高校研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的管理與優(yōu)化

陳澤萍

高校研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的管理與優(yōu)化

陳澤萍

（廣東外語外貿(mào)大學(xué)，廣東 廣州 510006）

研究生教務(wù)管理是研究生培養(yǎng)教育過程中最基礎(chǔ)的管理和服務(wù)工作，高質(zhì)量的研究生教務(wù)管理工作是推動(dòng)研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的必要條件。研究生教務(wù)工作存在全面性與基層行、規(guī)律性與復(fù)雜性、前沿性與專業(yè)性并存等特點(diǎn)，因此提高研究生教務(wù)隊(duì)伍工作質(zhì)量，應(yīng)該從學(xué)校教務(wù)秘書本身出發(fā)，加強(qiáng)研究生教務(wù)隊(duì)伍的管理。

研究生；教務(wù)秘書；管理；優(yōu)化

研究生教務(wù)秘書是在分管研究生副院長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作，是學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與老師、學(xué)生之間的信息轉(zhuǎn)達(dá)和溝通橋梁。研究生教務(wù)管理是研究生培養(yǎng)教育過程中最基礎(chǔ)的管理和服務(wù)工作，高質(zhì)量的研究生教務(wù)管理工作是推動(dòng)研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的必要條件。因此，研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍值得關(guān)注。

一、研究生教務(wù)工作的內(nèi)容和特性

一般而言，學(xué)院研究生教務(wù)秘書全程參與研究生的招生錄取、課程培養(yǎng)、學(xué)位論文答辯、離校等一系列工作。主要有：組織研究生招生目錄修改，招生宣傳、入學(xué)考試、入學(xué)復(fù)試及錄??；組織研究生培養(yǎng)方案制定；組織研究生教學(xué)課程計(jì)劃實(shí)施及培養(yǎng)過程的相關(guān)事宜；研究生學(xué)籍檔案的管理和保存；研究生各種前沿講座和學(xué)術(shù)訓(xùn)練的管理；學(xué)位申請(qǐng)和學(xué)位論文答辯等相關(guān)工作；做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、研究生導(dǎo)師、研究生三者之間的溝通橋梁等相關(guān)工作。此外，還有一些非常規(guī)工作，例如教育部學(xué)科評(píng)估、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)、學(xué)科建設(shè)相關(guān)的各種申報(bào)；處理任課教師或?qū)W生的投訴等。根據(jù)研究生教務(wù)工作的內(nèi)容，我們可以看出，研究生教務(wù)秘書工作由以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.全面性與基層性

一方面，研究生教務(wù)秘書的工作涉及到研究生培養(yǎng)的全過程。從準(zhǔn)備招生材料、招生入學(xué)考試到課程實(shí)施到畢業(yè)，小到調(diào)、停課，大到學(xué)位申請(qǐng)，無一不需要教務(wù)秘書進(jìn)行管理，其實(shí)質(zhì)是扮演著服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和反饋等功能的全面性管理角色。另一方面，研究生教務(wù)秘書工作是研究生培養(yǎng)管理過程中最基層的工作，上到國(guó)務(wù)院學(xué)位辦、教育部，下到學(xué)校研究生院、學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等制定的一系列相關(guān)政策，都需要研究生教務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行最終實(shí)施。研究生教務(wù)秘書，既直對(duì)接任課教師，也直接對(duì)接學(xué)生，很多教學(xué)活動(dòng)和政策都是通過教務(wù)秘書轉(zhuǎn)告相關(guān)教師和學(xué)生。因此，教務(wù)秘書必須嚴(yán)肅對(duì)待，不能出現(xiàn)紕漏。

2.規(guī)律性與復(fù)雜性

就研究生教務(wù)工作而言，每個(gè)環(huán)節(jié)緊緊相扣，具有規(guī)律性。例如，每年的7月份就要進(jìn)行第二年招生目錄的編制，7月份修（制）定下個(gè)年級(jí)的培養(yǎng)方案，9月份進(jìn)行推免保送工作，11月份進(jìn)行研究生入學(xué)考試命題，隔年3-4月份研究生入學(xué)考試復(fù)試，5-6月份開展學(xué)位申請(qǐng)相關(guān)工作等。我們可以從中總結(jié)歸納研究生事務(wù)的主要規(guī)律與聯(lián)系，工作會(huì)更加得心應(yīng)手。但是，一般來說，研究生教務(wù)要負(fù)責(zé)博士、學(xué)術(shù)型碩士、專業(yè)型碩士、在職碩士、同等學(xué)力、進(jìn)修教師、留學(xué)生等多種類型的招生、培養(yǎng)、學(xué)位申請(qǐng)等相關(guān)工作，而不同類型的學(xué)生的培養(yǎng)材料、課程安排以及畢業(yè)要求等都不盡相同，這也給研究生教務(wù)秘書工作增添了很多壓力。

3.前沿性與專業(yè)性并存

研究生教務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注相關(guān)上級(jí)單位出臺(tái)的最新政策，并及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。根據(jù)學(xué)院自身情況，提供相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)要求再制定、落實(shí)符合院情的政策或者執(zhí)行上級(jí)下發(fā)的政策。同時(shí)，教務(wù)秘書的工作也是具有專業(yè)性的。這里的專業(yè)性不僅指教務(wù)工作的專業(yè)性，同時(shí)也指學(xué)科特性。就學(xué)科特性而言，研究生教務(wù)秘書必須熟悉了解掌握所在學(xué)院各個(gè)學(xué)科方向的培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、培養(yǎng)環(huán)節(jié)以及培養(yǎng)方式等，還要了解各種不同學(xué)生類別、各研究方向、各年級(jí)的基本情況，要能夠迅速無誤地解答考生或家長(zhǎng)提出的咨詢問題。

研究生教學(xué)秘書既是管理者也是服務(wù)者，研究生培養(yǎng)的全過程均需研究生教務(wù)秘書進(jìn)行服務(wù)。從教學(xué)管理這一層面來說，研究生秘書就是高校教育的基層管理者，從招生考試到學(xué)位論文答辯，從組織培養(yǎng)方案制定要調(diào)、停課，研究生教學(xué)秘書行使著管理職能。

二、研究生教務(wù)工作存在的問題

1.研究生招生規(guī)模擴(kuò)大，教務(wù)管理工作復(fù)雜

近年來，我國(guó)研究生教育不斷擴(kuò)大，無論是招生人數(shù)、在學(xué)人數(shù)還是畢業(yè)人數(shù)都呈直線上漲趨勢(shì)，特別是雙一流啟動(dòng)后，很多高校大幅擴(kuò)張研究生招生規(guī)模。教育部、國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)印發(fā)了《學(xué)位與研究生教育發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提出學(xué)位與研究生教育發(fā)展的目標(biāo)之一是到2020年，“保持研究生培養(yǎng)規(guī)模適度增長(zhǎng)，千人注冊(cè)研究生數(shù)達(dá)到2人，在學(xué)研究生總規(guī)模達(dá)到290萬人”。這意味著，未來幾年研究生擴(kuò)招的趨勢(shì)很有可能還將持續(xù)下去。研究生教務(wù)管理本來就是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，隨著研究生數(shù)量的不斷增多，學(xué)生的信息越來越多，培養(yǎng)方式和類型也逐漸增多，研究生教務(wù)的工作量也越來越繁雜。

2010年-2018年研究生教育相關(guān)情況(單位：萬人)[1]

年度招生在學(xué)研究生畢業(yè)生 2010年53.8153.838.4 2011年56.0164.643.0 2012年59.0172.048.6 2013年61.1179.451.4 2014年62.1184.853.6 2015年64.5191.155.2 2016年66.7198.156.4 2017年80.5263.957.8 2018年85.8273.160.4

2.對(duì)研究生教務(wù)管理隊(duì)伍不夠重視

許多高校對(duì)研究生教務(wù)管理的認(rèn)識(shí)存在偏頗，認(rèn)為研究生教務(wù)秘書的工作基本上都是事務(wù)性的工作，簡(jiǎn)單且繁瑣，很多人都可以勝任，所以對(duì)于研究生教務(wù)管理隊(duì)伍不夠重視。由于出現(xiàn)這樣的想法，很多研究生教務(wù)秘書也是身兼多職，除了要處理研究生的相關(guān)事務(wù)外，同時(shí)也有可能是兼職輔導(dǎo)員，或者科研秘書、學(xué)科秘書、外事秘書、黨務(wù)秘書等職位，另外，還要兼顧學(xué)院辦公室的工作，承擔(dān)學(xué)院辦公室的公共事務(wù)。繁瑣且沉重的工作令他們無暇顧及工作方法的創(chuàng)新，很多人也在這種情況下對(duì)工作的熱情慢慢退減。

3.研究生教務(wù)管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性強(qiáng)

“教務(wù)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對(duì)于貫徹學(xué)校的教育規(guī)章政策，理順院系教務(wù)工作流程，保證正常教學(xué)程序的連貫運(yùn)行，具有至關(guān)重要的作用?！盵2]相對(duì)于專任師資隊(duì)伍建設(shè)，很多高校對(duì)于研究生教務(wù)管理隊(duì)伍的關(guān)注程度并不高。繁瑣的工作量不被算作工作量，晉升渠道沒有專任教師和輔導(dǎo)員的暢通，精力的投入與收獲不成正比。很多研究生秘書另謀他就或者在輪崗的時(shí)候會(huì)選擇其他職位，這就造成了研究生管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定。若沒有穩(wěn)定的教務(wù)秘書隊(duì)伍，人員流動(dòng)頻繁，教務(wù)工作無法正常順利開展，長(zhǎng)久以往會(huì)對(duì)學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生消極的影響。

三、加強(qiáng)研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的管理

1.學(xué)校層面

第一，建立合理的準(zhǔn)入制度。職員化、專業(yè)化就是優(yōu)化和提高高校研究生教務(wù)管理人員素質(zhì)和能力的有效途徑。[3]學(xué)校在招聘選拔研究生教務(wù)秘書時(shí)，可以結(jié)合崗位工作內(nèi)容設(shè)置考試題目，而不是千篇一律地使用行政管理崗的考試內(nèi)容；另外，應(yīng)結(jié)合應(yīng)聘者的專業(yè)、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等綜合考量，選拔具有相類似學(xué)科背景和一定管理知識(shí)的人員，為研究生管理隊(duì)伍奠定專業(yè)化的基礎(chǔ)。

第二，明確研究生教務(wù)秘書的崗位職責(zé)。沒有翔實(shí)的考評(píng)制度規(guī)范研究生教務(wù)秘書的工作程序，沒有合理的按崗取酬與按勞取酬相結(jié)合的獎(jiǎng)懲制度激發(fā)研究生教務(wù)秘書的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，沒有科學(xué)的崗位晉升制度能夠提升研究生教務(wù)秘書的發(fā)展空間，所以制度的缺失是造成教學(xué)管理工作諸多矛盾的根源和核心。[4]因此，要制定合理的規(guī)章制度，明確研究生教務(wù)秘書的工作內(nèi)容及崗位職責(zé)；建立健全的考評(píng)制度，對(duì)研究生教務(wù)秘書進(jìn)行定期考查；制定合理的獎(jiǎng)懲制度，定期評(píng)選優(yōu)秀研究生教務(wù)秘書，激發(fā)秘書工作的積極性。

第三，加強(qiáng)研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的培養(yǎng)管理。對(duì)新入職的研究生秘書進(jìn)行培訓(xùn)，通過考核之后方能上崗；定期組織開展研究生教務(wù)秘書相關(guān)講座或交流活動(dòng)，促進(jìn)新老研究生教務(wù)秘書之間的學(xué)習(xí)交流，互相交流探討工作中遇到的問題和解決方法，更好地完善工作；建立繼續(xù)教育平臺(tái)，鼓勵(lì)研究生秘書進(jìn)行在職進(jìn)修，正視他們的職業(yè)上升需求，為其發(fā)展提供可能性。

2.研究生教務(wù)秘書自身層面

第一，準(zhǔn)確自我定位。研究生教務(wù)秘書應(yīng)當(dāng)對(duì)自己在高校扮演的角色有準(zhǔn)確的定位，明白自己在高校管理中的地位，做好基層管理者和服務(wù)者、信息收集者和傳達(dá)者、培養(yǎng)過程監(jiān)督者的角色。

第二，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。研究生教務(wù)工作具有一定的規(guī)律性，秘書在工作時(shí)候要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，摸索教學(xué)工作發(fā)展的規(guī)律，善于總結(jié)和思考，為下一步的工作提供經(jīng)驗(yàn)。另一方面，也可根據(jù)規(guī)律性對(duì)一些例行的工作進(jìn)行提前預(yù)知和安排，提高工作效率。

第三，提高服務(wù)意識(shí)。研究生秘書要充分認(rèn)識(shí)到其主要工作內(nèi)容之一就是服務(wù)學(xué)院教學(xué)培養(yǎng)工作，服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及師生。要將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，盡量提高服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量，從而提高教學(xué)工作管理效率。

第四，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念。隨著教學(xué)改革的步伐和研究生培養(yǎng)模式的變化，研究生教務(wù)管理體系越來越復(fù)雜，程序越來越多，之前的管理模式、管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了研究生內(nèi)涵式發(fā)展的步伐。我們應(yīng)該盡快適應(yīng)新形勢(shì)，改變固有的思想，創(chuàng)新管理模式，突破瓶頸。

總之，隨著研究生規(guī)模的擴(kuò)大和社會(huì)的發(fā)展，高校對(duì)研究生教務(wù)秘書的要求越來越高。這就要求加強(qiáng)研究生教務(wù)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化管理的同時(shí)，教務(wù)秘書本身也需要不斷地自我完善，以更好地適應(yīng)這個(gè)崗位。

[1]陳澤萍.試論研究生教育內(nèi)涵式發(fā)展的途徑[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2019(17):23-25.

[2]王園園.爭(zhēng)創(chuàng)“雙一流”，切實(shí)加強(qiáng)高校研究生教務(wù)秘書管理[J].高教學(xué)刊，2019(2)：162-165.

[3]閻文璠，孫婷.試論高校研究生教務(wù)管理隊(duì)伍的建設(shè)與優(yōu)化[J].中國(guó)成人教育,2011(2)：27-29.

[4]徐希宇.高校研究生教務(wù)秘書的角色定位與隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新[J].中國(guó)成人教育,2016(19)：70-72.

2020—03—20

陳澤萍（1991—），女，漢族，廣東潮州人，碩士，研究方向：學(xué)科教育。

G643.6

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1673-4564（2020）03-0176-03