檔案信息檢索及利用電子化探討

摘 要：在科學技術(shù)不斷發(fā)展更新的今天，越來越多的新技術(shù)被運用到企業(yè)工作中，由于技術(shù)的加持以往的工作效率由此得到了極大提升，在這樣的大趨勢下，檔案信息檢索與電子化的結(jié)合似乎不可避免。本文闡釋了檔案信息檢索利用電子化技術(shù)后所帶來的利好，并把電子化進程中存在的問題依次列出加以分析探討，而后針對這些問題提出了相應(yīng)的解決策略，以促進檔案信息檢索電子化進程的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息;檢索;電子化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.103

檔案信息檢索是檔案工作的重要組成部分之一，主要通過檢索對檔案信息進行快速搜尋并查看。檔案信息檢索利用電子技術(shù)主要是運用計算機的超強信息處理能力，來幫助對檔案信息的整理、收集、檢索等操作，計算機技術(shù)的出現(xiàn)打破了先前傳統(tǒng)的檔案信息檢索的二維空間限制，單一的人工篩選被摒棄，轉(zhuǎn)而變?yōu)殡娮蛹夹g(shù)的高效率篩選。電子化對檔案信息檢索的發(fā)展具有推進作用，極大地提高了工作時效性。

1 檔案信息檢索及利用電子化價值

隨著檔案文獻的數(shù)量增多，并且還在以逐年積累的方式不斷上升，傳統(tǒng)的檢索方式已經(jīng)落后，且耗時長、成本高、檢索效率慢，這極大阻礙了檔案信息檢索的發(fā)展。于是就有了電子化與檔案信息檢索技術(shù)的接軌，電子技術(shù)的賦能加持后帶來的利好主要有以下幾方面：

1）檢索效率提高。在以往還是人工檢索檔案信息的時候，需要人工在海量的檔案資料中找到其間的個別信息，這就要求了相關(guān)工作人員對檔案信息熟練掌握，并對檔案的分類、收集齊整、字跡清晰易辨等有一定要求，在實際操作中又費時又費力。在運用計算機軟件或是相關(guān)網(wǎng)站時，通過其強大的信息處理能力對檔案信息進行管理，將檔案內(nèi)容通過掃描輸入到計算機內(nèi)存儲，在需要檢索時通過計算機軟件或檔案網(wǎng)站內(nèi)的搜索功能，輸入關(guān)鍵字按下確認鍵即可快速地找尋到需檢索地內(nèi)容，大大地縮減了檢索的時間，檔案信息檢索變得高效。

2）便于檔案流通共享。在以往還沒運用上電子化技術(shù)時，往往因為時間和空間的限制，其它單位或企業(yè)要調(diào)用檔案對其信息進行檢索時，往往就要通過檔案存放地的工作人員檢索后才能知曉，這來回間的溝通大大損耗了時間，這也就導(dǎo)致了企事業(yè)單位之間不能做到檔案信息的實時共享。但檔案信息在運用電子技術(shù)后，這一煩惱或問題將不復(fù)存在，企事業(yè)單位之間可以通過使用磁盤、U盤、光碟等存儲設(shè)備對檔案信息進行拷貝，亦或是直接通過計算機軟件或檔案網(wǎng)站的云存儲功能對檔案信息進行儲存，在使用時只要登陸相應(yīng)的賬號密碼，即可對檔案信息進行調(diào)取并操作，大大的方便了企事業(yè)單位之間對檔案信息的交流與共享，隨時隨地只要身邊又計算機即可對檔案信息進行檢索等操作，突破時間與空間的限制。

3）檔案信息的安全保障提高。在以往還是使用紙張為載體承載檔案信息時，紙張的耐久度成為檔案信息存儲的長度，在存儲時也要特別注重存放的環(huán)境，不能干燥不能潮濕，因為不管是火還是水對紙張的損壞都是難以復(fù)原的。但隨著電子技術(shù)的加入，檔案的紙張載體早已變?yōu)殡娮游募鎯υ谟嬎銠C內(nèi)部或者外部電子存儲設(shè)備上，紙質(zhì)檔案造成的不安全因素從而消失，檔案信息的安全性得到提高。

2 檔案信息檢索電子化存在的問題

1）檢索關(guān)鍵詞范圍單一。在使用檔案信息檢索系統(tǒng)時，是根據(jù)給定的關(guān)鍵詞對檔案信息進行匹配，系統(tǒng)可以匹配出帶有該關(guān)鍵詞的檔案信息，但不能對該關(guān)鍵詞的近義或多義詞匯進行檢索覆蓋，對近似狀態(tài)的詞匯無法辨別，不具備語義關(guān)聯(lián)的功能，檢索關(guān)鍵詞范圍單一。如果用戶在使用時忽然忘記了相關(guān)精準關(guān)鍵詞，就無法識別想要尋找的檔案信息，這時候就需要人工篩選，造成的人工消耗就與傳統(tǒng)的檔案信息檢索無二差別。

2）檔案電子化工作欠缺規(guī)范。因檔案管理電子化發(fā)展進程較短，在制定檔案電子化工作時欠缺標準與規(guī)范，企事業(yè)單位之間使用于檔案電子化工作的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，在使用時可能因為計算機兼容性問題無法對檔案進行讀寫，各企業(yè)、單位之間的檔案信息電子化也不是按照統(tǒng)一標準同步實施的，著錄分類等工作存在差異，在對檔案信息檢索系統(tǒng)執(zhí)行操作不規(guī)范。這就導(dǎo)致了檔案電子化工作僅僅只能著眼于某個企業(yè)或單位，不能全面實施標準統(tǒng)一化的操作，在一定程度上限制了檔案信息工作電子化的發(fā)展。

3）檢索人員水平與電子化技術(shù)不同步。檔案信息檢索電子技術(shù)比傳統(tǒng)的檔案信息檢索對員工的整體要求更高，需要員工具備一定的計算機操作能力、對檔案信息檢索系統(tǒng)基礎(chǔ)操作熟識，且檔案信息檢索系統(tǒng)時不時會進行更新，員工還要有一定的學習能力，能隨時跟進系統(tǒng)更新功能的學習。在目前的檔案信息檢索人員行列來看，具備上述能力的檔案信息檢索人員少之又少，有的企業(yè)甚至都沒有專門的專業(yè)人才去擔任該工作，而是由其它工作相對閑適的人員兼顧一下，那又怎么去要求該員工具備上述能力。檔案信息檢索的效率也因其水平高低受到限制，不利于檔案信息檢索電子化工作健康發(fā)展。

3 檔案信息檢索電子化發(fā)展策略

1）提高系統(tǒng)檢索范圍建設(shè)。個別大企業(yè)有自主開發(fā)的檔案信息系統(tǒng)，即可對檢索關(guān)鍵詞范圍加以細化，增強系統(tǒng)對使用者檢索關(guān)鍵詞同義詞、多義詞的識別，以及語義之間的關(guān)聯(lián)，并根據(jù)系統(tǒng)人工智能自主學習的能力，通過多次的搜索結(jié)果分析對使用者檢索關(guān)鍵詞加以揣測，提供更便捷更精準的篩選后的檔案信息，縮減人工篩選的時間，并由此提高檢索效率。沒有相應(yīng)檔案信息系統(tǒng)的企事業(yè)單位，應(yīng)努力尋找可替換的檔案信息檢索軟件或網(wǎng)站，或是利用好現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的檢索功能，不局限于關(guān)鍵詞，可以通過分類或編號等檢索方式加大檢索范圍。

2）提高檔案電子工作規(guī)范化建設(shè)。規(guī)范檔案電子工作的標準制定，是檔案信息檢索電子化得以推進的前提條件。首先，提高檔案信息檢索系統(tǒng)軟硬件的建設(shè)，劃定軟硬件基本兼容互通標準，以保障企事業(yè)單位之間更好的進行交流共享。其次，規(guī)范檔案信息檢索的執(zhí)行操作，加強對電子文件的收集、整理、著錄、歸檔、分類等的管理標準，以確保檔案信息的管理流程規(guī)范化，保障信息安全性。

3）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。隨著相關(guān)電子技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員目前具備的知識需及時更新并完備，所以，加強檔案管理人員對相關(guān)技術(shù)的學習是必不可少的環(huán)節(jié)之一，以實現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案信息檢索向檔案信息檢索電子化進程發(fā)展。首先，加強相關(guān)專業(yè)人才的引進，并對現(xiàn)有的人員進行相關(guān)技能的培訓，以確保員工對該內(nèi)容操作熟悉并掌握，在實際操作過程加強指導(dǎo)。其次，組織培訓次數(shù)有限，關(guān)鍵還是相關(guān)人員在培訓后要對相關(guān)技能加以實踐并理解，在實際運用過程中要自主探索系統(tǒng)新功能，由此，就需要嚴格的管理制度，明確相關(guān)人員的職責與任務(wù)，防止對技能學習拖沓的現(xiàn)象發(fā)生，以此保障檔案管理人員的素質(zhì)水平得到提高，電子化進程得到發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息檢索通過利用電子化技術(shù)帶來了諸多利好，有效地提高了檢索效率，縮減了企事業(yè)單位的時間、人力、金錢成本。但與此同時，也帶來了發(fā)展歷程中暴露的問題，這對企事業(yè)單位的制度與人員提出了考驗，為改善該情況，企事業(yè)單位的制度與人員需不斷優(yōu)化完善，加強規(guī)范標準化建設(shè)，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力，以促進檔案信息檢索電子化朝健康有序的方向發(fā)展。

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作者簡介

楊文（1984-），女，漢族，山東淄博人，本科，助理政工師，淄博市淄川區(qū)煙草專賣局（分公司）。