創(chuàng)新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

楊麗萍

摘? 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)各種先進(jìn)的技術(shù)被研發(fā)了出來，科技水平提高了許多。數(shù)字化技術(shù)以及遠(yuǎn)程通信技術(shù)是在科學(xué)研究工作多年努力發(fā)展過程中得到的一種成果，在多個(gè)行業(yè)中都得到了廣泛應(yīng)用，而傳統(tǒng)的工作形式以及理念讓檔案管理工作慢慢出現(xiàn)了許多問題，這些問題對(duì)檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了非常大的影響。為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對(duì)管理理念的改變，在日常的工作中使用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時(shí)也有利于降低管理人員的工作壓力，促進(jìn)檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新理念;優(yōu)點(diǎn);途徑

檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對(duì)歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國(guó)家應(yīng)該更加重視對(duì)檔案的管理。現(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對(duì)檔案進(jìn)行管理都是以人工的形式進(jìn)行，人工的工作方式可能會(huì)導(dǎo)致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢(shì)，有利于促進(jìn)信息的共享。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大多數(shù)工作都會(huì)通過人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會(huì)出現(xiàn)失誤，甚至可能會(huì)造成檔案丟失的情況，在進(jìn)行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會(huì)因?yàn)樽舟E問題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜、困難的，錯(cuò)誤出現(xiàn)的頻率較高。在將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項(xiàng)工作不僅流程變得更加簡(jiǎn)單，而且不管是收集檔案還是對(duì)檔案進(jìn)行分類等都得到了簡(jiǎn)化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)查找，很難在短時(shí)間內(nèi)就找到一個(gè)文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實(shí)現(xiàn)，許多信息都因?yàn)椴檎依щy而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費(fèi)的。在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項(xiàng)工作都變得更加簡(jiǎn)單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲取需要的文件，對(duì)各種信息數(shù)據(jù)都可以非?？斓孬@得，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員有時(shí)需要向個(gè)別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，而且可能會(huì)受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險(xiǎn)的一個(gè)選擇，會(huì)給各部門的工作都造成非常大的影響。在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡(jiǎn)單了，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M(jìn)行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

（一）建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底。所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提供技術(shù)支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在app上進(jìn)行工作，要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)。除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，能有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。

結(jié)束語：

現(xiàn)如今，信息化時(shí)代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復(fù)雜的工作內(nèi)容得到簡(jiǎn)化，使用計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時(shí)還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對(duì)信息化工作理念進(jìn)行完善，提高管理工作質(zhì)量。

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作者單位：內(nèi)蒙古興安盟突泉縣突泉鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心