如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理

林健

天津市津能工程管理有限公司 天津 300384

1 數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)和當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)重要體現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐漸被電子文件取代，文件信息變得更加豐富。文字、圖片、視頻和其他材料可以自動(dòng)收集，整理，制定，訪問(wèn)，檢索，也可以實(shí)現(xiàn)保存。數(shù)字化檔案更方便管理，也可顯著提高工作效率。信息技術(shù)的發(fā)展是數(shù)字檔案信息化管理的重點(diǎn)。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字信息更便于在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代迅速傳播。因此，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，深入完善數(shù)字檔案管理技術(shù)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，用先進(jìn)的手段提高檔案管理的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值仍然是重要任務(wù)。數(shù)字化檔案管理有很多優(yōu)點(diǎn)，它可以節(jié)省成本和存儲(chǔ)空間。提高訪問(wèn)效率，并收集和歸檔數(shù)據(jù)及時(shí)地提高了工作效率。數(shù)字化檔案管理可以提高資源共享率，推進(jìn)改革的檔案管理技術(shù)的更新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理方法，加強(qiáng)社會(huì)建設(shè)和發(fā)展檔案信息的有效性。此外，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在頻繁調(diào)用時(shí)，不僅會(huì)增加數(shù)據(jù)的損壞率，而且還容易導(dǎo)致文件信息的泄漏。而數(shù)字文件可以備份共享，有利于提高文件信息的完整性和保證資源的有效管理[1]。

2 戰(zhàn)略數(shù)字檔案的規(guī)范化管理

2.1 強(qiáng)化責(zé)任分配制度

為了充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的管理，必須明確責(zé)任制度，成立專門的工作小組，負(fù)責(zé)歸檔大量的數(shù)據(jù)和材料，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。因此，有必要明確規(guī)定數(shù)字文件管理工作規(guī)范，根據(jù)該工作任務(wù)的核心需要，設(shè)立明確的要求，并指明相關(guān)工作內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)的分類，整理和數(shù)字化處理。要建立科學(xué)合理的責(zé)任分配制度，首先要弄清楚數(shù)字檔案管理工作的內(nèi)容和鏈接，并根據(jù)實(shí)際情況制定多個(gè)程序的工作流程，以便根據(jù)需求來(lái)細(xì)化工作內(nèi)容管理。在分配職責(zé)的過(guò)程中，還必須明確工作的目標(biāo)。除了實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化管理，還必須保證數(shù)據(jù)的全面性和管理的規(guī)范化。例如，整理歸檔信息時(shí)，1-2人可以安排專門管理，有效整理出與數(shù)字技術(shù)，根據(jù)所述類型和不同材料的內(nèi)容分類，并且標(biāo)準(zhǔn)化的格式。

2.2 提高數(shù)字文件管理機(jī)制

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理同時(shí)，各單位必須制定符合國(guó)家文件管理的制度。檔案借閱，歸還、整理等內(nèi)部文件管理正規(guī)流程工作機(jī)制，完善內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備配置，為數(shù)字化管理創(chuàng)造優(yōu)越條件的同時(shí)，有必要建立一個(gè)完善的管理體系，規(guī)范的管理流程，規(guī)范操作從紙質(zhì)文件到數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，建立了雙重管理機(jī)制。只有通過(guò)評(píng)估管理人員的素質(zhì)和現(xiàn)代技術(shù)的掌握程度，定期評(píng)估的質(zhì)量管理，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的宣傳教育，提高員工的數(shù)字化整體水平，才能真正促進(jìn)檔案管理性過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，除了提高檔案管理機(jī)制，有必要建立人才培養(yǎng)機(jī)制，敦促檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，并強(qiáng)化對(duì)數(shù)字文件管理技術(shù)的深刻理解。當(dāng)然，有必要進(jìn)行有針對(duì)性的工作單位內(nèi)的自然體驗(yàn)。例如，人事檔案在高校管理應(yīng)制定符合發(fā)展和高校的教育需求的人才培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理也應(yīng)該注意機(jī)密性和完整性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該注意的人事檔案，不局限于教育的管理和高效的管理信息材料的使用，也有利于促進(jìn)大學(xué)教育質(zhì)量的提高[2]。

2.3 提高管理設(shè)備和管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案館的管理需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，以及需要安全可靠的信息系統(tǒng)。一方面，單位和相關(guān)部門需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理的重要性，并加大經(jīng)濟(jì)投入，建立完善的管理環(huán)境。引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件和技術(shù)裝備，配備專業(yè)的信息化人才，提供文件管理的進(jìn)步，以數(shù)字化更好的保證。在另一方面，有必要與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，以建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理制度，加強(qiáng)信息資料的管理，在綜合考慮數(shù)字檔案信息材料特性的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)信息管理的安全性。例如，一個(gè)特殊的文件管理網(wǎng)站上可以設(shè)置在單元內(nèi)部調(diào)用和查詢內(nèi)部文件，以免被外國(guó)病毒被入侵和威脅文件的安全性。此外，嚴(yán)格控制文件的數(shù)字化管理流程，確保每一項(xiàng)工作內(nèi)容是在體制機(jī)制內(nèi)執(zhí)行。

2.4 提高數(shù)字文件管理技能

一個(gè)是數(shù)字文件必須有一個(gè)固定的格式。建立統(tǒng)一的格式接收數(shù)字文件，并對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理，以建立一個(gè)由城建檔案館統(tǒng)一的數(shù)字文件模板，統(tǒng)一為同一文件類型的文件格式，以及數(shù)字文件模板分發(fā)到每個(gè)檔案形成單位。定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)課程，培訓(xùn)有關(guān)人員，使他們能夠熟練使用模板和描述軟件[3]。

第二是使用背景信息和原始數(shù)據(jù)。收集背景資料和原始數(shù)據(jù)。同時(shí)形成數(shù)字檔案，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)措施來(lái)收集原始數(shù)據(jù)，描述所述數(shù)字文件的背景，內(nèi)容，結(jié)構(gòu)和整個(gè)管理過(guò)程，作為用于驗(yàn)證數(shù)字歸檔的原創(chuàng)性，真實(shí)性，完整性和有效性的基礎(chǔ)。數(shù)字文件的用戶要特別注意所使用的信息是存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中“完整”，以及它是否已被篡改或由他人代替。塊密碼可用于消息認(rèn)證。

三是加強(qiáng)反寫技術(shù)措施。目前，數(shù)字化文件可以在許多軟件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能閱讀從數(shù)字計(jì)算機(jī)信息，并且不能作出任何修改。只讀光盤只能由用戶使用來(lái)讀取信息并且不能追加或刪除的信息；一次寫入光盤可以由用戶寫入一次，并且該信息可以被附加，但原始信息不能被擦除。這些存儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)商可以有效地防止用戶更改數(shù)字化文件。連接到網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)時(shí)要注意使用防火墻，以防止在線用戶非法訪問(wèn)企業(yè)的信息資源，防止來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的機(jī)密信息和其他重要信息的非法輸出，保護(hù)原創(chuàng)性、真實(shí)性。在互聯(lián)網(wǎng)上，確保被保護(hù)的信息和結(jié)構(gòu)不受侵害，進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理的安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前的數(shù)字檔案管理工作已成為許多單位的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。在信息時(shí)代，數(shù)字檔案材料已成為主要趨勢(shì)。各單位要重視數(shù)字檔案管理的發(fā)展，建立健全制度，規(guī)范管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)和信息的管理流程，提高資源的利用率，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。