探究機電項目管理中文檔管理的科學(xué)化運用模式

劉瑜

山西交投高速公路有限公司 山西太原 030000

目前，在機電項目工作實施過程中，涉及到了大量的文檔資料的運用，這就體現(xiàn)了項目管理中文檔管理工作的重要性?，F(xiàn)階段我國機電項目文檔管理工作環(huán)節(jié)中仍存在許多的問題，主要體現(xiàn)在項目文檔管理的指南、模板和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面。隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的不斷完善，在信息化發(fā)展的時代背景中，機電項目管理中的文檔管理工作也需要在與時俱進的發(fā)展進程中透過科學(xué)化的管理手段實現(xiàn)自我完善，結(jié)合先進的科學(xué)化管理措施優(yōu)化文檔管理的管理水平，以此提升文檔管理的工作效率。

1 機電項目文檔的實用價值

機電項目文檔的重要價值主要體現(xiàn)在宏觀、中觀和微觀三個層面。

1.1 宏觀層面

從宏觀角度出發(fā)，機電項目文檔直接影響著機電項目管理水平的提升。機電項目文檔在形式和內(nèi)容上可以劃分為項目過程文檔和項目成果文檔等。機電項目過程文檔的效用是針對機電項目管理工作進程中發(fā)生的狀況進行記錄，體現(xiàn)在各種報告形式；機電項目成果文檔則是依據(jù)項目竣工后產(chǎn)生的結(jié)果進行報告總結(jié)。機電項目過程文檔為各級項目管理人員提供了溝通依據(jù)，并且還為項目管理人員進行工作安排與工作決策時提供了重要的參照。在項目竣工后，項目管理者通過對各類文檔的整合可以總結(jié)出項目中出現(xiàn)的狀況和成功經(jīng)驗，由此可以大大減少在今后的項目中出現(xiàn)同類的狀況。

1.2 中觀層面

從中觀角度出發(fā)，機電項目文檔對機電項目管理工作的順利開展有著決定性作用。在機電項目開始運行時，項目管理人員通過與客戶進行全面的溝通了解制定出適宜的項目整體規(guī)劃方案，用以規(guī)范項目中各個環(huán)節(jié)的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，在目標(biāo)一致的情況下將整合完畢的項目文檔作為項目運行時的關(guān)鍵依據(jù)。目前，我國機電項目在各環(huán)節(jié)的工作成果都是以文檔的形式記錄下來的，因此，項目文檔在項目管理工作中發(fā)揮了重要價值，它能夠直觀的反映出項目運行時的全部環(huán)節(jié)，項目文檔很好的輔助了機電項目的管理工作。

1.3 微觀層面

從微觀角度出發(fā)，機電項目文檔能夠提升項目管理人員的文化素養(yǎng)。項目文檔是基于書面語言形式對機電項目的運行進行指導(dǎo)，項目管理人員通過書面交流的形式對項目文檔進行系統(tǒng)的管理，可以在工作中改進自身的不足，從而不斷提升自身的文化素養(yǎng)。

2 機電項目文檔管理工作中的弊端

機電項目文檔管理工作中存在的弊端主要體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1 項目管理人員由于對規(guī)范化意識的疏忽，造成了項目文檔缺失的現(xiàn)象

現(xiàn)階段，大部分機電企業(yè)在展開項目管理工作時，經(jīng)常會造成這樣的錯誤，其根本原因就是對項目文檔管理工作的輕視，致使許多決策性意見都只停留在口頭，沒有切實的通過文檔的形式保存下來，這樣就會導(dǎo)致在項目出現(xiàn)狀況時沒有資料依據(jù)可以提供解決方案，嚴(yán)重影響了機電項目的工作效率。

2.2 欠缺健全的項目文檔管理體制，自動化管理工具和系統(tǒng)軟件的缺失

（1）項目文檔管理實際操作中的問題主要體現(xiàn)在：欠缺文檔管理標(biāo)準(zhǔn)；文檔在格式方面沒有標(biāo)準(zhǔn)的模板參考；文檔版本的界限也不清晰；文檔格式不嚴(yán)謹(jǐn)；文檔傳輸延誤；文檔整合工作的不達標(biāo)等。（2）現(xiàn)階段，管理人員仍作為項目文檔管理工作中的主體，所有工作環(huán)節(jié)幾乎都離不開人工操作，缺少適宜的自動化辦公設(shè)備和系統(tǒng)軟件，這些直接影響了項目文檔管理的工作效率。

3 機電項目文檔科學(xué)化管理的戰(zhàn)略對策

3.1 機電項目文檔管理規(guī)劃

在機電項目實施前，在科學(xué)規(guī)劃項目管理整體環(huán)節(jié)時，首要任務(wù)是對項目文檔管理實行妥善的規(guī)劃，主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）管理文化培育規(guī)劃。經(jīng)相關(guān)研究顯示，管理文化對組織績效有著重要影響，而管理文化培養(yǎng)的精髓之處就是價值觀。價值觀的含義主要是指集體或個人所持對行為和原則的觀點與認(rèn)同度。因此，針對項目管理者進行思想上的培育引導(dǎo)是非常必要的，讓管理者可以從根本上認(rèn)識到以項目為中心內(nèi)容和實施標(biāo)準(zhǔn)化管理的價值觀，這是保障機電項目文檔管理工作開展的前提所在。（2）機電項目文檔管理環(huán)節(jié)體制規(guī)劃。首先，相關(guān)部門應(yīng)強化項目組織建設(shè)，合理安排分工，落實項目文檔管理責(zé)任。其次，應(yīng)該以項目管理組為基準(zhǔn)，全面了解各項目組對不同文檔的需求，此外，還要提前規(guī)劃好項目文檔的名稱、數(shù)量、標(biāo)識、類型、格式、內(nèi)容等方面，制定出恰當(dāng)?shù)奈臋n標(biāo)準(zhǔn)。以目標(biāo)管理理論為依據(jù)，針對項目的各個重要階段和成果制定文檔質(zhì)量控制點，規(guī)范各類項目文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，主要體現(xiàn)在批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、標(biāo)識、密級、儲存、傳遞和查閱等環(huán)節(jié)。

3.2 健全電子文檔的信息化管理體制

在項目管理環(huán)節(jié)中，應(yīng)逐步完善多元化的綜合管理形式，以構(gòu)建信息交流系統(tǒng)為前提，通過電子文檔管理和會議管理形式，逐步構(gòu)建規(guī)范化的文件交換形式，在建立信息化的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)時，應(yīng)保證信息資源交流的時效性，以實現(xiàn)計算機技術(shù)的綜合價值。此外，管理人員還需要完善電子文檔的綜合處理，對項目管理環(huán)節(jié)運用設(shè)計圖紙、招投標(biāo)管理項目和文件資源等，實現(xiàn)針對性的分類和調(diào)整，構(gòu)建電子系統(tǒng)的管理系統(tǒng)，通過計算機技術(shù)的統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)合理的組織形式，將資源共享的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

3.3 改善觀念，完善管理手段

機電項目文檔管理應(yīng)通過創(chuàng)新觀念來實現(xiàn)管理手段的完善。有些工作人員一直對機電項目文檔管理工作有所誤解，認(rèn)為這個工作環(huán)節(jié)無足輕重，從而造成了對機電項目文檔管理工作的疏忽。針對這種情況，工作人員必須要樹立正確的思想觀念，加強對機電項目文檔管理工作的重視，通過完善專業(yè)技能、構(gòu)建適宜的管理體制等方面來提升機電項目文檔管理工作的工作質(zhì)量。此外，針對機電項目文檔管理的分類整合工作也要引起重視，加強對機電項目文檔管理的嚴(yán)格管控。因此，從現(xiàn)代化的管理手段出發(fā)，改善工作人員陳舊的錯誤觀念，可以有效的促進機電項目文檔管理的工作效率，對機電企業(yè)的整體發(fā)展有著重要意義。

4 結(jié)語

在機電項目文檔管理工作進行時，需要結(jié)合先進的科學(xué)化管理模式構(gòu)建完善的管理體制，針對文檔管理人員需不斷完善其專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，以此增加對項目文檔管理工作的重視，加強對項目文檔管理工作的質(zhì)量監(jiān)督，從而有效的提升機電項目文檔管理工作的整體效率。