淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理業(yè)務(wù)與創(chuàng)新

滕雨林 陳思澤 王思杰

（武警警官學(xué)院 四川 成都 610000）

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代可以說(shuō)是一次顛覆性的技術(shù)變革，對(duì)企業(yè)的組織業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)模式都有著巨大的影響。無(wú)紙化辦公方式所產(chǎn)生的圖像文件、電子文件等，給傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理帶來(lái)了不小的沖擊。因此，在檔案管理中利用好大數(shù)據(jù)就顯得額外重要。檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。提高檔案管理的水平已經(jīng)成為檔案管理工作所面臨的新課題，檔案管理做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地提供信息，就是提升檔案工作水平的最終目標(biāo)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理創(chuàng)新必要性

在管理部門(mén)中檔案管理是重點(diǎn)工作。檔案部門(mén)所收集的數(shù)據(jù)信息能夠讓數(shù)據(jù)被充分利用，從而實(shí)現(xiàn)信息自身所具備的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和公共價(jià)值。檔案部門(mén)除了要實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新之外，還需要注意提升自身的服務(wù)能力，如果想讓公眾參與社會(huì)事務(wù)和管理工作的積極性提升上來(lái)，就需要盡可能地滿(mǎn)足社會(huì)大眾對(duì)數(shù)據(jù)信息的需求?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，使得數(shù)據(jù)信息的重要性愈發(fā)凸顯。大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，社會(huì)可以得到更多的數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)資源與社會(huì)發(fā)展有著密不可分的關(guān)系。換言之，大數(shù)據(jù)正在改變我們的世界。

在大數(shù)據(jù)的背景下，參與檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息數(shù)據(jù)在檔案管理中的重要性，從而產(chǎn)生大數(shù)據(jù)意識(shí)。在工作期間要結(jié)合實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)全面提升檔案管理水平與質(zhì)量的終極目標(biāo)。但是，當(dāng)前有一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，就是參與檔案管理的工作人員觀念陳舊，大數(shù)據(jù)理念不強(qiáng)，管理水平不高。尤其體現(xiàn)在使用信息技術(shù)對(duì)資源進(jìn)行分析時(shí)，由于工作人員專(zhuān)業(yè)能力不足，在大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作并沒(méi)有得到有效提升。此外，檔案數(shù)據(jù)信息在制定決策當(dāng)中有重要作用，通過(guò)大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，有助于充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資源的作用，實(shí)現(xiàn)資源效率的最大化。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

有些工作人員對(duì)待檔案工作的重視程度不夠，缺乏大局意識(shí)且思想認(rèn)識(shí)十分模糊。檔案管理單位的創(chuàng)新速度也非常緩慢。這就使得檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值大打折扣。檔案管理工作機(jī)制的進(jìn)步速度跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.2 檔案管理方式存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，很多單位管理檔案的方式也產(chǎn)生了變革，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。但是保密工作做得不到位，很多不法分子都能輕易地使用高科技技術(shù)竊取機(jī)密的檔案材料。除此之外，檔案管理人員的崗位意識(shí)不強(qiáng)，不按照檔案數(shù)字化整理規(guī)范進(jìn)行操作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整，同時(shí)也影響著檔案的真實(shí)性和原始性。

2.3 檔案管理體系不夠完善

檔案管理體系的不完善，主要表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)。第一，檔案收集不夠規(guī)范。缺少主動(dòng)性，沒(méi)有主動(dòng)收集和移交檔案的意識(shí)。第二，檔案監(jiān)管力度不夠。由于檔案部門(mén)在行政方面不能對(duì)各歸檔部門(mén)進(jìn)行管理，工作開(kāi)展期間效率極低，節(jié)奏拖沓。

3 大數(shù)據(jù)信息時(shí)代創(chuàng)新檔案工作的對(duì)策

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

大數(shù)據(jù)時(shí)代中，信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展帶動(dòng)了檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量的急劇增加。這樣的環(huán)境條件下，就需要檔案數(shù)據(jù)的管理人員拿出自己的專(zhuān)業(yè)水平去高效處理這些大量檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)關(guān)系到某個(gè)單位的機(jī)密以及其他關(guān)鍵信息，因此，相關(guān)部門(mén)要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，處理好檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。并且，當(dāng)前數(shù)據(jù)分析技術(shù)也有所發(fā)展，檔案中沒(méi)有任何價(jià)值的檔案信息也能快速地被排除。因此，需要檔案管理人員有針對(duì)性地評(píng)估和分析數(shù)據(jù)的價(jià)值。

3.2 不斷進(jìn)行檔案管理工作的模式創(chuàng)新

很多檔案管理單位缺乏技術(shù)人才作支撐，因此就會(huì)去尋求相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。管理單位就需要利用好這個(gè)平臺(tái)，增強(qiáng)交流合作。可以根據(jù)實(shí)際情況建立一個(gè)共享平臺(tái)，并且不斷優(yōu)化相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。此外，還需要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的人才隊(duì)伍建設(shè)的力度，通過(guò)各種渠道吸引大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，打造專(zhuān)業(yè)的檔案管理優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)。使得檔案管理工作模式不斷創(chuàng)新，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3.3 建立安全有效的檔案管理安全體系

數(shù)據(jù)的安全管理也是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。為了保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全性與可靠性，就需要加強(qiáng)安全管理的力度。但是當(dāng)前的狀況是專(zhuān)業(yè)人才不足，且技術(shù)不夠成熟，很多檔案數(shù)據(jù)都會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露或者缺失等安全問(wèn)題，加之管理模式不夠完善，嚴(yán)重影響著檔案管理數(shù)據(jù)的管理水平。因此，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視制度的作用，建立并完善檔案管理工作室中的檔案安全管理機(jī)制，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才協(xié)助研發(fā)設(shè)計(jì)一套健全的檔案管理安全體系，設(shè)置數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的防火墻，防止不法分子竊取及泄露關(guān)鍵的檔案信息數(shù)據(jù)。同時(shí)，要對(duì)公開(kāi)和非公開(kāi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)處理。公開(kāi)的檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行合理的分類(lèi)整理，讓檔案使用者有更好的體驗(yàn)。非公開(kāi)的檔案數(shù)據(jù)要保證其安全性，要進(jìn)行加密管理，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。

4 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式和老舊的檔案數(shù)據(jù)分析理念已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足多數(shù)檔案數(shù)據(jù)使用者的需求。因此，檔案數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新是必然的趨勢(shì)?？梢酝ㄟ^(guò)改變傳統(tǒng)的思想理念、建立完善的安全體系等等助力檔案數(shù)據(jù)管理工作的創(chuàng)新，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，跟好地推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)足發(fā)展。