加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的策略分析

張艷潔

承德市第二中學(xué) 河北承德 067000

1 學(xué)校檔案收集與整理工作概述

學(xué)校檔案收集與管理工作主要是指對(duì)學(xué)校日常運(yùn)營中各類信息、文件如教學(xué)檔案、研究成果資料、學(xué)生檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等的總體管理，其能夠?qū)W(xué)校發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的資料進(jìn)行保管，從而將學(xué)校發(fā)展全過程的信息全面留存下來，以便日后其他工作需要時(shí)可以隨時(shí)查閱?？梢哉f，學(xué)校檔案收集與整理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要作用，是學(xué)校發(fā)展過程中的關(guān)鍵工作之一。

從學(xué)校檔案管理的內(nèi)容加以分析，檔案收集與整理工作的特點(diǎn)十分鮮明。

首先，學(xué)校檔案分類眾多，學(xué)校日常工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，而這些資料又反映了不同學(xué)校工作的具體情況，所以都屬于不同的檔案類型。且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，檔案的呈現(xiàn)形式又進(jìn)一步分化，形成紙質(zhì)檔案、電子檔案等分類，因此現(xiàn)代學(xué)校檔案的分類更為繁瑣[1]。

其次，涉及范圍廣，即學(xué)校檔案收集與整理工作并非單純檔案管理人員的事務(wù)，校內(nèi)所有部門、科室都需要參與其中，同時(shí)所有教職員工和學(xué)生也都有參與檔案收集和整理的責(zé)任，所以此項(xiàng)工作的牽涉范圍甚廣。

再次，檔案收集與整理連續(xù)性較強(qiáng)，即學(xué)校日常運(yùn)營發(fā)展過程中的各類檔案資料都是在不斷產(chǎn)生的，每年都會(huì)出現(xiàn)許多新的檔案資料，尤其在當(dāng)前教育改革不斷深入的過程中，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)進(jìn)行一系列的改革探索，發(fā)生一些重要事件，其中一些改革工作甚至是需要多年時(shí)間方能完成，所以檔案收集與整理就需要保持持續(xù)性，并確保檔案資料中間不會(huì)出現(xiàn)斷檔，能夠?qū)W(xué)校運(yùn)營發(fā)展過程中的所有檔案資料都保存下來，這就加大了檔案工作的工作量。

最后，檔案收集與整理還容易受到各種因素影響。檔案管理工作的對(duì)象是大量靜態(tài)的文件資料，且內(nèi)容十分龐雜，學(xué)校管理機(jī)制的不健全、檔案工作人員意識(shí)和工作的不到位以及各種以外事件如火災(zāi)、斷電等都有可能造成檔案管理中發(fā)生管理混亂，檔案遺失等問題。因此該工作也十分容易受到各種因素的影響。

2 學(xué)校檔案收集與整理工作的現(xiàn)實(shí)意義

如果單純從檔案工作的對(duì)象看，許多人會(huì)對(duì)其產(chǎn)生忽視，認(rèn)為此項(xiàng)工作只是一些重復(fù)性工作。但實(shí)際上該工作與學(xué)校發(fā)展?fàn)窟B甚廣。一方面，檔案收集與整理管理到學(xué)校發(fā)展成果的保存，其背后反映的是整個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷程，這對(duì)于一個(gè)學(xué)校人文的彰顯和構(gòu)建都是十分重要的。另一方面，學(xué)校的未來發(fā)展也是建立在對(duì)以往做法、經(jīng)驗(yàn)的不斷學(xué)習(xí)、反省和調(diào)整優(yōu)化基礎(chǔ)之上的，而學(xué)校過去的做法經(jīng)驗(yàn)都存在于各種檔案之中，因此學(xué)校檔案也是學(xué)校發(fā)展過程中教學(xué)創(chuàng)新、科研創(chuàng)新、教育改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、設(shè)施建設(shè)等一系列工作的重要信息依據(jù)，所以檔案收集與整理對(duì)學(xué)校未來發(fā)展發(fā)揮著重要的智庫作用。由此可見，檔案收集與整理對(duì)一個(gè)學(xué)校文化的涵養(yǎng)和未來發(fā)展都有著積極意義[2]。

3 加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的策略

3.1 強(qiáng)化學(xué)校內(nèi)部檔案收集與整理工作意識(shí)

鑒于檔案工作的重要性以及檔案工作的復(fù)雜性和牽涉范圍的廣泛性，要做好學(xué)校檔案收集與管理，就需要首先使校內(nèi)各方面工作人員都能具備較強(qiáng)的檔案工作意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的重要性，如此方能發(fā)動(dòng)更多力量去構(gòu)建校內(nèi)完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，確保檔案管理工作的高質(zhì)量開展。在這一方面，學(xué)校首先需要做好檔案工作在校內(nèi)的宣傳，通過定期組織各部門工作會(huì)議并在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案收集與整理工作，以此來不斷提升校內(nèi)教職員工以及檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視程度。其次，學(xué)校應(yīng)將檔案管理作為學(xué)校以及各部門的重點(diǎn)任務(wù)來抓，形成常態(tài)化的宣傳引導(dǎo)，從而使此項(xiàng)工作成為學(xué)校各部門、各科室的一項(xiàng)常規(guī)工作。

3.2 構(gòu)建完善管理制度和校內(nèi)協(xié)調(diào)機(jī)制

檔案收集與管理工作的有效落實(shí)離不開相應(yīng)管理制度的支撐，尤其面對(duì)檔案管理復(fù)雜的內(nèi)容和多部門的參與其中，如果缺少一套制度的規(guī)范，必然會(huì)使檔案管理工作陷入混亂局面。因此，學(xué)校應(yīng)針對(duì)檔案管理的職責(zé)加以劃分，將檔案管理人員、各部門教職員工、學(xué)生等各主體在檔案收集與整理中的職責(zé)加以明確，以確保各方面人員都能夠嚴(yán)格根據(jù)自身職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)的檔案工作。同時(shí) 學(xué)校必須明確學(xué)校檔案的歸檔范圍，使所有參與人員都能夠明白哪些文件資料與信息數(shù)據(jù)是需要進(jìn)行歸檔的，哪些則無需進(jìn)行歸檔，如此就能夠提升檔案管理工作的規(guī)范性和效率，避免檔案內(nèi)容分類混亂而對(duì)后期整理帶來難度。此外，由于檔案管理牽涉范圍較廣，因此學(xué)校還必須針對(duì)校內(nèi)所有參與人員建立起一套完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)各部門和各參與人員間的交流溝通，從而為檔案信息的交互共享提供一套規(guī)范性的途徑，最大程度上確保檔案收集與整理的全面性、高效性。

3.3 加快推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)

檔案管理作為一項(xiàng)與文件資料、數(shù)據(jù)信息等打交道的工作，其本質(zhì)上屬于信息管理，因此在當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的情況下，學(xué)校檔案工作進(jìn)行信息化建設(shè)是十分必要的。同時(shí)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，各種電子檔案開始大量出現(xiàn)，這單純依靠以往的管理手段已經(jīng)難以完成有效的收集與整理，亟待進(jìn)行信息化檔案管理的建設(shè)。因此，學(xué)校必須加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，根據(jù)檔案工作實(shí)際需求和未來發(fā)展要求配齊基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施，并加快信息化管理系統(tǒng)建設(shè)[3]。同時(shí)還應(yīng)該加大對(duì)信息化檔案管理人才隊(duì)伍的教育培養(yǎng)力度，轉(zhuǎn)變工作思路，加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用，以使學(xué)校檔案收集與整理可以盡快實(shí)現(xiàn)信息化。

4 結(jié)語

綜上所述，學(xué)校檔案收集與整理并非單純意義上的文件資料管理工作，其更關(guān)系到學(xué)校的長期發(fā)展建設(shè)，因此，學(xué)校必須通過強(qiáng)化內(nèi)部檔案工作意識(shí)、完善管理制度與協(xié)調(diào)機(jī)制、加快信息化檔案管理建設(shè)等一系列策略來進(jìn)一步提升檔案收集與整理水平。