檔案管理場所，導(dǎo)致檔案存在保管不善而損壞的問題，這些實際問題使得油田在檔案管理過程中必須要尋求集中統(tǒng)一管理來解決，因此，檔案實行集中統(tǒng)一管理業(yè)已成為大勢所趨。

三是降低檔案管理實際成本使然。目前油田在各采油廠檔案管理中所花費的人力成本、時間成本和資金成本是相對較大的，并且每個單位要想滿足檔案管理要求，需要配備專業(yè)的檔案管理人員，需要建設(shè)專業(yè)的檔案管理場所，需要采取專業(yè)化的檔案管理手段，所有這些支出的費用都是相對較大的，勢必會增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，給每個單位的整體效益造成一定的影響。因此，將分散的檔案管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理有利于降低油田下屬單位的成本，對整個油田降本提效有所助益。

三、油田檔案集中統(tǒng)一管理的合理性

油田檔案集中統(tǒng)一管理的另外一個優(yōu)勢是可以增強(qiáng)檔案資源的合理利用。由于油田檔案中有著豐富的數(shù)據(jù)資料，通過集中統(tǒng)一管理之后，能夠使檔案資源被更多的單位所利用。在獲得了各采油廠管理授權(quán)的基礎(chǔ)上，油田的檔案資源將會發(fā)揮其應(yīng)有的作用，可以為油田發(fā)展和社會發(fā)展提供有效的資源和數(shù)據(jù)。

四、油田檔案集中統(tǒng)一管理的可行性

當(dāng)前，科技發(fā)展為油田檔案集中統(tǒng)一管理奠定了良好的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為現(xiàn)實的選擇。計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、信息化的要求與運用，使得油田必須進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。此外，信息化可使檔案管理由紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，在實際的保管和調(diào)用過程中更加便捷有效，從根本上解決了油田野外作業(yè)時檔案資料保管難度大的問題?？梢姡萍际侄蔚陌l(fā)展與運用，對油田檔案集中統(tǒng)一管理工作有著積極的影響和促進(jìn)作用。

通過上述分析，油田檔案集中統(tǒng)一管理既是一個大的發(fā)展趨勢，同時也是解決油田檔案管理中存在諸多問題的有效手段。由此看來，油田的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層以及下屬單位應(yīng)當(dāng)立于發(fā)展戰(zhàn)略高度，充分認(rèn)識油田檔案集中統(tǒng)一管理的重要性，通過油田檔案集中統(tǒng)一管理，真正實現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用的科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，通過檔案管理與服務(wù)應(yīng)用，為油田發(fā)展和效益提升做出貢獻(xiàn)。