信息化時代物資檔案的規(guī)范管理

文/李延哲

長期以來，地礦系統(tǒng)物資檔案管理工作的開展存在不規(guī)范、不合理的問題，導(dǎo)致物資檔案混亂，管理失位，沒有讓物資檔案發(fā)揮出切實的作用?；诖?，本文針對物資檔案管理工作展開分析，提出建立信息管理體系、物資信息檔案庫與網(wǎng)絡(luò)化的策略

一、前言

從現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營的角度來說，檔案就是在企業(yè)經(jīng)營過程中，各個部門立足自身業(yè)務(wù)開展所形成的各種記錄，其具體的呈現(xiàn)形式包括了文字、數(shù)字、圖片、視頻、音頻、電子數(shù)據(jù)等多種不同的形式。企業(yè)檔案不僅僅記錄了各項業(yè)務(wù)的開展情況，保留了原始數(shù)據(jù)，同時也是重要的信息資源。在當(dāng)前信息化時代背景下，檔案信息資源屬性愈發(fā)明顯，通過對檔案信息資源的開發(fā)，可以形成有效利用，對企業(yè)的經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃等提供支持和參考。對于物資供銷公司來講，在物質(zhì)供銷過程中，就會產(chǎn)生各種物資檔案資料，比如進貨清單、采購價格、物資統(tǒng)計、物資流向等等，這些物資檔案對于物資供銷企業(yè)來講，是重要的資源，需要對其做好管理，盡可能發(fā)揮出物資檔案的價值。

二、建立信息化的管理體系

（一）基于信息化渠道搜集檔案信息

信息技術(shù)在當(dāng)前已經(jīng)得到了充分運用，物流行業(yè)與信息技術(shù)的結(jié)合也非常緊密，因此，就需要對目前先進的信息技術(shù)予以利用，輔助物資檔案管理工作的開展。借助信息技術(shù)，建立起信息化的檔案信息搜集渠道，比如可以基于微信小程序，開發(fā)信息采集系統(tǒng)，各部門工作人員可以通過微信小程序上傳數(shù)據(jù)，由后臺統(tǒng)一整理編輯，這樣就可以讓檔案信息的搜集整理更加高效便捷，擺脫人力采集的低效問題。

（二）做好檔案信息的整理和處理

在物資檔案的管理工作中，搜集檔案信息只是檔案管理工作的第一步。在搜集檔案信息之后，還需要對相關(guān)的信息展開整理，因為從數(shù)據(jù)信息的搜集來講，只是依照一些簡單的標(biāo)準(zhǔn)來進行分類，在具體的物資檔案構(gòu)建中，還需要對這些信息數(shù)據(jù)進行整理，尤其是要辨別其中的不可靠數(shù)據(jù)，將其剔除或是予以修正，或者是進行核對，讓數(shù)據(jù)能夠更加準(zhǔn)確和可靠。在整理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，還需要對檔案信息予以處理。在地礦物資供銷企業(yè)當(dāng)中，工作并不只是簡單的采購或是銷售等等，還要進行一些更加深層次的工作，比如物資庫存量、供求變化、市場動態(tài)等，這些分析工作，是建立在檔案信息基礎(chǔ)上的，所以就需要對檔案信息進行處理，按照一定的要求對數(shù)據(jù)信息進行處置，為物資的采購、庫存管理等提供幫助，避免出現(xiàn)庫存積壓，力爭做到庫存合理。

三、規(guī)范物資管理，建立物資信息檔案庫

每年企業(yè)都會有大量的物資流動，產(chǎn)生巨大的資料信息，這些信息、資料可以了解歷史信息，了解過往物資需求情況，能夠有效把握價格動態(tài)等，對于這些資料要進行裝訂成冊，妥善保管，同時建立相應(yīng)的信息庫。信息庫可以存儲大量的數(shù)據(jù)、信息文檔，是系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計人員以及系統(tǒng)構(gòu)造人員保存的一個或者多個系統(tǒng)或項目有關(guān)的文檔、知識和產(chǎn)品的資料庫。企業(yè)可以為單個項目建立一個信息庫，也可以讓所有項目和系統(tǒng)共享一個信息庫。

四、物資管理網(wǎng)絡(luò)化

（一）電商視角下的物資檔案管理

從目前物資供銷工作的發(fā)展來講，電子商務(wù)模式已經(jīng)得到了廣泛運用，成為了一個主流形式。電子商務(wù)讓物資供銷工作具備了更高的便捷性，對于物資供銷企業(yè)而言，帶來了積極的幫助。不過，電子商務(wù)雖然推動了物資供銷的發(fā)展，但是也給物資檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

在電子商務(wù)模式下，各類物資信息主要是以電子信息的形式呈現(xiàn)，這就要求物資供銷企業(yè)推動檔案管理的電子化轉(zhuǎn)型，建立起電子檔案管理體系，逐步取代以往的紙質(zhì)化檔案管理模式。一方面，物資供銷企業(yè)要建立起電子檔案管理系統(tǒng)，并且與各方面工作對接，直接將物資數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。另一方面，要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使其能夠?qū)π畔⒒碾娮訖n案管理系統(tǒng)進行有效的操作利用。

（二）基于互聯(lián)網(wǎng)思維創(chuàng)新物資檔案管理

物資檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，并不僅僅是在方法形式上實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的構(gòu)建，而是在需要的管理模式和思維上實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)化的構(gòu)建，基于互聯(lián)網(wǎng)思維，對物資檔案管理工作予以創(chuàng)新，最大程度地提升。在互聯(lián)網(wǎng)思維的導(dǎo)向下，對于物資檔案管理而言，首先可以構(gòu)建起多層級的檔案信息整理體系，也就是將檔案信息的整理下放至各個部門甚至是具體的工作人員，由各部門具體人員對該部門的物資檔案進行整理之后，再統(tǒng)一提交到檔案管理部門，這樣一來可以大大降低檔案管理部門的工作壓力。其次，可以構(gòu)建起分級權(quán)限制度，根據(jù)不同部門不同崗位設(shè)置檔案查詢、編輯的權(quán)限，面向不同崗位人員提供相關(guān)的檔案服務(wù)功能，發(fā)揮出物資檔案的作用價值。

五、結(jié)語

在地礦系統(tǒng)物資管理中，實現(xiàn)物資檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有著重要的實際意義。物資檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施能夠化繁為簡、節(jié)省成本、減少問題，同時，物資檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理也是企業(yè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，可以有效提高企業(yè)的競爭力，使得企業(yè)在日趨激烈的競爭中保持領(lǐng)先地位。