基于全程管理模式下軍品檔案整理工作的新思考

摘 要：本文介紹了在文件的全程管理模式下，軍品檔案整理工作的新特點(diǎn)。結(jié)合新的特點(diǎn)，做好軍品檔案的整理工作，一方面要在檔案整理過(guò)程中進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集工作，另一方面在整理立卷過(guò)程中需要用系統(tǒng)性思維處理好局部與整體的關(guān)系，從不同角度對(duì)文件進(jìn)行定位。文章最后指出，基于軍品檔案整理工作的新特點(diǎn)，檔案整理工作需要有全局觀，從而確保成套軍品檔案的系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：全程管理模式;檔案整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.063

1 引言

由于軍品檔案的特殊性，我所質(zhì)量要求軍品文件形成之后檔案管理人員便介入管理。文件形成之后的所有活動(dòng)（包括流轉(zhuǎn)、使用及更改）都須在檔案人員的受控管理之下進(jìn)行。這種管理模式即是文件的全程管理模式。從科技文件的形成和運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程來(lái)說(shuō)，整理工作包括歸檔之前由技術(shù)人員完成的整理工作，及歸檔之后由檔案管理人員完成的整理工作。而在文件的全程管理模式下，這兩部分些工作全部由檔案管理人員完成。因此，在該模式下，軍品檔案的整理工作就是檔案管理人員按照一定的方法對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、立卷及編目等一系列工作。在這種文件管理模式下，軍品檔案整理工作有了自身的新特點(diǎn)。

1）軍品檔案整理工作是從收集開(kāi)始的一個(gè)系統(tǒng)性工程，包括收集、整理、立卷和編目等。整理工作提前到文件生成之后，在收集的同時(shí)即展開(kāi)整理工作。2）立卷這一環(huán)節(jié)的工作變得至關(guān)重要，檔案整理工作的目的是確保成套軍品檔案的系統(tǒng)性，能否達(dá)到這一目標(biāo)則取決于立卷這一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。因此要重視這一環(huán)節(jié)的工作。

本文基于軍品檔案整理工作的新特點(diǎn)，結(jié)合作者多年工作經(jīng)驗(yàn)，試論在文件的全程管理模式下，如何做好軍品檔案的整理工作，以確保成套軍品檔案的系統(tǒng)性。

2 在文件全程管理模式下整理過(guò)程也是收集過(guò)程

檔案的完整性是系統(tǒng)性的前提，在收集完整的基礎(chǔ)上才能保證整理的系統(tǒng)性。因此在整理的過(guò)程中應(yīng)該進(jìn)一步檢查文件的完整性，如有遺漏及時(shí)收集。如在某研制階段工作完成后，對(duì)該階段收集的檔案進(jìn)行整理時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)某一試驗(yàn)有試驗(yàn)大綱，但沒(méi)有試驗(yàn)總結(jié)，由此造成該試驗(yàn)相關(guān)文件不完整。經(jīng)過(guò)筆者的溝通和督促，技術(shù)人員完成試驗(yàn)總結(jié)的編寫(xiě)并歸檔。保證了該試驗(yàn)文件的完整性。又比如某型號(hào)驗(yàn)證試驗(yàn)結(jié)束后，在整理驗(yàn)證試驗(yàn)相關(guān)文件時(shí)，發(fā)現(xiàn)各條次的試驗(yàn)數(shù)據(jù)未歸檔。這種對(duì)整個(gè)產(chǎn)品的驗(yàn)證試驗(yàn)屬于重大試驗(yàn)，它的試驗(yàn)結(jié)果是驗(yàn)證產(chǎn)品性能是否滿足設(shè)計(jì)要求的重要指標(biāo)，也是下一階段工作進(jìn)行或改進(jìn)的重要依據(jù)。經(jīng)溝通得知，未歸檔的原因是任務(wù)下達(dá)時(shí)歸檔部門不明確，后經(jīng)科研管理部門協(xié)調(diào)，由總體技術(shù)人員完成試驗(yàn)數(shù)據(jù)的歸檔。

在工作中發(fā)現(xiàn)，盡管我所質(zhì)量管理對(duì)軍品文件的歸檔時(shí)間有明確要求，這一要求基本保證了軍品檔案的完整性，但也會(huì)因技術(shù)人員沒(méi)有按時(shí)編寫(xiě)而導(dǎo)致文件不能按時(shí)歸檔。此時(shí)，就需要檔案管理人員在整理過(guò)程中繼續(xù)加強(qiáng)收集工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通，以確保檔案的完整性。所以說(shuō)在文件全程管理模式下，整理過(guò)程也是收集過(guò)程。

3 在文件整理立卷過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

在文件整理立卷時(shí)，要根據(jù)文件的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系對(duì)文件進(jìn)行排序或定位，如何更科學(xué)地組織文件，就需要用系統(tǒng)性思維處理好局部與整體的關(guān)系，從不同角度對(duì)文件進(jìn)行定位。

3.1 文件整理過(guò)程中點(diǎn)和面的選擇

通過(guò)文件的排列，應(yīng)該展現(xiàn)某一研制活動(dòng)的歷史過(guò)程，這是文件整理的工作原則也是工作目標(biāo)。在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)時(shí)，在不同情況下需要我們從不同角度使用不同方法對(duì)文件進(jìn)行組織排列。

1）通過(guò)點(diǎn)來(lái)展示面。在軍品研制過(guò)程中，各研制階段的技術(shù)狀態(tài)是通過(guò)設(shè)計(jì)評(píng)審來(lái)確定的。設(shè)計(jì)評(píng)審?fù)瓿珊笤谡碓O(shè)計(jì)階段的文件時(shí)，設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的每一份文件都應(yīng)該交代清楚，要通過(guò)每一份文件及其排列順序來(lái)呈現(xiàn)出設(shè)計(jì)過(guò)程及設(shè)計(jì)評(píng)審這一事件。如在整理某階段設(shè)計(jì)評(píng)審文件時(shí)，筆者將該階段研制過(guò)程中產(chǎn)生的任務(wù)書(shū)、工作總結(jié)、圖樣、技術(shù)條件、質(zhì)量特性分析報(bào)告、關(guān)重件特性分析報(bào)告、文件完整性報(bào)告、評(píng)審申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審報(bào)告及評(píng)審后產(chǎn)生的修改登記表等，收集完整并按要求分別依次排列，以件為單位整理編目。這種做法的目的是盡可能詳細(xì)地呈現(xiàn)出設(shè)計(jì)過(guò)程中的每一個(gè)點(diǎn)（即每個(gè)細(xì)節(jié)），通過(guò)點(diǎn)的組合排列來(lái)展示面（即設(shè)計(jì)過(guò)程及評(píng)審這一事件）。2）忽視點(diǎn)而直接呈現(xiàn)面。在產(chǎn)品驗(yàn)證試驗(yàn)過(guò)程中，每條次試驗(yàn)都會(huì)產(chǎn)生產(chǎn)品調(diào)試記錄，所有組件的調(diào)試記錄通常會(huì)有幾十份文件。整理每條次的調(diào)試記錄時(shí)，筆者會(huì)從試驗(yàn)這一事件的角度來(lái)組織文件，以事件為單位將一條次試驗(yàn)的調(diào)試記錄整理合訂在一起，并給出名稱，如“某條次試驗(yàn)調(diào)試記錄”。有多少次試驗(yàn)，就有多少本試驗(yàn)調(diào)試記錄，不再進(jìn)一步交待每個(gè)條次所包含組件的調(diào)試記錄。因?yàn)?，如果每次試?yàn)都詳細(xì)羅列每個(gè)組件的調(diào)試記錄，結(jié)果就是注重了細(xì)節(jié)的交待，但對(duì)整體事件的交待模糊不清。筆者先后跟蹤管理過(guò)兩個(gè)軍品型號(hào)的檔案，對(duì)試驗(yàn)記錄分別用兩種方法進(jìn)行整理，比較下來(lái)，通過(guò)忽視細(xì)節(jié)而直接呈現(xiàn)事件的方法對(duì)試驗(yàn)過(guò)程體現(xiàn)的更直觀。此外，從提供利用的角度看也更方便、快捷。

3.2 文件排列過(guò)程中視角的選擇

在文件整理排列過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件放在哪里都不合適的情況。如在軍品研制過(guò)程中，為確定某一研制階段的技術(shù)狀態(tài)會(huì)召開(kāi)設(shè)計(jì)評(píng)審會(huì)，評(píng)審過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多專家意見(jiàn)，在落實(shí)專家意見(jiàn)的過(guò)程中就會(huì)產(chǎn)生圖樣及文件的修改。對(duì)這種技術(shù)狀態(tài)確定前的修改我所質(zhì)量要求用修改登記表記錄。該表以組件為單位記錄了該組件相關(guān)的所有文件及圖樣的修改。而修改登記表如何整理保存，以前的做法是附在被修改文件之后。但隨之會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題。

1）往往一張表記錄的不只是一份文件或圖樣的修改，而可能涉及與該組件有關(guān)的多份文件，在其它被修改文件的技術(shù)狀態(tài)追溯時(shí)，會(huì)出現(xiàn)技術(shù)狀態(tài)不容易追溯，這有悖于質(zhì)量控制要求。2）將該表作為某份文件的附件處理，對(duì)因評(píng)審活動(dòng)所產(chǎn)生修改這一事件交待不清，看不出專家意見(jiàn)是否得到落實(shí)，或落實(shí)過(guò)程中修改了哪些文件。3）技術(shù)狀態(tài)確定后通常也會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)修改從而產(chǎn)生修改通知單。作為對(duì)設(shè)計(jì)工作的完善和補(bǔ)充，按照插卷原則，應(yīng)將這部分修改補(bǔ)充到被改文件之后。如果將技術(shù)狀態(tài)確定之前的修改登記表和技術(shù)狀態(tài)確定之后的修改通知單同時(shí)附在被改文件的后面，勢(shì)必造成文件技術(shù)狀態(tài)混亂。

針對(duì)以上問(wèn)題，筆者的作法是將修改登記表作為一份技術(shù)文件對(duì)待，讓其單獨(dú)存在。該表作為評(píng)審活動(dòng)后續(xù)工作的記錄，物理位置排在評(píng)審報(bào)告之后。這樣對(duì)評(píng)審所引起的修改這一事件就記錄得非常清楚。對(duì)評(píng)審這一活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程也記錄得非常清晰。從這個(gè)整理過(guò)程中可以看出，如果將視角局限于修改登記表及被改文件上，很難取得滿意的整理效果。如果跳出文件本身，而從科研活動(dòng)的角度去考量，再對(duì)文件進(jìn)行整理和定位，問(wèn)題自然得到解決。反觀筆者管理的首個(gè)型號(hào)檔案的立卷過(guò)程及整理效果，有些文件組織安排的不盡合理，究其原因就是在一個(gè)局部的視角內(nèi)考量文件的定位，而未能從全局的角度去分析考量。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案整理工作是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，它是檔案后續(xù)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)?；谲娖窓n案整理工作的新特點(diǎn)，在文件的全程管理模式下，檔案整理工作需要有全局觀，從而確保成套軍品檔案的系統(tǒng)性，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

王青，女，副研究館員，研究方向：1.科研院所檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè);2.軍品檔案管理。