醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)路徑分析

苗藝文

(河北省張家口市第五醫(yī)院，河北 張家口 075000)

0 引言

檔案是見證歷史變遷發(fā)展的重要憑證，也是醫(yī)院管理工作中不可或缺的組成部分。檔案管理是完整呈現(xiàn)資源利用程度、資源投入程度和資源產(chǎn)出水平的重要途徑之一，檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到醫(yī)院管理的效率水平?；卺t(yī)院檔案管理具有牽涉范圍廣，標(biāo)準(zhǔn)要求高等特點。隨著計算機先進技術(shù)的興起與應(yīng)用，很多領(lǐng)域都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)電子化替代傳統(tǒng)的人工作業(yè)，醫(yī)院檔案管理也是如此。通過應(yīng)用先進的信息技術(shù)來保證醫(yī)院檔案信息的完整性，有效提高檔案管理的效率與質(zhì)量，解放勞動力。

1 加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在經(jīng)濟與科技活動始終處于高速發(fā)展的新形勢下，醫(yī)院的管理項目與規(guī)模越來越多樣化。檔案管理是構(gòu)筑醫(yī)院信息系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)院的日常管理中有著重要的作用，加強檔案管理的信息化建設(shè)可為醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度的制定與發(fā)展決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐。用發(fā)展的眼光來看，檔案管理真實地呈現(xiàn)了醫(yī)院在各個項目開展過程中詳盡的運行信息。因此，加強檔案管理信息化建設(shè)直接關(guān)系到醫(yī)院的管理成效，是打造智慧型醫(yī)院，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必然要求，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的參考意義[1]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 決策層對檔案管理工作的重視度不夠

醫(yī)院的檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的大工程，其過程是動態(tài)的，因為檔案管理貫穿了醫(yī)院全部項目生命周期的全過程。這其中牽涉了大量的方案、文件、圖紙圖表、技術(shù)手冊、人事資料、項目往來憑證等重要資料，將這些資料按時間順序、按項目先后、分門別類的進行分類、歸檔與整理，是醫(yī)院檔案管理的一項較大工程。然而目前醫(yī)院檔案管理的突出問題之一就是決策層對檔案管理的重要性認(rèn)知度不夠，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是缺乏專職的檔案管理部門以及檔案管理人員，檔案管理還停留在文件整理的層面上，認(rèn)為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設(shè)備及人員無法到位。醫(yī)院管理層放在首要位置的往往是各種日常事務(wù)管理的發(fā)展和改進上，檔案管理得不到有效發(fā)揮，難以滿足社會未來發(fā)展對醫(yī)院的高要求[2]。

2.2 人員素質(zhì)不一，缺乏較強的信息安全意識

雖然已經(jīng)邁進了信息化的新時代，但醫(yī)院內(nèi)部的多數(shù)工作人員還停留在使用的層面上，由于信息安全理論知識掌握不夠，在實際操作中往往由于操作人員的一時疏忽，或者責(zé)任心不強等因素造成檔案數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)錯誤，最后導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確，且缺乏一定的信息安全防范意識，也不具備基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面地認(rèn)為安全防范僅是網(wǎng)絡(luò)維護人員的職責(zé)，與使用者無關(guān)，使用過程處于被動位置，每當(dāng)檔案系統(tǒng)或設(shè)備出現(xiàn)故障時，無法運轉(zhuǎn)使用時才向相關(guān)部門反映，因此失去了最佳的干預(yù)和維護時間，對檔案系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性和正常運行造成了嚴(yán)重的影響，就更加談不上在問題出現(xiàn)前防患于未然了。

2.3 檔案管理機制及信息化水平有待提高

隨著科技的進步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進行內(nèi)部質(zhì)量管理與效率的提升?；诖?，醫(yī)院也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時代發(fā)展的步伐，對信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動狀態(tài)。主要表現(xiàn)在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，現(xiàn)有的信息設(shè)備大部分已老化、落后，無法滿足檔案管理數(shù)字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補充不及時，變更更新不到位。三是信息化軟件習(xí)慣性購買現(xiàn)成的使用，而不是結(jié)合醫(yī)院實際研發(fā)，所以軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作不能及時快速有效完成，資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升[3]。

3 提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平的策略

3.1 提高認(rèn)知，加強檔案管理工作隊伍建設(shè)

首先要轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，從檔案管理與日常行政管理工作之間的相通性進行探索性研究，更好地落實和加強檔案管理工作隊伍建設(shè)的內(nèi)容。其次要結(jié)合檔案管理工作者面臨的實際困難，提出切實的解決方案，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，完善相應(yīng)的獎罰機制，對表現(xiàn)突出的檔案管理工作者給予精神與物質(zhì)上的獎勵，營造良好的工作氛圍，激發(fā)工作人員的積極性與主動性，全面促進檔案管理人才隊伍建設(shè)。

3.2 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

為使檔案管理更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展趨勢，必須從理論與實踐兩方面來提高管理人員的能力素質(zhì)，首先要有目的地組織檔案管理人員進行各種交流培訓(xùn)，以促進理念更新，加強對相關(guān)檔案管理法規(guī)的學(xué)習(xí)，不定期與同行交流，積極借鑒優(yōu)秀同行的管理理念，學(xué)習(xí)先進的管理模式，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合單位實際進行創(chuàng)新，使檔案管理更具實效性。其次要進一步強化和鞏固檔案管理專業(yè)技能，強化計算機操作和電子檔案系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，強化檔案管理人員的實操能力[4]。最后要科學(xué)評估人才，合理地引進專業(yè)的檔案管理人才，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，更好地保證入庫檔案質(zhì)量，使檔案管理發(fā)揮出最大的價值。

3.3 加強檔案管理的信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，必須要跟上大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，所以要積極利用先進的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及有效的方法和手段，進行設(shè)備和技術(shù)革新，通過推行檔案信息電子化實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理。一是要落實檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則。二是要加大對硬件設(shè)備的投資，淘汰老化的電腦、掃描儀等設(shè)備。三是要結(jié)合檔案管理的實際需求，依托已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強檔案信息化管理的規(guī)范性。四是引進先進的管理軟件，積極推進網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

3.4 加強檔案安全管理

加強人員管理、完善制度建立、加強技術(shù)防范等3個方面是落實檔案安全管理的前提，一是要明確檔案管理的風(fēng)險防范性，強化管理人員的道德與法律意識。二是建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度。三是通過計算機網(wǎng)絡(luò)防火墻與監(jiān)控設(shè)備加強安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案資料訪問的各個模塊進行使用權(quán)設(shè)置，以此確保檔案管理工作安全有序開展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案真實還原了醫(yī)院從成立到發(fā)展至今的整個過程，也記錄了醫(yī)療服務(wù)的具體信息。在經(jīng)濟高速發(fā)展的新態(tài)勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時代發(fā)展形勢下醫(yī)院日常管理工作的實際需要。因此，醫(yī)院檔案管理也要積極順應(yīng)時代發(fā)展的變化，不斷轉(zhuǎn)變思路，提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，積極創(chuàng)新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓(xùn)力度、建立健全檔案管理制度、應(yīng)用先進的信息技術(shù)等手段，切實提升檔案管理水平。